Se você pretende crescer dentro de uma empresa e desenvolver uma carreira, eventualmente vai precisar apresentar suas propostas para a gestão da empresa. Porém, talvez você não saiba exatamente como montar uma apresentação para diretoria.
Essa é uma dúvida comum entre muitos profissionais: fazer com que suas apresentações transmitam credibilidade requer algum nível de prática. Mas existem algumas lições para aprender antes de começar que vão guiar suas apresentações e melhorar suas chances de causar uma boa impressão.
Veja aqui 4 passos básicos sobre como montar uma apresentação para diretoria com qualidade:
1. Estabeleça seu objetivo desde o começo
Antes de começar a planejar sua apresentação, você deve estabelecer o propósito da sua reunião. Sem isso, será muito difícil manter o foco de todos, incluindo o seu próprio. Você pretende conseguir orçamento para um novo projeto? Apresentar as consequências positivas e negativas de uma determinada metodologia ou modelos de gestão? Destacar uma nova oportunidade para a empresa? Sem um objetivo, talvez não haja motivo para uma apresentação.
Com o seu objetivo estabelecido, você poderá desenvolver os tópicos que deseja abordar com mais facilidade. Se você pretende iniciar um novo projeto, deve apresentar os resultados positivos que ele pode trazer, de preferência com dados e exemplos. Pesquise seu tema e destaque os pontos principais.
2. Adicione recursos gráficos simples
Quem não sabe como montar uma apresentação para diretoria costuma recorrer muito a textos ou apenas à fala. Esses são recursos indispensáveis, mas podem ser potencializados com outras ferramentas. Principalmente imagens, gráficos e vídeos. Mas não se prenda demais a esses recursos, eles devem apenas complementar seus pontos.
Utilizar slides com tópicos anotados e algumas imagens de reforço é uma técnica bem comum em apresentações. Isso poderá te ajudar de várias formas: auxiliando na memorização; facilitando o entendimento da diretoria; criando um material já compartilhável e muito mais.
3. Apresente problemas e soluções
Ao desenvolver suas apresentações para reuniões de rotina, você inevitavelmente terá que reportar algumas falhas e problemas dentro do seu setor. É uma tarefa importante, mas que, por si só, não proporciona nenhuma melhoria.
Como você está mais próximo da situação e tem mais conhecimento a respeito, também é o mais indicado para criar uma solução.
Uma vez destacado o problema e suas possíveis causas, você pode começar a sugerir soluções, cursos de ação que a empresa e sua equipe podem tomar. O feedback da diretoria será crucial nesse momento, já que eles também têm o trabalho de ouvir os demais setores e buscar atitudes que beneficiem a maioria.
4. Revise seus tópicos e exercite antes de apresentar
Depois de desenvolver uma meta, texto e slides, pare e reflita sobre o que anotou. Você tem todos os dados que desejava apresentar? Seus argumentos estão bem esclarecidos? Algo importante ficou de fora? Se faça essas perguntas em voz alta e veja se consegue respondê-las.
Por fim, lembre-se de ensaiar um pouco. Repita alguns de seus argumentos para si mesmo e veja se estão convincentes. Tente prever dúvidas, críticas e objeções. Esse pequeno exercício pode te dar ainda mais material para trabalhar.
Agora você já sabe como montar uma apresentação para diretoria. Quer continuar recebendo nossas dicas? Então siga-nos no Facebook, Twitter e no LinkedIn para ficar sempre por dentro de nossas novidades!
E aproveite para baixar nosso ebook e entenda tudo sobre BI!
Você pode se interessar também em saber o que é PMO! Confira tudo sobre esse assunto para facilitar os processos de gestão de projetos e governança.