Case: Como o Laboratório LAFE alcançou excelência em processos administrativos.

Lafe
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Se você deseja conhecer empresas que conquistaram mais maturidade, visão e processos mais otimizados através de um software de gestão ERP, recomendamos que você leia este case.

Hoje apresentamos como o Laboratório LAFE, um dos nossos clientes e parceiros, trabalhou com a MXM Sistemas para potencializar suas atividades. 

Além disso, você descobrirá:

  • Como a LAFE comprovou a qualidade e comprometimento da equipe da MXM na resolução de erros internos.
  • Como o laboratório digitalizou diversos arquivos e armazenou-os de forma segura no sistema de backoffice da MXM.
  • Como o acesso de dados foi facilitado, simplificando a emissão de arquivos para a declaração de Imposto de Renda.
  • Como a LAFE aprimorou os processos de novos registros diante da grande volumetria de atendimentos em diferentes unidades, exames e clientes.

Sobre a LAFE

O Laboratório LAFE pertence ao Grupo Fleury e preza pela saúde e bem-estar de todos os seus pacientes, garantindo a confiança no melhor resultado em medicina diagnóstica com um padrão de excelência em serviços e atendimento.

A empresa possui mais de 3 mil tipos exames de diversas complexidades e está presente em mais de 20 unidades localizadas nos principais bairros do Rio de Janeiro, Niterói, São Gonçalo, Duque de Caxias, Nilópolis, Belford Roxo e Nova Iguaçu.

Do Desafio

Antes de adquirir o MXM-WebManager o Laboratório LAFE enfrentava uma série de contratempos por utilizar um sistema incompleto, limitado e sem integrações. Com isso, a organização administrativa da empresa era mantida através de registros manuais, onde o uso de planilhas e o armazenamento de informações em papeis e caixas plásticas era recorrente. De acordo com Edinéia Nascimento, Gerente de Projetos do Grupo Fleury, “o sistema utilizado anteriormente era arcaico e não fazia a gestão completa das atividades de faturamento, contábil, contas a pagar e contas a receber. Por conta disso, muitos processos, notas e registros de entrada e saída eram manuais, com grande perigo de se perderem”.

O laboratório se deparava com uma grande inconsistência de dados, que eram ameaçados por pragas, incêndios ou outros desastres naturais. Diante deste cenário, a LAFE foi buscar no mercado uma solução de gestão ERP completa para automatizar seus processos administrativos.

“Como grande parte do histórico de arquivos sobre faturamento e cobranças eram registrados à mão e o controle era feito por planilhas do Excel, acabamos perdendo algumas informações. Portanto, começamos a pesquisar softwares mais completos e com diversas funcionalidades, para que esta situação não acontecesse novamente. A partir daí, implantamos esse pacote de possibilidades que o MXM- WebManager possui e é lá que gerenciamos nossos arquivos”. Edinéia Nascimento (Gerente de Projetos no Grupo Fleury)

Além disso:

Durante o processo de aquisição do Laboratório LAFE pelo Grupo Fleury, em 2018, mais um obstáculo emergia: a equipe de projetos foi alertada que o servidor de banco de dados terceirizado da LAFE seria desligado em apenas um mês. Com este desafio em mãos, a empresa corria o risco de perder informações importantes e recorreu à MXM Sistemas para migrar seu banco de dados para a nuvem, sem impactar na rotina dos colaboradores.

Segundo a Gerente de Projetos, “na época, os profissionais da Fleury não tinham o Know-How necessário para auxiliar na transição dos arquivos do banco de dados do servidor. Dessa forma, contratamos um profissional para ajudar nossa equipe e contamos com o apoio da MXM para formar uma verdadeira força tarefa.”

O processo de migração de dados da LAFE foi bem trabalhoso […], mas a MXM se integrou muito bem com o nosso time e encontrou diversas soluções para enviar as informações para a nuvem e sanar este erro interno. Por fim, todo o projeto foi entregue em três semanas e felizmente não perdemos nenhum dado”. Edinéia Nascimento (Gerente de Projetos no Grupo Fleury)

Da Solução

plataforma de gestão empresarial da MXM Sistemas proporcionou mais dinamismo ao setor administrativo do Laboratório LAFE. Confira a seguir o depoimento da Gerente de Projetos Edinéia Nascimento sobre os benefícios e diferenciais alcançados com o apoio da MXM:

Quando fizemos um estudo acerca das funcionalidades do MXM-WebManager, identificamos que ele é um sistema bem completo, intuitivo e fácil de realizar processos operacionais, localizar e baixar arquivos. Após o processo de digitalização das informações dos documentos em papéis, subimos os arquivos para o sistema e isso facilitou o acesso ao histórico de todas as informações para a declaração do imposto de renda, por exemplo.

Após esta análise, identificamos também que muitos departamentos da LAFE utilizam o MXM-WebManager, e todos os usuários dessa plataforma elogiaram-na bastante e insistiram para não descontinuarmos esse serviço, que é muito bem-feito. Basicamente, abro meu celular e está tudo ali, não preciso acessar nenhuma outra ferramenta para resolver o que eu preciso.Portanto, acatamos aos pedidos dos funcionários e estamos mantendo o produto da MXM. Afinal, não se mexe em time que está ganhando” – Afirma Nascimento.

A Gerente de Projetos também salientou que as equipes de Consultoria e de Serviço de Atendimento ao Usuário (SAU) apoiaram imensamente em todo o processo de integração entre a LAFE e o Grupo Fleury, auxiliando também na migração do sistema ERP para a versão web.  

O atendimento e suporte da MXM são maravilhosos, nunca tive problemas. Ligo e me atendem, mando e-mail e me respondem. São muito rápidos e tranquilos, se importam e são bastante solícitos. Sempre solucionam nossos problemas. Este cenário de atendimento é completamente diferente de outras empresas e aplicações que ainda possuímos contrato, onde o retorno é lento e nos gera muitas dificuldades. Porém, com a MXM não temos do que reclamar em relação a isso. Tudo é resolvido na hora, e isso é muito importante”. Edinéia Nascimento (Gerente de Projetos no Grupo Fleury)

“O MXM-WebManager nos atende perfeitamente:

  • Possui fácil usabilidade nas operações e o funcionamento do sistema é ininterrupto. As equipes da LAFE elogiam, pois o sistema funciona normalmente. Não trava, não para e não dá problemas.
  • Nosso processo de backoffice está unificado. Antigamente utilizávamos vários sistemas menores, mas a gente entendeu que o MXM-WebManager era completo e passamos a fazer todas as atividades dentro de uma única solução.
  • Conquistamos rapidez na extração de relatórios, o que facilitou bastante as atividades dos usuários. No contas a pagar, por exemplo, utilizávamos uma outra solução com operações complexas, que confundia os usuários.
  • A plataforma se destaca pelo pacote de soluções que oferece. Possuímos outros sistemas que até são completos, mas são pesados, gerando muita reclamação interna. Então, optamos por retirar sistemas assim do Grupo Fleury.
  • Tudo está na nuvem, assim os usuários conseguem acessar informações de qualquer lugar. Desde que migramos para a nuvem, nenhuma unidade da LAFE foi afetada em suas rotinas. A migração nem foi notada, deu tudo certo e nada parou.
  • Acredito que evoluímos bastante com relação a receita e retorno. Superamos um grande problema da LAFE que eram os atrasos de notas ficais, além da dificuldade de acesso ao histórico de um paciente em relação à pagamentos anteriores.”
Eu me sinto muito tranquila em relação à MXM. Por isso, parabenizo vocês pelo ótimo trabalho que estão fazendo e espero que continuem assim. A Eliane Oliveira, Executiva de Contas da MXM, me atendeu super bem e foi prestativa do começo ao fim, mesmo em face aos imprevistos que aconteceram no meio do caminho. Agradeço também à toda equipe da parte técnica que fez todos os acessos remotos, mesmo de madrugada. Obrigada por tudo o que vocês fizeram num tempo tão curto, foi incrível! Edinéia Nascimento (Gerente de Projetos no Grupo Fleury)

Após os resultados positivos colhidos com a parceria com a MXM Sistemas, Edinéia declara que a holding está promovendo novos testes de utilização do MXM-WebManager, para verificar como o software se comportaria com outras empresas do Grupo Fleury.  “Para o futuro, queremos que o MXM-WebManager se mantenha na LAFE e, posteriormente, desejamos aplicá-lo em outras marcas dentro do Grupo Fleury. Provavelmente a gente vai se falar mais vezes para realizar novos cases de sucesso” – Conclui Edinéia.

Confira na íntegra o depoimento prestado por Edinéia Nascimento para o Departamento de Comunicação e Marketing da MXM Sistemas S/A:

Dos Resultados

A relação entre a MXM Sistemas e a LAFE vem se estruturando cada vez mais com as constantes melhorias no Sistema de Gestão Empresarial, e foi através destas evoluções que conseguimos:

  • Construir um relacionamento de excelência antes, durante e após a implementação do MXM-WebManager, proporcionando uma variedade de recursos à empresa.
  • Obter elogios no atendimento prestado pela consultoria e equipe técnica da MXM no tratamento e resolução de imprevistos.
  • Otimizar a reputação dos serviços prestados pelo laboratório, inclusive estudando a solução para implementá-la em outras marcas do Grupo Fleury.

E foi assim que a LAFE:

  • Garantiu que seus dados fossem migrados para a nuvem, democratizando o acesso das informações a qualquer hora e local, evitando a perda de dados.
  • Facilitou o armazenamento de documentos digitalizados e conseguiu implementar, de forma virtual e móvel, o lançamento de novos registros.
  • Agilizou o processo de pesquisa de informações, simplificando a declaração do Imposto de Renda.
  • Conseguiu aumentar sua receita ao superar atrasos e retornos de notas ficais em relação aos pagamentos anteriores.
  • Eliminou a insatisfação dos colaboradores através da utilização de um sistema que não paralisa as operações.
  • Centralizou todas as atividades de backoffice das filiais dentro de uma única solução, descontinuando sistemas com processos fragmentados e complexos.
  • Solucionou erros e riscos internos com o apoio e comprometimento da equipe da MXM.
  • Conquistou rapidez na extração de relatórios, facilitando as atividades de rotina dos usuários do sistema.

Quer resultados como os da LAFE para a sua empresa? Converse agora mesmo com um dos especialistas da MXM Sistemas pelo WhatsApp: (21) 97632-7230

casos de sucesso

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