Há quem acredite que a gestão de documentos diz respeito apenas à organização. Mas esse tipo de atividade vai muito além do caráter essencialmente documental, extrapolando o seu alcance para o nível gerencial. Uma gestão de documentos eficiente é capaz de afetar os mais diversos níveis de uma instituição, com ganhos que vão desde o aumento da produtividade até melhorias nas tomadas de decisão por parte dos gerentes.
Quer saber como isso é possível? Então, confira o nosso artigo de hoje.
Nele, vamos falar um pouco sobre a importância da gestão de documentos no universo empresarial e citar como ela pode ser o diferencial para a empresa chegar ao topo do sucesso mais rapidamente. Confira!
Eficiência na gestão de dados e informações
Quem gerencia ou administra um negócio já está acostumado com o grande número de dados e informações a controlar: nível do estoque, dados sobre receitas, informações sobre investimentos, guias fiscais, etc. Enfim, o número é mesmo muito elevado.
Esses dados, quando compilados, consolidam importantes informações sobre o empreendimento, informações estas fundamentais na hora de tomar uma decisão impactante para o negócio.
A contratação de novos funcionários ou aquisição de um maquinário mais moderno, são exemplos de ações que não podem ser tomadas ao acaso: é preciso garantir que elas são mesmo necessárias e qual será o impacto para o empreendimento.
E é aí que reside a importância de uma boa gestão de documentos: a eficiência na gestão das informações. Uma gestão de documentos efetiva possibilita ao gestor o acesso rápido a informações estratégicas, permitindo que as decisões sejam mais assertivas.
Segurança da informação
No ambiente corporativo todas as relações e negócios são formalizados: nada acontece verbalmente. Ou seja, cada contratação, aquisição, pagamento de tributo é registrada através de um procedimento específico. Esses documentos constituem a verdadeira vida formal da empresa, por isso devem ser gerenciados de maneira cautelosa.
Mais um ponto positivo da gestão de documentos: salvaguardar informações do empreendimento, de modo que dados importantes sejam devidamente arquivados, tenham seus prazos e vencimentos controlados e sejam facilmente acessados.
Melhoria no alcance de metas
Já sabemos que um empreendimento costuma movimentar um grande número de documentos, que guardam em si importantes informações para a tomada de decisão e que, por isso mesmo, precisam estar seguros e protegidos. isto significa que: alguém vai ter que perder um bom tempo organizando esses documentos, arquivando e controlando prazos.
A gestão de documentos permite que o trabalho para controlar essa verdadeira montanha de documentos seja simplificado, reduzindo custos, economizando espaço físico e tempo, agilizando o acesso e controle. E com isso a equipe poderá focar em outras atividades do negócio, aumentando a produtividade e alavancando as metas.
Como você pode concluir, a gestão de documentos não se refere ao simples arquivamento de documentos da empresa. Trata-se, na verdade, de uma ferramenta que potencializa gestão de dados, permitindo acesso rápido e seguro às informações da empresa. E isso tudo resulta, é claro, num gerenciamento mais eficiente do negócio, com ganhos significativos de produtividade, redução de custos e, o melhor, crescimento.
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