Entender como os processos funcionam na gestão de recursos públicos é fundamental para melhorar a eficiência deles. É reconhecida a necessidade de redução de custos, o aproveitamento adequado dos talentos dos colaboradores e, ainda, a otimização do tempo de cada um deles.
Apesar disso, diversas empresas não costumam realizar um diagnóstico do funcionamento da própria estrutura, nem buscam implementar tecnologias que possibilitem alcançar melhores resultados. Esse é um ponto digno de atenção na gestão pública, especialmente pela necessidade de redução de custos nessa área.
Explicamos, a seguir, o que é uma gestão de recursos públicos e como ela funciona. Além disso, selecionamos dicas de como fazer uma gestão mais eficiente. Continue a leitura do post para ficar por dentro do assunto!
O que é gestão de recursos públicos?
A gestão de recursos públicos é a atividade que trata da administração de empresas, serviços e patrimônio da esfera pública. Faz parte dos objetivos dessa gestão a garantia de que o atendimento ao público seja feito de forma eficaz, considerando a otimização das finanças das instituições responsáveis.
Para os profissionais que se formam em Gestão Pública, a atuação abrange conhecimentos de diversas áreas, incluindo Administração de Empresas, Direito, Economia e Recursos Humanos.
Para que serve essa gestão?
Quando o assunto é a gestão do setor público, é fundamental lembrar que o foco das atividades é voltado para o desenvolvimento social e econômico da sociedade. Essa característica difere da esfera privada, que tem a obtenção de lucro como objetivo.
Por conta do foco do setor público, é importante que a gestão das instituições seja eficiente e conte com profissionais qualificados. Dessa forma, os recursos recolhidos pela União poderão ser mais bem aproveitados. Nesse cenário, é responsabilidade do gestor fazer com que essas atividades sejam cumpridas e que os recursos auxiliem a causa para a qual foram destinados.
Como a gestão de recursos públicos funciona?
A gestão de recursos públicos funciona por meio de diversas atividades exercidas pelos profissionais. Nesse contexto, entre as atribuições de um gestor, pode-se destacar a coordenação de equipes envolvidas — de forma direta ou indireta — com organizações e serviços públicos, fornecendo condições para o alcance dos resultados.
Também é parte dessa gestão de recursos a elaboração de políticas públicas, o controle de orçamento, a definição de áreas prioritárias e de estratégias que objetivem otimizar o aproveitamento de bens, além do planejamento e da administração de projetos voltados para o atendimento das necessidades da população — tudo isso com a devida transparência.
Finalmente, ao colocar isso em prática, é de grande importância acompanhar o desempenho das tecnologias e dos processos implementados, buscando pontos de melhoria.
Como fazer uma gestão eficiente?
Além de ser amparada pelas leis vigentes, uma gestão de recursos públicos eficaz deve dar atenção a algumas ações importantes. A seguir, falaremos sobre elas.
Defina metas
Para garantir uma gestão eficiente, é importante definir as metas a serem alcançadas pela equipe e descobrir as melhores formas de administrar os principais recursos em cada etapa do projeto.
Vale lembrar que o objetivo dos órgãos públicos é a prestação de serviços que visem ao bem da população. É essencial, portanto, manter essa ideia em mente e garantir que todas as decisões tomadas considerem esse aspecto.
Realize um planejamento
Administrar recursos de forma eficiente requer planejamento, e na esfera pública isso não é diferente. É por meio dessa tarefa que o gestor pode ter o controle de todas as etapas do projeto, especialmente em relação aos custos.
Outro ponto relevante é que um planejamento escrito ajuda a especificar quais servidores serão responsáveis por quais etapas — além da lista de ferramentas, serviços ou recursos necessários.
Essa documentação permite que tudo seja dimensionado de forma não apenas quantitativa, mas qualitativa. Consequentemente, fica mais fácil economizar recursos e alcançar resultados superiores.
Utilize tecnologia
Com o planejamento feito, é preciso reunir os dados — idealmente, em um software de gestão empresarial. Essa etapa trata da organização das informações necessárias para tornar os processos mais claros e ajudar os colaboradores a se integrarem ao projeto.
Um ERP permite que essa troca ocorra de modo muito mais simples — algo fundamental para que todos contem com informações corretas, completas e em tempo hábil. Além de facilitar consultas posteriores, um sistema desse tipo simplifica o compartilhamento de dados com outras equipes.
Por que otimizar os recursos públicos com a tecnologia?
O uso da tecnologia facilita o desenvolvimento das atividades em qualquer área, e na gestão de recursos públicos essa realidade não é diferente. Nesse cenário, um sistema ERP ajuda a criar rotinas mais práticas, seguras e transparentes, beneficiando tanto a instituição quanto a população por ela atendida.
Falaremos abaixo sobre três aspectos principais, mas é importante destacar que as vantagens podem ir muito além.
Qualidade
A primeira vantagem do uso de um ERP está na melhoria da qualidade na gestão. Sistemas como esse permitem administrar recursos com mais facilidade, centralizando informações importantes para a instituição.
Além disso, um ERP auxilia na gestão financeira da empresa ao disponibilizar ferramentas úteis para a discriminação de gastos e a reunião de dados sobre fornecedores e seus produtos. Isso ajuda a reduzir o custo nas aquisições e, consequentemente, colabora com os números da empresa.
Eficiência
Eficiência nos processos é outro aspecto de grande importância para a administração de uma empresa. Nesse sentido, contar com a tecnologia de um sistema de gestão empresarial ajuda a acessar documentos com mais facilidade, evitando o excesso de papéis e realizando tarefas mais rapidamente.
Redução da burocracia
Como mencionado anteriormente, o objetivo de uma instituição pública deve ser o atendimento das necessidades da população. Para que isso aconteça, é importante utilizar meios que facilitem a rotina, permitindo que os servidores estejam mais atentos ao cumprimento desse objetivo.
Um sistema ERP entra nesse cenário como um facilitador de processos, de forma que os colaboradores possam trabalhar com menos necessidade de foco em processos meramente operacionais e passem a trabalhar de forma mais próxima ao público.
Além disso, esses sistemas ajudam a integrar profissionais — de um setor ou da instituição inteira. Isso acontece porque a troca de informações ocorre de forma muito mais prática, visto que tudo estará em um ambiente digital e sempre acessível por aqueles que precisam.
Utilizar a tecnologia na gestão de recursos públicos é o melhor caminho para a superação dos desafios relacionados à agilidade de processos, redução de burocracia e disponibilidade de informações. Por meio de sistemas desse tipo, é possível não apenas melhorar a agilidade dos processos internos, mas também o atendimento ao público — que deve ser o foco de toda instituição desse tipo.
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