Como duas empresas com operações distintas migraram simultaneamente para o MXM-WebManager, sem interromper nem um dia de trabalho, e ganharam compliance, produtividade e escala para o longo prazo.
As empresas
A Escriba é referência nacional atuando no desenvolvimento de softwares e soluções para cartórios, atendendo aproximadamente 400 clientes em todo o Brasil.
A AnSata é uma empresa que oferece soluções inovadoras aplicadas às novas tecnologias para as Serventias Extrajudiciais, atendendo aproximadamente 750 clientes.
As duas empresas fazem parte do grupo Vela LatAm, e possuem um mesmo objetivo: operar com eficiência, compliance rigoroso e estrutura que acompanhe o crescimento. Foi justamente esse objetivo que levou à decisão de migrar simultaneamente para um ERP robusto e moderno.
O Desafio: trocar o pneu com o carro andando
Quando Thais Malcarne assumiu a Gerência de Controladoria das duas empresas, o diagnóstico foi rápido: os sistemas em uso tinham limitações operacionais significativas, eram on premise, pouco ágeis e criavam rotinas paralelas apenas para alimentar o próprio sistema. Não havia integração real entre as áreas fiscal, contábil e financeira.
A missão era clara: modernizar, unificar e escalar. Mas havia uma restrição inegociável.
“O maior desafio foi trocar o pneu com o carro andando. Não poderíamos simplesmente parar a operação e virar uma chave. Fomos fazendo isso de forma paulatina: mapa estratégico, treinamentos, migração de dados, tudo em simultâneo nas duas empresas.”
Thais Malcarne, Gerente de Controladoria, Escriba e AnSata
A Solução: migração simultânea, zero paralisação
Com apoio da Vela LatAm, as duas empresas decidiram realizar a migração simultânea para o MXM-WebManager. O projeto foi estruturado em fases: mapeamento de processos (mapa estratégico), treinamentos, migração de dados e uso progressivo, garantindo que a operação continuasse sem interrupções em nenhum momento.
O contrato foi fechado em dezembro de 2024 e, já em fevereiro de 2025, o time estava colocando a mão na massa dentro do sistema. A velocidade de adaptação surpreendeu até os analistas mais experientes.
“Este é o primeiro sistema que vejo com um processo de implantação tão fluído e, ao mesmo tempo, tão amigável. Mesmo um usuário com pouco contato com o sistema consegue se localizar e fluir ali.” – Anderson Cotovisch, Analista Contábil e Financeiro Sênior, Escriba
Os resultados
No setor de petróleo e gás, auditorias externas e revisões por parceiros em operações de joint venture fazem parte da rotina.
1. Eficiência Operacional: Fim do Retrabalho
- Eliminação de rotinas paralelas criadas apenas para alimentar o sistema anterior.
- Um único lançamento alimenta simultaneamente o contábil e o fiscal.
- Equipe liberada do retrabalho para atividades mais analíticas e estratégicas.
“Eliminamos rotinas que existiam apenas para alimentar o sistema antigo. Hoje, fazemos um único lançamento e o dado já está no contábil e no fiscal.”
Bruna Ramos, Analista Administrativa, Escriba
2. Compliance e Controle Fiscal de ponta a ponta
- Do input dos dados até a entrega das obrigações fiscais, tudo dentro do mesmo sistema.
- Rastreabilidade completa para auditorias internas e externas.
- Aumento do nível de compliance e controle operacional.
“O ERP da MXM é muito clean e tem aumentado muito o nosso nível de compliance e controle, otimizando nossa operação. Temos conseguido corrigir todas as limitações que os sistemas anteriores impunham.”
Thais Malcarne, Gerente de Controladoria, Escriba e AnSata
3. Inteligência e Relatórios em tempo real
- Acesso em tempo real a balancetes, DRE, razão e fluxo de caixa.
- Relatórios dinâmicos e personalizáveis conforme a demanda de cada área.
- Tomada de decisão mais ágil para gestores e diretoria.
“No Contábil, consigo criar um relatório que me atende e traz o que preciso no momento em que preciso. Consigo visualizar, montar e formatar de um jeito prático. A tomada de decisão ficou bem mais fácil.”
Anderson Cotovisch, Analista Contábil e Financeiro Sênior, Escriba
4. Adoção rápida: curva de aprendizado quase zero
- Interface intuitiva: o time se localizou no sistema desde os primeiros dias.
- Sem resistência à mudança: a migração foi orgânica e sem travamentos operacionais.
- Ganho de qualidade e agilidade logo nas primeiras semanas de uso.
“O time conseguiu visualizar seus processos dentro do sistema de forma muito fácil. Replicar procedimentos e fluxos foi fluido; não tiveram as travas que normalmente ocorrem em migrações para um novo software.”
Anderson Cotovisch, Analista Contábil e Financeiro Sênior, Escriba
5. Parceria e suporte como diferencial
- Atendimento proativo em todas as fases: treinamentos, cargas de dados e ajustes de configuração.
- Dúvidas resolvidas com agilidade ao longo de toda a implantação.
- Relação de parceria que vai além do Go Live.
“O time da MXM sempre nos deu o maior respaldo. Todas as nossas dúvidas foram e continuam sendo sanadas. É um trabalho a várias mãos, mas muito consistente e muito satisfatório.”
Thais Malcarne, Gerente de Controladoria, Escriba e AnSata
Mais do que uma troca de sistema: uma base para crescer
O que diferencia a implantação do MXM-WebManager na Escriba e AnSata não é apenas o que foi resolvido no presente, mas o que foi planejado para o futuro. O projeto foi estruturado com visão de médio e longo prazo, pensando em como o sistema precisará acompanhar o crescimento das duas empresas ao longo de toda a sua trajetória.
“O ERP nos atende independente do quanto a gente cresça. Fizemos esta implantação de forma bem estruturada, pensando não apenas no momento atual, mas nos nossos planos de médio e longo prazo. Independente do crescimento, vamos conseguir acompanhar isso com a mesma ferramenta.” – Thais Malcarne, Gerente de Controladoria, Escriba e AnSata
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