Custos e despesas: entenda a diferença para a sua empresa

Os conceitos de custos e despesas são comumente confundidos por empresários e gestores — alguns até acreditam que esses termos são sinônimos. Esse entendimento pode funcionar no dia a dia, mas não é o que se aplica nas empresas.

Eles até podem ser usados para designar os gastos que uma pessoa física realiza. No entanto, em um âmbito empresarial, apresentam significados completamente distintos, e a falta de entendimento desses conceitos pode gerar danos graves a um negócio com o passar do tempo.

O nosso objetivo com este artigo é mostrar a diferença entre custos e despesas, bem como qual é a importância de saber classificar e separar esses elementos de forma correta. Confira!

O que são custos?

Os custos são todos os gastos ocorridos para que bens, produtos ou serviços produzidos pela empresa sejam executados. Ou seja, estão diretamente ligados à atividade-fim que o negócio explora. São exemplos de custos:

• matéria-prima utilizada na produção de algum produto;
• gastos com manutenção de máquinas;
• energia elétrica da área de produção de uma fábrica;
• salário da equipe de vendas ou funcionários envolvidos no processo produtivo.

Entender os custos é importante para determinar quais investimentos são mais úteis, quais recursos devem ser realocados e como otimizar a produção.

Quais são os tipos de custos?

Entendido o conceito, agora é hora de separar os diferentes tipos de custos.

Custos diretos

Os custos diretos se relacionam a todos os investimentos que estejam diretamente ligados à construção do produto ou do serviço oferecido por uma empresa. Alguns exemplos incluem:

• matérias-primas;
• mão de obra, tanto a interna como a terceirizada, se for o caso;
• insumos.

Custos indiretos

Já esses custos também estão ligados aos investimentos associados à produção dos bens ou serviços oferecidos, mas de uma forma indireta. Assim, temos alguns exemplos, como as atividades de logística, a alimentação dos colaboradores que estão desenvolvendo as mercadorias e os gastos com manutenção das máquinas.

Os custos indiretos podem até se assemelhar às despesas, que veremos logo em seguida. A diferença crucial está na aplicação: eles têm mais a ver com as atividades-fim da empresa. Assim, toda a logística utilizada para importar matérias-primas influencia diretamente o que será desenvolvido pela organização, mesmo que de forma indireta.

O que são despesas?

Despesas são os demais gastos utilizados para a manutenção da atividade-fim da empresa, mas que não têm relação direta com ela. São gastos necessários para sua manutenção, mas que não impactam o produto, o serviço ou o cliente final de forma direta.

Elas também costumam ser chamadas de despesas operacionais, já que são gastos de uma empresa que não estão diretamente relacionadas à produção de uma mercadoria. Podemos mencionar como exemplo de despesas:

• salários de pessoal administrativo;
• gastos com materiais de limpeza, energia, água etc.;
• dispêndios com publicidade e propaganda;
• manutenção de softwares utilizados pela administração.

Ao conhecer melhor as suas despesas, você pode entender quanto do seu orçamento vai para os processos auxiliares e como eles impactam sua rentabilidade, assim como o valor do serviço para o cliente final.

Resumidamente, podemos conceituar as despesas como os gastos que são exigidos para manter o negócio em pleno funcionamento. Assim, quanto maiores forem esses valores, menos a empresa tende a arrecadar.

Quais são os tipos de despesas?

Agora, é importante conceituar os diferentes tipos de despesas para lidar bem com cada uma delas.

Despesas fixas

Aqui, entra todo tipo de despesa que não varia de acordo com o volume produzido ou comercializado pela empresa — como estruturas físicas, mobiliário, material de escritório, entre outras coisas.

Despesas variáveis

Ao contrário das fixas, as variáveis são aquelas despesas que se alteram de forma proporcional ao volume produzido ou comercializado diretamente pela empresa. Um exemplo é a comissão de vendedores, já que esse valor depende da produtividade de cada trabalhador.

Despesas operacionais

O termo costuma ser utilizado como sinônimo das despesas como um todo, mas também é possível encontrar uma classificação mais específica. É importante notar, assim, que se uma despesa não se qualifica como um gasto diretamente relacionado às mercadorias vendidas, ela é documentada como operacional.

Para facilitar o entendimento, basta fazer a seguinte pergunta: esse gasto está diretamente atrelado à produção ou à fabricação de um bem ou serviço? Caso a resposta seja negativa, temos um exemplo de despesa operacional.

Qual é a importância da correta classificação de custos e despesas?

O primeiro ponto que discutiremos neste item é a famosa redução de custos. É muito importante que um gestor reconheça que os gastos existentes em um procedimento de prestação de serviços, de produção ou de vendas são essenciais para que esses processos sejam mantidos.

Sendo assim, uma redução de custos pode prejudicar severamente a qualidade das atividades realizadas pela empresa quando não realizada com o devido cuidado. De fato, existem momentos em que é necessário executar esse tipo de ação. No entanto, é preciso ter em mente os reflexos negativos que ela causará e quais serão as opções para lidar com essa situação.

Conhecendo os custos e despesas, um gestor poderá selecionar aqueles gastos que não impactam diretamente a sua atividade-fim, para que sejam reduzidos ou eliminados.

Outro ponto fundamental sobre conhecer e classificar corretamente esses gastos tem relação com a viabilidade de um produto vendido, produzido ou serviço prestado.

Por meio da apropriação de custos, a gestão da empresa pode calcular o indicador chamado Margem de Contribuição (MC), que basicamente mede o valor que sobra após o pagamento dos gastos ocorridos na execução da atividade.

Tal indicador é a peça principal para que uma empresa descubra se determinado produto ou serviço está dando lucro ou prejuízo. Sem conhecer a correta classificação dos gastos, a gestão de um negócio jamais saberá quais são os reais fatores que contribuem para a sua lucratividade e, provavelmente, tomará ações desordenadas e sem um objetivo claro e específico.

A empresa que classifica os custos e despesas de forma correta não precisa contar com a sorte em suas decisões gerenciais. Ela pode utilizar as informações extraídas desses gastos para tomar ações ordenadas, objetivas e específicas.

Como cortar gastos na empresa?

Há várias oportunidades para diminuir o impacto de certos gastos no orçamento. Confira, a seguir, algumas delas e comece a explorá-las agora mesmo!

1. Reaproveitamento de recursos

Papel, copos, água, entre outras coisas, podem ser úteis por muito mais tempo do que você imagina. Inúmeras empresas têm despesas consideráveis por descartarem materiais que poderiam ser reutilizados ou por escolherem produtos descartáveis como o padrão em seu negócio.

Pense nos copos de plástico, por exemplo. Cada café ou copo d’água tomado significa mais lixo. Porém, nada impede que os colaboradores usem uma caneca individual ou garrafa nesses momentos. É uma forma simples de reduzir os custos da empresa.

2. Automação de processos

Tanto o trabalho associado ao seu core business quanto o back office dependem de processos complexos para funcionarem direito. E alguns deles são repetitivos, lentos e pouco eficientes. Por isso mesmo surgiram máquinas para automatizar parte deles, como foi o caso das linhas de montagem.

Esse conceito também se aplica a outros contextos, como o uso de softwares de gestão para facilitar a administração de recursos. Com essa ajuda, suas equipes cumprirão as tarefas de forma rápida e terão mais tempo para trabalhar de maneira criativa e inovadora.

3. Digitalização de documentos

Os custos e despesas para manter arquivos físicos na empresa são significativamente altos. Não basta considerar a impressão. É preciso levar em conta o armazenamento, a preservação e até possíveis multas por não os guardar corretamente. Muitos profissionais nem imaginam quantos gastos surgem de uma pilha de caixas cheias de papel.

Por isso, a maioria das empresas está migrando para o armazenamento de documentos digitalizados. Além de evitar boa parte das despesas e otimizar o espaço, essa também é uma forma de acelerar a comunicação com clientes e parceiros, pois toda a documentação pode ser enviada por e-mail ou ser compartilhada em uma plataforma.

4. Economia de energia

Esse é um ponto recorrente em relação ao corte de gastos, e por um bom motivo. Além de ser uma atitude ecológica que a empresa pode tomar, energia elétrica ainda é uma das principais despesas dentro de um escritório. Quanto antes você puder reduzi-la, melhor.

Felizmente, há várias maneiras de diminuir esses números. Por exemplo: você pode trocar suas lâmpadas comuns por fluorescentes — que apresentam melhor performance —, desativar computadores e máquinas quando não estão sendo usados — evitando o stand-by —, entre outras coisas.

Como fazer o controle de custos e gastos?

Um sistema de gestão, como os já tradicionais ERPs, é uma ótima opção para realizar o controle de gastos de forma mais precisa. Com algumas das melhores opções do mercado, será mais fácil gerenciar o orçamento, o estoque e as compras necessárias.

Para não errar na escolha, priorize soluções digitais que atendam integralmente à legislação fiscal brasileira. Afinal, não adianta muito importar um programa bastante recomendado, mas que não tenha muito a ver com a realidade do nosso país.

Agora que você entende a diferença entre custos e despesas, pode classificar corretamente seu orçamento e direcionar melhor os seus recursos. É importante notar que é possível contar com tecnologia de ponta para realizar esse gerenciamento de forma mais precisa.

E aí, gostou do post e quer ler mais sobre o assunto? Então, aproveite a visita para baixar nosso ebook “Guia para Gestão Financeira Empresarial de Sucesso”, com dicas para uma gestão financeira bem-sucedida!