Relatórios gerenciais são ferramentas essenciais para a gestão eficiente de qualquer empresa, não importa qual seja o porte ou segmento de negócio.
Isto é, esses documentos são fundamentais para que se promova o adequado acompanhamento de tudo o que acontecer na organização. O relatório financeiro pode, por exemplo, indicar qual a influência que cada operação exerce sobre o resultado econômico-financeiro da empresa, e isso é primordial.
Em síntese, todo processo decisório tem como base dois princípios: informação e raciocínio. Isso significa que a análise de relatórios é a principal aliada para a tomada de decisões sobre os rumos da empresa.
Ainda não está convencido da importância da análise de relatórios? Então, continue a leitura deste post:
A importância da análise de relatórios
Os relatórios gerenciais são documentos que agrupam informações, dados e conclusões sobre uma determinada situação do negócio. Sendo assim, possuem diversas formas e funções, podendo ser relatórios financeiros, de produtividade ou mesmo de controle para melhoria e qualidade contínua.
Resumindo, são responsáveis por auxiliar na assertividade das iniciativas e para o aprimoramento constante do negócio.
Dentre as principais características dos relatórios gerenciais, podemos citar:
- atuam como parte integrante do planejamento.
- possibilitam a obtenção de informações atualizadas.
- mantêm as informações organizadas.
- avaliam o impacto das decisões.
- possibilitam desenvolver um histórico de dados.
A seguir, algumas dicas de como tirar o máximo da análise de relatórios:
Periodicidade da análise de relatórios
A periodicidade de análise de relatórios vai depender de diferentes fatores. Por exemplo, informações que se embasam em dados retrospectivos devem ter periodicidade maior, pois dizem respeito aquilo que já passou, ou seja, normalmente um mês é suficiente.
Já dados de fluxo de caixa e faturas requerem periodicidade bem menor, ou seja, com mais frequência. Para tais informações, a análise diária é a mais indicada.
A situação em que a empresa se encontra também afeta a periodicidade dos relatórios, quanto maior a criticidade das operações, maior atenção deve ser dada à frequência de geração e análise dos relatórios.
Personalização de relatórios
As demandas específicas de cada organização deverão impor relatórios diferenciados. Por exemplo, se a empresa em questão é de comércio ou de serviços, ou ainda se faz parte do Terceiro setor, por exemplo.
Por isso, não vale a pena utilizar um modelo qualquer e adotá-lo indiscriminadamente. Isso quer dizer que determinadas características podem fazer toda a diferença no tipo de relatório com o qual a empresa deverá trabalhar.
Benchmarking
O contraste de dados é sempre uma ferramenta de análise importante. Não importa se uma comparação direta com informações da concorrência ou com outro parâmetro, as empresas precisam fazer essa análise de relatórios por meio do que é chamado de benchmarking.
Isso possibilita compor e aferir parâmetros de desempenho de maneira otimizada. Mas é imprescindível escolher bem a entidade a ser comparada, e isso vai depender da análise de forças e fraquezas, bem como dos objetivos de negócio da empresa.
Por exemplo, uma organização pequena deve adotar uma empresa de igual porte (mas em ascensão) como balizadora de seu desempenho, uma organização média, a mesma coisa, e assim sucessivamente.
Consultoria especializada
A empresa não pode deixar de recorrer a especialistas caso tenha dificuldades em interpretar os dados dos relatórios ou dúvidas sobre qual é a decisão correta a tomar.
Para reduzir ao máximo as chances de erro, o ideal é solicitar auxílio de consultores ou treinamento especializado.
Mas não se esqueça, tão importante quanto promover a análise de relatórios é manter um bom sistema de organização de documentos! Quer entender melhor o assunto? Leia o nosso post e tire as suas dúvidas!