Saiba os 6 benefícios da utilização de um sistema de gestão de documentos

Todos os dias, uma empresa precisa lidar com inúmeros documentos. São contratos para fechamento de vendas, dados pessoais de clientes, contas a quitar, documentação de funcionários, pedidos aos fornecedores. Para dar conta de tudo isso, é bom contar com um sistema de gestão de arquivos.

O que é gestão eletrônica de documentos?

Lidar com dezenas de documentos diariamente não é uma tarefa tão fácil. Para não se perder em meio aos incontáveis papéis que circulam dentro de um negócio, é ideal ter capacidade de organização e muita disciplina. Por sorte, a tecnologia oferece uma mãozinha para simplificar esse processo. São os sistemas de gestão eletrônica de documentos.

O termo já foi apelidado de GED e vem ganhando destaque entre os gestores. Armazenando virtualmente os documentos da empresa, você consegue agilizar a rotina profissional. Em vez de utilizar antiquados arquivos para guardar seus papéis, você pode guardá-los na nuvem. Já pensou nas vantagens que isso traz para o seu negócio?

Quais são os benefícios?

Utilizando um bom sistema para automatizar seu armazenamento de documentação, você desfruta de uma série de vantagens, como:

1. Redução de custos

Reduzir gastos é a meta de qualquer gestor que quer elevar o nível da sua empresa, não é mesmo? Investindo em um sistema de gestão de arquivos, você atinge esse objetivo.

Abrindo mão da papelada e adotando o armazenamento eletrônico, você pode riscar as altas despesas com impressão, papéis, toners, pastas e arquivos. Isso porque seus documentos ficarão guardados em uma plataforma virtual e sem custos adicionais.

Caso seja necessário imprimir alguns deles, isso será feito sob demanda e as quantidades serão reduzidas. Substituindo a impressão pelos arquivos digitais, o meio ambiente também sai ganhando — lembre-se de que o consumidor moderno está de olho nas empresas que trabalham com compromisso ambiental!

2. Economia de espaço

Não é só financeiramente que você vai economizar adotando a gestão eletrônica! Chega de grandes arquivos empoeirados, centenas de pastas e documentos amontoados. A tecnologia te ajudará também a economizar espaço, que pode ser usado para expandir a capacidade produtiva da empresa.

3. Acessibilidade facilitada

Não é nada agradável ter que revirar arquivos até encontrar o que você precisa, não é mesmo? Apostando na gestão eletrônica, os documentos que você salvou poderão ser acessados por meio da plataforma online, de qualquer lugar onde você estiver.

Agora, você não precisa mais passar aperto caso precise de uma documentação e tiver esquecido o papel em casa! Automatizar o armazenamento torna a acessibilidade muito mais simples e diminui o tempo de procura por arquivos.

4. Segurança dos dados

Se a pessoa errada tem acesso aos seus documentos, você pode ficar sujeito a riscos. Além disso, documentos impressos podem ser facilmente rasgados, perdidos ou amassados, inviabilizando o seu uso.

Contando com um bom sistema de gestão de arquivos, você está protegido desses incidentes. A segurança da informação é reforçada no software e você pode permitir o acesso aos documentos apenas ao pessoal autorizado.

Além do controle de acesso, você ainda pode contar com os backups, para manter cópias dos arquivos, evitando assim de perder arquivos importantes.

5. Aumento na produtividade

Já parou para pensar em quanto tempo você e seus funcionários gastam procurando arquivos físicos? Já considerou que este tempo desperdiçado poderia ser usado para dar atenção a tarefas mais importantes dentro da empresa?

Quando seus documentos estão salvos de forma eletrônica, eles ficam organizados da maneira como você preferir e podem ser acessados com poucos cliques. Utilizando as pastas e subpastas, você cria uma interface amigável e garante que será possível encontrar no sistema todos os documentos necessários.

6. Compartilhamento inteligente

No sistema eletrônico, você controla quem pode acessar os documentos. Assim, fica fácil compartilhar informações com sua equipe de colaboradores, seus clientes e até com parceiros, tudo de forma ágil e segura.

O compartilhamento também permite que seus funcionários acompanhem todas as etapas de um processo, sem a necessidade de estarem reunidos no mesmo espaço físico. Dados de compradores poderão ser consultados, facilitando o atendimento e garantindo a satisfação do cliente.

Viu como um sistema de gestão de arquivos pode facilitar a rotina profissional? Aproveite para saber mais: clique aqui e conheça as vantagens de se investir no armazenamento em nuvem!

Mídia Social:

Um comentário sobre “Saiba os 6 benefícios da utilização de um sistema de gestão de documentos

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *