Auditoria de processos: como identificar e corrigir problemas?

Ter processos internos organizados e eficientes nem sempre é uma tarefa simples. Saber como fazer isso na prática, porém, é essencial para que a operação seja lucrativa. Uma boa forma de entender como tornar isso possível é por meio da auditoria de processos. Ela funciona como um elemento de controle para avaliar como os procedimentos operacionais têm sido executados na organização.

Além disso, ela permite entender se a operação é eficiente e se as diretrizes definidas pela empresa têm sido seguidas. Dessa forma, é possível diminuir riscos, problemas e fraudes.

A auditoria de processos permite encontrar pontos de melhoria na execução diária das tarefas. A ideia é que seja possível ajustá-los para que possam atingir o máximo de sua capacidade produtiva. Quer saber como fazer isso? Então, continue a leitura a seguir!

O que é auditoria de processos?

A auditoria de processos avalia os sistemas de controle e verificação enquanto atenta para o desempenho operacional e a eficácia das áreas produtivas. O trabalho deve ser minucioso, pois muitos procedimentos já fazem parte da rotina — o que torna difícil identificar o que causa retrabalho e desperdício.

Para que realmente tenha o efeito desejado, a auditoria de processos deve ser estruturada e programada. Só assim os resultados vão refletir a realidade. Em geral, ela inclui os seguintes aspectos:

  • avaliação dos sistemas de controle: permite identificar a eficácia de procedimentos e controles;
  • verificação de procedimentos e normas: o cumprimento das normas indica que cada participante conhece suas atribuições;
  • desempenho operacional: os profissionais devem atuar no sentido de obter um processo eficaz;
  • planos de metas, macro-objetivos e políticas da organização: o trabalho dos colaboradores deve considerar todos esses aspectos, de forma a evitar a aplicação de recursos desnecessariamente.

Como fazer uma auditoria de processos?

O trabalho da auditoria compreende desde o planejamento do trabalho até a avaliação de sua efetividade. Veja, a seguir, algumas etapas importantes que devem ser consideradas ao fazer esse tipo de avaliação.

Mapeamento de processos

Estudar o processo, ou seja, mapeá-lo, é o primeiro passo efetivo da aplicação da auditoria de processos. Ele é essencial para identificar falhas. Quando se faz o mapeamento de processos é possível entender melhor como as etapas ocorrem na operação e perceber aspectos que possam estar tornando-as ineficientes.

Depois de mapear os processos, eles devem ser transformados em fluxos de tarefas em que sejam detalhadas as operações, as entradas e as saídas. É com base nessas informações que consegue-se identificar os riscos.

Identificação de riscos

A partir do mapa obtido na etapa anterior, é possível entender como os processos funcionam e, assim, identificar os riscos inerentes. Uma vez que tiver identificado os riscos, o auditor pode avaliar os controles internos.

Análise de controles internos

São os controles das atividades da empresa que permitem reduzir a possibilidade de erros. Por isso, é importante examiná-los para saber quais são eles e como funcionam.

Realização de testes

Testar os controles internos permite identificar o nível de segurança deles em relação à redução dos riscos. Existem diferentes tipos de testes, e é essencial escolher aqueles que ajudem efetivamente a atingir os objetivos esperados. Entre as opções mais comuns estão a observação, o exame físico, o questionamento, os cálculos, a validação e outros.

De forma geral, fazer uma auditoria de processos ajuda a empresa a ter mais clareza de como a operação tem funcionado e o que pode ser melhorado. Assim, a companhia pode atuar com mais eficiência e competitividade em seu mercado.


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