Como garantir consistência de dados em seus relatórios?

Se analisarmos os fatores responsáveis pelo sucesso de um negócio, veremos que a capacidade de tomar boas decisões certamente estará entre eles. Sabemos que a intuição e a experiência do gestor são diferenciais importantíssimos, mas, sem consistência de dados, as aparências podem enganar.

A solução, portanto, é combinar o conhecimento, a experiência e o estilo do tomador de decisões com informações relevantes e consistentes a respeito das atividades da empresa.

Além de melhorar a qualidade do processo decisório, a análise consistente de dados ajuda o gestor a apresentar suas ideias de forma mais sólida para diretores, CEO, sócios ou acionistas.

Se interessou pelo assunto? Então continue a leitura deste post e veja o que é necessário para ter consistência de dados nos relatórios. 

Tenha um software ERP para emissão de relatórios

Antes de qualquer outra coisa, vale esclarecer que o software integrado de gestão tem sido o maior responsável pela consistência e coerência dos dados dentro das empresas em todo o mundo.

O dinamismo do mercado moderno, com clientes cada vez mais exigentes e concorrentes mais agressivos, exige que os dados tenham um tratamento especial.

Quando bancos de dados são mantidos de forma manual, a chance de inconsistências é muito maior, já que aumentamos a probabilidade de falhas humanas. E sabemos o quanto o posicionamento de uma vírgula pode fazer um estrago no setor de contabilidade ou finanças da empresa, não é mesmo?

Além disso, a ausência de um ERP acaba fazendo com que tenhamos vários controles diferentes nos mais diversos setores da organização. Esse retrabalho multiplica ainda mais a chance de erros e inconsistências.

Cruze relatórios periodicamente em busca de inconsistências

Outra dica importante para manter sempre a confiabilidade dos dados no sistema da empresa é cruzar relatórios em busca de eventuais inconsistências. É natural que os fornecedores de tecnologia precisem fazer uma série de atualizações no software ao longo do contrato para mantê-lo em dia com o que há de mais moderno e para atender às exigências das leis, que mudam com frequência.

Essas modificações constantes no sistema são necessárias, mas também acabam abrindo uma brecha, uma possibilidade remota de que o software venha a gerar relatórios conflitantes — basta que o programador responsável deixe de criar uma relação entre tabelas ou bancos de dados, por exemplo.

Normalmente os problemas são de fácil resolução. Assim, apenas é preciso solicitar ao time de TI a abertura de um chamado junto ao fornecedor de tecnologia da organização, o que reforça a necessidade de escolher uma empresa que tenha um suporte eficiente.

Separe relatórios por período e assunto

Por mais incrível que possa parecer, informação demais também pode causar problemas. Por isso, a dica aqui é separar relatórios de acordo com o assunto, área de origem e período de elaboração.

Isso faz com que o gestor consiga voltar a sua atenção exclusivamente para o objeto em análise. É como procurar um pedacinho de brasa em um ambiente fortemente iluminado: quando apagamos todas as outras luzes, fica bem mais fácil encontrar o que estamos procurando.

Em conclusão, podemos dizer que todo o esforço do gestor em utilizar informações consistentes no processo de formação do seu convencimento não será em vão, já que esta é a única forma de gerir o negócio com precisão.

Quando não praticamos os princípios da consistência de dados, é como se estivéssemos com a visão turva e enxergando dobrado. Nunca sabemos se o que estamos vendo é a empresa de verdade ou apenas uma projeção equivocada de informações.

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