Case: Como o Grupo SulAmérica otimizou seu ciclo de entregas fiscais de 2 dias para apenas 30 minutos

Se você busca estruturar seu departamento tributário, potencializar sua geração de obrigatoriedades fiscais e otimizar o seu processamento de dados, é extremamente recomendável que você conheça esse case. 

Hoje vamos mostrar como o Grupo SulAmérica, um dos nossos clientes e parceiros, trabalhou com a MXM Sistemas para estruturar seu departamento fiscal. 

Além disso, você descobrirá:

• Como aumentamos em 90% a atendimento às legislações fiscais e obrigatoriedades acessórias;
• Como reduzimos em 82% o erro em processos sistêmicos;
• Como a implantação do MXM-SPED e o atendimento personalizado dos consultores da MXM foram essenciais para obter este resultado.

Sobre a SulAmérica

A SulAmérica se orgulha em ser o maior grupo segurador independente do Brasil. Líder de mercado e sempre preocupada em transmitir confiança e solidez aos seus funcionários, corretores, consumidores e parceiros, a companhia conta atualmente com mais de 7 milhões de clientes em sua carteira de produtos.  Em seus 120 anos de atuação, a SulAmérica acompanha a evolução do Brasil e do mundo, sempre baseando-se em uma relação transparente, ética e comprometida com a sustentabilidade.

Do Desafio

Por conta do grande volume de informações gerado pela companhia todos os dias, o principal desafio da SulAmérica era ter um processo eficiente e ágil na entrega das obrigatoriedades fiscais federais, estaduais e municipais. 

Além disso:

O departamento de tributos utilizava muitos sistemas paralelos onde o profissional fazia tudo de forma fracionada. Nas palavras de Dirlei Alves (Gerente de Tributos na SulAmérica) e Andrea Bertolozo (Líder de Sistemas na SulAmérica), acompanhe a trajetória deles com a gente e veja como a seguradora conseguiu chegar ao resultado desejado:

“Além de levar inovação aos nossos clientes, a SulAmérica possui um comprometimento muito grande com o governo e órgão reguladores. Portanto, sempre buscamos soluções e parceiros que facilitem e agreguem valor ao nosso Core Business.

Antes da MXM Sistemas tínhamos uma grande dificuldade em performance, agilidade e qualidade nos sistemas utilizados internamente. Possuímos um grande volume de informações para apresentar à Receita Federal e Prefeituras, mas a SulAmérica não possuía uma solução tão robusta, nem uma plataforma com tantos controles para uma entrega fiscal como o MXM-WebManager.

Durante a pesquisa de mercado para a contratação de uma empresa para auxiliar a SulAmérica com a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF), conversamos com outras empresas do nosso ramo e convidamos a MXM Sistemas participar desse processo com outros concorrentes do mercado.

No momento da POC (Prova de Conceito), outros fornecedores de sistemas informaram que conseguiriam processar esse volume de dados tranquilamente, mas na análise mais detalhada, vimos que eles não possuíam esta capacidade e a MXM foi a software house mais bem pontuada nos requisitos sistêmicos e de negócios.”

“Eu não acreditava que teríamos uma integração de sistemas em tempo real e sua rápida conexão órgãos federais. Realmente eu queria ver de perto isso funcionar e me surpreendi muito positivamente com a MXM!” Dirlei Alves (Gerente de Tributos na SulAmérica)

“Após a contratação da MXM, implementamos dois importantes projetos: o REINF e a integração para emissão de notas fiscais no segmento de seguro saúde. Durante estas implementações contratempos ocorreram, mas superamos as dificuldades e desde então ambos sistemas funcionam perfeitamente bem até hoje!

Além disso, criamos uma operação interna integrada como apoio da MXM, nosso TI e nosso Financeiro onde a nota fiscal está sendo enviada diretamente para o beneficiário por e-mail juntamente com o boleto de sua mensalidade, assim ganhamos ainda mais em qualidade de serviço para os clientes.

A MXM tem se destacado da concorrência através do seu potencial de entrega das obrigações fiscais e o MXM-WebManager é a plataforma ideal para nós! A solução robusta e em nuvem entrega todas as obrigações acessórias pertinentes a SulAmérica. Costumamos indicar a MXM pelo o atendimento, diferencial dos serviços prestados, e melhoria das outras companhias seguradoras, planos de saúde e demais seguimentos outras empresas.

Outro fato importante, é que por conta da pandemia todos estamos trabalhando em home office, e a MXM trouxe para gente como diferencial a migração do sistema local para a nuvem. Fizemos na hora certa e de forma cômoda. Conseguimos realizar essa substituição com mais velocidade nas entregas e com a demanda que temos hoje, não teríamos esse ganho caso continuássemos com o antigo sistema. Ficamos preparados para superar esse desafio!”

“O grande diferencial do MXM-WebManager foi a melhoria operacional da SulAmérica, pois ganhamos performance, garantia e qualidade em processos. Eu me apaixonei pela MXM e pela experiência muito bem-sucedida para o EFD-REINF!” Andrea Bertolozo (Líder de Sistemas na SulAmérica)

Da Solução

A solução MXM-WebManager levou eficiência às áreas de sistemas e tributação da SulAmérica, que manteve seu compromisso com as entidades governamentais. Confira a seguir o depoimento sobre os benefícios e diferenciais alcançados através da plataforma de gestão MXM-WebManager:

“Antes da MXM Sistemas a área fiscal estava confusa com tantos sistemas para fazer as obrigações acessórias. Tínhamos um processo bem manual, onde nossos colaboradores precisavam entrar nos sites de cada prefeituras para realizar as entregas fiscais.

A MXM foi um grande acelerador para as nossas operações, fazendo o emparelhamento de todas as obrigatoriedades na mesma plataforma. Hoje em dia não existem mais punições por falta da entrega da emissão de notas fiscais e obrigações acessórias. Realizamos tudo dentro da legislação e melhoramos nossas operações para transparecer essa segurança em nossas vendas.

O MXM-WebManager nos atende completamente:

• O sistema fez a entrega e cumpriu todos prazos da Receita Federal. Possuímos particularidades internas para os tratamentos de processos específicos, característicos da nossa operação, e a MXM abriu exceções superando todos os desafios!

• Para a área tributária a MXM trouxe velocidade. Os processos eram lentos nas gerações de algumas obrigações. Utilizamos esse tempo hoje em dia para que o time foque em detalhes técnicos como melhoria das análises internas e processos como um todo.

• A rotina no processo de faturamento, emissão e retorno da emissão hoje dura apenas 30 minutos. Antes precisávamos de dois analistas realizando operações manuais durante dias para realizar todos esses processos.

• A plataforma de gestão da MXM possui diversas soluções que vão além da integração com a Receita Federal e com os municípios para a emissão da nota fiscal de serviço. O que nos chamou atenção também foi o monitoramento de todos os processos de ponta a ponta.

• A MXM se destaca porque ela não possui um ERP que simplesmente foca numa entrega. Os times nos deram todo suporte necessário, pois entenderam e customizaram alguns processos. Ou seja, não ficaram fechados na versão do ERP original.

• Outra grande vantagem é o relacionamento, essa característica humana da MXM faz toda a diferença e os executivos da MXM foram fantásticos! Possuímos fácil acesso aos executivos e técnicos, um time que realmente está presente e disposto a nos ouvir e entender as nossas obrigatoriedades e nos ajudar em nossas implementações.

• O atendimento da MXM vai pela linha de quanto mais cedo conseguir passar a solução para o cliente, melhor. O SLA (Acordo de Nível de Serviço) é respeitado e os nossos times estão sempre satisfeitos com isso, pois o tempo de resposta dos chamados é bem favorável.

Saber que estamos relacionados ao cumprimento das obrigações fiscais regulatórias do nosso país reflete uma confiabilidade para os nossos clientes, fortalecendo a imagem de uma empresa segura, sólida e que garante o bem estar. Estar em compliance em todas as exigências governamentais faz total diferença no mercado e é uma grande vantagem competitiva.”

Confira na íntegra os depoimentos prestados por Dirlei Alves e Andrea Bertolozo para o Departamento de Comunicação e Marketing da MXM Sistemas S/A:

Dos Resultados

A parceria entre a MXM Sistemas e a SulAmérica iniciou para que os desafios da empresa fossem superados e os resultados desejados alcançados. Foi com esse foco que conseguimos aumentar em 82% a eficácia da integração e geração dos documentos legais e reduzir o tempo de envio das obrigatoriedades fiscais acessórias (federais, estaduais e municipais) em 90%.

Tendo em vista os objetivos da empresa, desenhamos um processo fiscal sob medida. Dentro desse plano, estruturamos em conjunto:

• A determinação do perfil da integração entre os sistemas da SulAmérica;
• A concepção do modelo de integração com a Receita Federal;
• O desenho do processo de adequação à obrigatoriedade EFD-REINF;
• A definição do atendimento às legislações fiscais e obrigatoriedades acessórias;
• A idealização do processo de emissão de notas fiscais no segmento de seguro saúde;
• A construção da estratégia de recebimento dos comprovantes das estregas fiscais; e
• A otimização do sistema para atender às demais obrigatoriedades federais, estaduais e municipais.

E foi assim que a SulAmérica Saúde:

• Conseguiu monitorar todos os seus processos de gestão de ponta a ponta;
• Adquiriu performance, garantia operacional e qualidade em processos;
• Aumentou em 82% a geração de documentos fiscais;
• Reduziu seu ciclo de entregas fiscais de 2 dias para apenas 30 minutos;
• Gerou e tratou mais de 1 milhão e meio de registros por mês; e
• Operou de forma ágil e segura em um único sistema robusto e em nuvem.

Quer resultados como os da SulAmérica para a sua empresa? Converse agora mesmo com um dos especialistas da MXM Sistemas pelo WhatsApp: (21) 97632-7230