Sistema ERP on-premise ou on-demand: qual o melhor para gerir sua empresa?

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CTA telas mobile mxm webmanagerAs empresas empenhadas em aprimorar seus processos administrativos, impreterivelmente, passarão pelo desafio de adotar um sistema de gestão empresarial, ou sistema de gestão ERP. Em meio ao processo de planejamento, análise e visita de fornecedores, uma das decisões mais importantes se concentram em determinar se o seu sistema ERP será instalado localmente (on-premise), ou em nuvem (on-demand).

Atualmente, os ERPs baseados em cloud computing ganham cada vez mais espaço no mercado corporativo, por serem uma tendência tecnológica com diversas vantagens. Todavia, a tomada de decisão entre esses dois modelos de sistema de gestão empresarial deve ser analisada criteriosamente.

Continue lendo o artigo para compreender as divergências, vantagens e desvantagens entre os sistemas ERP on-premise e on-demand.

Conceitos: sistema ERP em nuvem versus sistema ERP local

O ERP local, ou on-premise, é instalado fisicamente no hardware e servidores de sua empresa, e é gerido por seu time de TI interno. Contudo, o sistema ERP em nuvem, também nomeado como SaaS (Software as a Service), é fornecido para sua companhia como um serviço de assinatura.

Nele, suas informações gerenciais são hospedadas no servidor de seu fornecedor de TI, com todo suporte necessário, e acessadas via web. Ou seja, para utilizar seu sistema de gestão ERP em nuvem, basta um navegador e acesso à Internet.

Custos: sistema ERP em nuvem versus sistema ERP local

O sistema ERP em cloud é, geralmente, o mais acessível entre os dois modelos, tendo em vista que sua contratação é baseada em uma assinatura mensal. Todas as despesas de suporte, treinamento, atualização e infraestrutura estão inclusas.

Já o sistema ERP local implica em investimentos mais robustos, que incidem desde a compra de uma licença perpétua até os custos com infraestrutura de hardware, servidores e mão de obra qualificada de TI. Caso sua companhia opte por uma solução local, é imprescindível orçar todos os pontos acima.

Devido a essa necessidade maior de investimento, o ERP on-premise é, normalmente, considerado como despesa de capital (Capex). Por outro lado, os sistemas de gestão on-demand, por ser um custo adicional à organização, são facilmente vistos como uma despesa operacional (Opex).

Principais vantagens e desvantagens: sistema ERP em nuvem

Vantagens:

  • baixo investimento inicial;
  • menor tempo de implementação;
  • custos mensais previsíveis, com tudo incluso em uma mensalidade;
  • sem despesas adicionais de hardware;
  • gestões críticas, segurança de dados, suporte e atualizações nas mãos dos fornecedores.

Desvantagens:

  • é possível que, com o longo do ciclo de vida do sistema, o gasto de dinheiro com o projeto possa aumentar;
  • segurança da informação e gestões críticas podem ser comprometidas de acordo com as políticas do fornecedor;
  • em geral, é menos personalizável, por ter um curto período de implantação.

Principais vantagens e desvantagens: sistema ERP local

Vantagens:

  • gestões críticas, segurança de dados, suporte e atualizações nas mãos de sua empresa;
  • maior possibilidade de customização;
  • equipe interna deve gerenciar a disponibilidade do sistema e seu upgrade.

Desvantagens:

  • investimento mais robusto e arriscado, não previsíveis ao longo do tempo;
  • carrega despesas adicionais, como a aquisição e manutenção de hardware, entre outros;
  • gestões críticas, segurança de dados, suporte e atualizações nas mãos de sua empresa, que deverá seguir rígidos protocolos ou estará comprometida;
  • a quantidade elevada de customizações pode atrasar a implantação e atualização do sistema.

O sistema de gestão ERP em um futuro próximo

As transformações tecnológicas incidem em uma significativa mudança no padrão de comportamento do consumidor. Ele já tem consciência dos benefícios adquiridos com o cloud computing, impulsionando, assim, a migração dos sistemas locais para a nuvem.

De acordo com o relatório divulgado pela IDC Brasil, mais da metade das médias e grandes empresas nacionais, ainda em 2020, investirão na contratação de soluções em nuvem. Considerado um caminho sem volta, esse progresso migratório é mais complexo do que se imagina.

Sistemas locais ainda são predominantes e essa transição demandará um imenso esforço de atualização e desenvolvimento, com base em novas linguagens de programação, além de uma reestruturação dos modelos de negócios.

O melhor ERP no quesito segurança

A variável segurança é, muitas vezes, a principal preocupação para potenciais clientes de uma solução ERP. Isso não é de se admirar, afinal, trata-se de um sistema que trabalha com diferentes informações valiosas, tais como dados financeiros da empresa, segredos estratégicos corporativos, informações pessoais de colaboradores, listas de clientes, entre outras.

Felizmente, ainda que muitos clientes demonstrem cautela em relação à confiabilidade de um sistema baseado em nuvem, a maior parte já está se tornando menos resistente, devido aos ganhos e à segurança percebida.

Vale dizer que, atualmente, a maioria dos serviços de nuvem apresentam padrões rigorosos de proteção dos dados. Mas isso não é tudo: para se tranquilizar ainda mais, é possível contratar serviços de auditoria com empresas terceiras para atestar a proteção das informações.

O melhor ERP no quesito acessibilidade

Em geral, as soluções de ERP na nuvem oferecem menos recursos, se comparadas aos sistemas instalados localmente. Todavia, é preciso uma análise muito mais aprofundada.

Por outro lado, a acessibilidade móvel pode representar um problema em relação ao ERP local. Afinal, nesse caso, é preciso usar um recurso à parte para viabilizar a comunicação entre o dispositivo móvel e o sistema local.

Ainda que isso não seja um problema sério, você pode ter dores de cabeça para que essa integração, de fato, aconteça sem maiores problemas entre as plataformas. Já os sistemas em nuvem oferecem uma acessibilidade remota muito mais simples, inclusive, aplicativos móveis nativos.

Vale dizer que essa facilidade também exige maiores cuidados no quesito segurança, sobretudo, se os profissionais acessam informações da organização em seus dispositivos pessoais.

O melhor ERP no quesito customização

Como não poderia deixar de ser, os sistemas instalados localmente, geralmente, são mais fáceis de personalizar. Contudo, é preciso que cada empresa faça uma avaliação de suas próprias necessidades.

Para muitos negócios, a possibilidade de personalizar para atender às suas demandas e requisitos é um fator primordial. Por outro lado, para outros segmentos, isso é totalmente dispensável.

ERP em uma empresa de serviços

Não há dúvidas que o ERP é a solução digital mais cobiçada entre os administradores e gestores que têm a intenção de promover a inovação e potencializar os resultados do negócio.

Em se tratando do mercado de prestação de serviços, o ERP deve fazer toda a diferença, e proporcionar ao negócio muito mais agilidade e segurança. Esse atributos são fundamentais para quem atua diretamente com os clientes e prima pela total satisfação.

Para tanto, um ERP na nuvem pode ser considerado. Afinal, além de viabilizar o acesso mais simples por meio de dispositivos móveis, dispensa a instalação nos computadores de cada colaborador.

A depender do porte da organização, isso poderia se mostrar um esforço árduo, que impactaria não só o tempo, mas também, os custos, já que é preciso dedicar profissionais para promover a configuração.

Finalmente, vale dizer que, para não errar na escolha, é preciso avaliar todas as demandas da empresa, dando ênfase ao controle sobre cada setor. Somente assim se pode cumprir os prazos, oferecer serviços de qualidade e ainda alavancar os resultados do negócio.

Como escolher um bom sistema ERP

Para realizar a escolha do seu ERP, é preciso considerar alguns pontos. Veja, a seguir, quais são.

Entenda as necessidades da empresa

Um sistema eficaz para a empresa é aquele que disponibiliza suporte para atender a todas as demandas necessárias do seu cotidiano. Qualquer atividade comum à atuação de variados setores que terão acesso ao programa deve ser atendida, seja de forma parcial, seja integral.

Não adianta nada a companhia contar com um sistema moderno, com várias funcionalidades, se grande parte delas não tiver importância e uso para o seu negócio, deixando de lado outras que seriam fundamentais. Além de ter a melhor solução à disposição, é essencial que ela também seja a mais eficiente para a empresa.

Avalie a qualidade do suporte oferecido pela empresa

Os serviços de uma empresa que disponibiliza esse tipo de solução não podem se limitar a somente vender e instalar o sistema. É muito importante que eles ofereçam o suporte necessário para que sua demanda seja totalmente sanada.

Além da atualização, existem várias necessidades, como manutenção, dúvidas sobre operação do sistema, entre outras. Dessa forma, antes de optar pelo seu ERP on-demand ou ERP on-premise, certifique-se de que será possível contar com o parceiro no decorrer do tempo de utilização desse programa.

Averigue a relação custo-benefício

Diante dos valores exatos de quanto você gastará em relação à contratação e instalação da solução, além dos custos para obter todos os equipamentos, é essencial verificar em detalhes o custo-benefício desse investimento. É preciso avaliar se o capital investido total está de acordo com a viabilidade financeira do negócio.

Analise se essa quantia vai dar origem a um serviço que promoverá vantagens à rotina da sua empresa. Caso o custo-benefício for bom, não tenha dúvidas, pois a automatização dos seus processos empresariais é essencial para ampliar a produtividade do negócio.

Preze pela segurança de dados

Uma solução de gestão empresarial é responsável por lidar com informações importantes e confidenciais, que necessitam acesso somente de usuários autorizados e que tenham a devida competência para isso. Dessa forma, é essencial dar atenção ao sistema escolhido, pois ele deve garantir a proteção de seus dados.

Averigue, junto á empresa desenvolvedora, quais são as tecnologias e recursos de segurança que o programa apresenta. Considere a clareza das informações apresentadas, visto que somente dessa maneira os dados do seu negócio estarão protegidos.

Certifique-se de que o ERP é responsivo

O aumento considerável do uso de dispositivos eletrônicos faz crescer a necessidade de adaptação para telas menores. Assim, é importante garantir que a solução não perca nenhuma funcionalidade quando for usada em aparelhos como smartphone, tablet, entre outros.

Possivelmente, existirá a necessidade de acessar a solução de maneira remota, em ocasiões específicas, e nem sempre será possível realizar isso pelo computador da sua empresa. Assim, é fundamental optar por um ERP que ofereça tal suporte e adaptação, ou seja, responsividade.

Dê atenção à estrutura correta para a instalação da solução

É interessante entender qual estrutura técnica será necessário ofertar para que a empresa responsável instale a solução para o uso no seu negócio. Para isso, você deve ter os recursos suficientes, como uma boa conexão em banda larga e computadores, para que tudo funcione corretamente.

No decorrer da escolha do seu sistema de gestão, certifique-se sobre tudo que será preciso em relação à estrutura. Faça um orçamento para ter uma ideia do que será necessário adquirir e qual será o valor total do seu investimento.

Com a computação em nuvem, empresas de diferentes portes podem contar com as funcionalidades de um acessível sistema de gestão empresarial. Contudo, mesmo sendo mais robustos em investimento, os sistemas locais proporcionam a possibilidade de personalização e maior controle.

Por isso, é importante contar com um ERP on-premise ou uma solução on-demand, com o objetivo de otimizar todas as suas operações empresariais.

Ainda tem dúvidas sobre qual modelo de sistema de gestão ERP escolher para sua organização? Fale com um dos nossos especialistas para identificar qual a melhor solução para sua empresa!

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