Saiba quais são os tipos de notas fiscais e entenda as diferenças entre elas

tipos notas fiscais
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Hoje, mais do que nunca, as empresas devem buscar a modernização de seus processos. Quando o assunto é nota fiscal, não é diferente. Primeiramente, independentemente do tipos de notas fiscais, esse é um documento de emissão obrigatória para todos os estabelecimentos. 

Por isso, muitas companhias já adotam o modelo eletrônico e descartam a versão tradicional feita em papel — o que garante o cumprimento das novas exigências impostas pela Receita Federal do Brasil (RFB). Isso porque esse controle é um meio de o governo confirmar que os tributos estão sendo calculados e recolhidos corretamente. 

Por outro lado, para fazer o empreendimento crescer, é preciso atentar ao uso das notas fiscais. Para ajudá-lo nessa tarefa, desenvolvemos este post. Nele, mostraremos quais são os principais documentos fiscais e explicaremos como cada um deles funciona. Confira! 

Qual é a importância dos tipos de notas fiscais? 

As notas fiscais informam sobre a legalidade do produto, os tributos pagos sobre ele e a origem, assegurando aos clientes o direito de reclamação nos órgãos de Defesa do Consumidor. 

O uso de notas fiscais é essencial para o controle. Isso não se limita àquele feito pela Receita Federal: inclui, ainda, o do consumidor e das atividades da companhia. Portanto, isso quer dizer que, dessa forma, é possível ter uma visão mais ampla dos serviços de garantia, do controle de compra e venda, do gerenciamento de estoques e da rentabilidade. 

Atualmente, para acompanhar a evolução das transações (principalmente as feitas pela internet), o sistema tributário teve de se adaptar. A princípio, era preciso armazenar as informações em um banco de dados virtual, que proporcionasse mais segurança, credibilidade, facilidade e controle. 

Logo depois surgiram as notas fiscais eletrônicas. O documento foi subdividido para atender às diferentes modalidades de negócios. O fato de haver modelos distintos para cada situação, no entanto, pode ser um pouco confuso para os gestores de segmentos variados. 

Como funcionam os diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas? 

As notas fiscais eletrônicas têm como principal objetivo transferir as informações aos órgãos competentes por meio do formato XML. Além disso, eles podem analisar como estão as operações comerciais da organização. Entre esses órgãos destacam-se: 

  • Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ); 
  • Receita Federal do Brasil (RFB); 
  • Prefeituras municipais. 

No Brasil, grande parte dos estabelecimentos opera com vários tipos de notas fiscais. Veja, a seguir, quais são as mais presentes no dia a dia empresarial. 

NF-e 

NF-e é um dos modelos que mais se faz presente no cotidiano das empresas. Isso porque sua finalidade é registrar a transação comercial de um produto ou serviço. A partir de sua elaboração, a Receita Federal fica apta a recolher o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte (ICMS). 

Quando você recebe um produto adquirido em um e-commerce, pode notar que sempre há um registro junto. Trata-se da nota fiscal de produto, que deve ser emitida na venda de uma mercadoria física. Porém, o papel que o consumidor recebe é um comprovante auxiliar — o Danfe. 

É importante lembrar que a validação da NF-e só é garantida por meio de uma assinatura digital e da autorização da Secretária de Estado da Fazenda de cada estado. 

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) 

Esse modelo de nota fiscal foi desenvolvido para permitir a comunicação tributária sobre a prestação de serviços para prefeitura da cidade. Conforme ela é elaborada, o contribuinte transmite os dados de seus serviços por meio do Recebimento Provisório de Serviços (RPS), vinculado ao próprio sistema da prefeitura. 

Seu uso possibilita a redução de custos para ambas as partes, de forma a garantir maior controle sobre a arrecadação do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Veja, abaixo, algumas características desse modelo: 

  • o cancelamento pode ser feito até 5 dias após a emissão; 
  • o envio pode ser feito após a finalização do serviço; 
  • a nota deve estar relacionada apenas a um tipo de serviço. 

A NFS-e é muito utilizado por empresas que vendem na internet ou oferecem serviços de revisões. O seu formato de emissão é sempre em XML. É interessante que a organização o arquive por pelo menos 5 anos, para estar resguardada caso haja alguma auditoria fiscal. 

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) 

A adoção desse tipo de nota fiscal ainda está em andamento, dependendo de cada estado. Ela é usada para operações que tenham incidência de ICMS. No entanto, ao contrário das demais, é emitida pelo varejo a cada venda para o consumidor final, ou seja, para pessoas físicas.  

O atual modelo do NFC-e foi criado para substituir o cupom, entregue ao cliente em compras em lojas. Além de permitir a possibilidade da conferência para quem compra, garante um controle fiscal efetivo do governo. 

Sua elaboração serve para descrever o que foi comprado pelo consumidor e, para isso, inclui alguns dados. Os mais comuns são: 

  • identificação jurídica da loja; 
  • condições do pagamento; 
  • data e hora; 
  • descrição da mercadoria. 

Em alguns estados a regulamentação prevê que, junto com a NFC-e, é necessária a emissão de outros dois documentos. São eles, o CF-e e o MF-e. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) 

Criada em 2012, essa é a nota fiscal específica para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas. Quem trabalha na área provavelmente já deve ter ouvido falar nele, já que tem a responsabilidade de registrar a prestação sobre esse tipo de serviço. 

O uso do CT-e ajuda a reduzir faturas e pagamentos duplicados, além de eliminar dados divergentes entre as notas e os produtos transportados. Sendo assim, quando for preciso emiti-lo, é essencial ficar atento para que as informações do remetente e do destinatário sejam as mesmas informadas na NF-e. Para isso, confira: 

  • valor da mercadoria; 
  • montante do ICMS
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP); 
  • descrição do produto; 
  • peso e volume. 

Deixar de fazer esse registro pode ocasionar alguns problemas referentes a multas e apreensão dos produtos. Isso porque a sua emissão é obrigatória e, ao efetuar esse procedimento, a empresa garante a informação sobre a atividade de transporte, em conformidade com a lei. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) 

Criado com intuito de ajudar no trabalho do Fisco, o MDF-e integra inúmeros dados complexos sobre uma operação, reunindo todos os documentos fiscais contidos nas movimentações de carga em transportes intermunicipais ou interestaduais.  

Por fim, quando um veículo se encarrega de levar uma mercadoria com mais de uma CT-e ou NF-e, é emitido o Manifesto, que tem como objetivo resumir todo o procedimento. 

Como a tecnologia ajuda no controle dos tipos de notas fiscais? 

A tecnologia permite grandes avanços na emissão de diferentes tipos de notas fiscais. Quando a empresa tem controle sobre os seus comprovantes que deve emitir e o faz por meio de softwares adequados, consegue otimizar o tempo da equipe. E não é só isso: o uso de NF-es tem várias outras vantagens. Veja algumas, a seguir: 

  • diminuição do uso de papel: quando as notas fiscais eram emitidas em papel, quanto maior a demanda, mais elevado era o custo; 
  • redução de custos com o armazenamento físico de documentos: os arquivos eletrônicos podem ser guardados em espaços virtuais, na nuvem ou em diretórios de dados, que não demandam manutenção e não têm limite, já que sempre é possível aumentá-los. Além de ser mais simples, prático e eficiente, esse método permite encontrar rapidamente qualquer documento; 
  • aumento da produtividade da equipe: todo o processo é muito mais simples com a nota fiscal, o que permite que os profissionais tenham mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas; 
  • ampliação da segurança: a proteção aos documentos é bastante reforçada e, se por qualquer motivo, eles forem perdidos, é fácil recuperá-los diretamente do servidor em que estão hospedados; 
  • otimização do controle fiscal: com todas as notas emitidas e recebidas registradas no sistema, há poucas chances de que alguma operação seja ignorada. 

Todos esses benefícios permitem reduzir os custos operacionais da companhia — que, na maioria das vezes, afetam negativamente as atividades da organização. Além disso, a adoção dessa metodologia ajuda a diminuir a possibilidade de cometimento de infrações da legislação fiscal brasileira. 

O controle automatizado das notas garante o sucesso da gestão fiscal. Afinal, as chances de haver erros de informações é muito menor do que quando o controle é feito por pessoas. Além disso, com um sistema integrado, esses documentos são enviados diretamente para os órgãos fiscalizadores, sem a necessidade de realizar longos processos. 

Como você pôde perceber, as NFs surgiram para facilitar a vida dos empresários e da sua relação com o Fisco. No entanto, com esses inúmeros tipos de notas fiscais para lidar no dia a dia organizacional, a tecnologia é indispensável para emiti-las sem erros.  

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