A informação é um valioso recurso de toda empresa. No entanto, é preciso fazer a correta interpretação das informações a partir de análises que permitam chegar a uma conclusão que tenha sentido para o negócio.
E os indicadores são fontes de informação. A empresa pode, a partir dos indicadores, desenvolver uma visão mais precisa a respeito do andamento dos planos da empresa. Eles permitem mostrar se as ações caminham para os resultados esperados ou se distanciam deles.
A tecnologia facilita a gestão de indicadores, pois melhora a manipulação e a avaliação das informações que os indicadores fornecem.
Nesse contexto, surge o ERP, um sistema que integra setores e centraliza dados e informações em um só lugar. Confira a importância do ERP na gestão de indicadores e nos resultados de uma organização!
Como os indicadores funcionam?
Alguns indicadores podem ser chamados de KPIs, ou Key Performance Indicators (Indicadores-Chave de Desempenho). São ferramentas que medem o desempenho de uma empresa. Eles permitem que as metas traçadas sejam monitoradas e, assim, o gestor confere se elas estão sendo atingidas.
Eles podem comparar o cenário atual da empresa com cenários anteriores como:
- Em relação ao mês de junho do ano anterior, o mês de junho do ano corrente foi mais ou menos lucrativo?
Também podem analisar se determinadas metas foram alcançadas no prazo previsto como:
- As despesas diminuíram em 10% nos últimos três meses?
Entre os diferentes tipos que podem ser aplicados como exemplos, podemos citar:
- Satisfação dos clientes;
- Receita;
- Receita x Despesas;
- Lucratividade;
- EBITDA;
- Absenteísmo.
Qual é a relação entre ERP e a gestão de indicadores?
O ERP contribui para melhorar a gestão de indicadores na medida que ajuda a relacionar os dados pertinentes a determinado indicador. Ainda, elabora relatórios detalhados sobre ele para facilitar a avaliação e a tomada de decisão dos gestores.
Entende-se que o ERP é um sistema que automatiza e integra a gestão operacional da empresa como um todo. Sendo assim, é crucial para a gestão de indicadores por fornecer dados embasados para a construção. Essa orientação à dados possibilita que os gestores tomem decisões mais inteligentes.
Por exemplo, ao apresentar resultados abaixo do esperado, no índice de satisfação do cliente por exemplo, é fundamental analisar em quais pontos a empresa apresenta falhas e como pode corrigi-las – e isso é possível devido a rastreabilidade das informações.
Uma das principais vantagens do ERP é centralizar toda a gestão da empresa.
Além de dar suporte às atividades de rotina, o ERP consegue analisar o desempenho de certos setores da empresa, favorecendo uma visão sistêmica do negócio. Nesse sentido, ele ajuda no controle de alguns indicadores:
- aumento e queda no faturamento;
- quantidade de vendas durante um período;
- desperdícios.
Como o ERP se relaciona com cada setor e seus indicadores?
Vamos analisar como o ERP se integra às diferentes áreas do negócio e contribui para analisar e melhorar o desempenho delas.
Os estoques
Realizar o inventário dos estoques de forma manual e proceder regularmente a essa recontagem exige muito tempo dos profissionais e, além disso, favorece a ocorrência de erros. Com o uso de leitores de códigos de barras, em integração com o sistema ERP, é possível agilizar os registros de entrada e de saída das cargas. Isso permite obter indicadores mais elevados de desempenho e organização.
As vendas e os clientes
O sistema ERP também serve para que os profissionais verifiquem, em pouco tempo, a disponibilidade de itens que sejam de interesse dos consumidores, sem ser necessário fazer uma busca demorada nos estoques. A reposição dos itens também se beneficia, já que pode ser efetuada a partir de notificações do próprio ERP, que identificará quando alguns produtos faltarem.
Desse modo, os produtos mais procurados ficam disponíveis em pouco tempo e os pedidos são despachados mais rapidamente. Também é possível evitar que faltem as mercadorias mais procuradas pelos clientes devido aos alertas do ERP. O público sempre encontra o que procura, o que promove sua satisfação.
Clientes satisfeitos tendem a comprar mais e a se fidelizar. O aumento nas vendas representa aumento do ticket médio e do faturamento em um período.
O aumento nas vendas ainda pode resultar da divulgação dos clientes satisfeitos a seus amigos e familiares, que também se transformam em clientes da loja.
O setor financeiro
O ERP aperfeiçoa o controle sobre:
Gastos operacionais:
Na redução de gastos operacionais, o software ajuda de diferentes maneiras como:
- Evita desperdícios e prejuízos porque permite, como já vimos, maior controle sobre estoques e vendas;
- Evita compras desnecessárias e entregas em cima da hora, que aumentam os custos;
- Reduz gastos com funcionários e retrabalhos devido a erros manuais;
- Fornece informações em tempo real, que permitem mensurar gastos e tomar as melhores decisões em qualquer setor.
Obrigações tributárias:
A partir dos dados organizados no sistema, as declarações são preenchidas de forma automática, ou seja, com mais precisão. Não há os riscos de erros humanos (principalmente, na hora de aplicar as alíquotas).
Além disso, o software respeita o layout exigido pela Receita e gera relatórios minuciosos. Também permite que a entrega das declarações seja feita dentro do prazo, sem atrasos, e evita, assim, multas e outras penalidades fiscais.
O aumento no desempenho dos setores
O sistema ERP é alimentado com dados pelos profissionais e gestores. A partir deles, são geradores relatórios que apresentam, em detalhes, diferentes indicadores de desempenho que revelam a situação em cada área da empresa. São informações que permitem que os gestores tomem melhores decisões para eliminar gargalos e erros nas atividades internas dos setores.
Vale lembrar de que um sistema de ERP para a gestão de indicadores presta-se mais a finalidades operacionais. Os resultados podem ser muito positivos. Contudo, se você precisa efetivamente de uma gestão mais ampla e estratégica, então o ideal é dispor de um sistema de monitoramento de indicadores mais especializado. Pois ele vai viabilizar uma gestão de indicadores mais ágil, completa e confiável.
Uma solução como o Scoreplan, parceiro da MXM Sistemas, integrada ao sistema de ERP, consegue coletar automaticamente dados e manter os indicadores sempre atualizados. Além disso é possível hierarquizar os indicadores para entender a relação de causa e efeito entre os resultados.
O que achou do conteúdo? Concorda que gerenciar KPIs é fundamental para acompanhar o desenvolvimento do negócio? Qual sistema de gestão ERP você tem usado? Aproveite os espaços abaixo para comentar e deixar sua opinião sobre o assunto!
Autor: João Paulo Colleoni, CEO da Scoreplan.
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