Contrato de compras: veja como e por que fazer a sua gestão

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Gerenciar um contrato de compras é uma atividade de grande importância para as empresas, já que aumenta a produtividade de gestores e otimiza a execução de diversas tarefas do negócio. Isso é possível graças à possibilidade de ter um controle geral dos processos da área.

Entretanto, por conta dos diversos dados e documentações, essa atividade pode se tornar mais complicada e, em alguns casos, gerar falhas que atrapalham os demais processos.

Por conta disso, neste post, falaremos sobre a importância dessa gestão, além de algumas dicas de como executá-la. Quer saber mais? Então continue a leitura!

O que é gestão do contrato de compras?

É um recurso fundamental para acompanhar a execução de atividades contratuais. Essa gestão visa abordar todo o processo de forma detalhada, preocupando-se em observar desde questões formais de sua formulação até o cumprimento de metas estipuladas para os níveis de serviço.

Por que essa atividade é importante?

Gerenciar contratos melhora o controle que se tem das compras, permitindo analisar questões como a validade das relações com fornecedores e as possibilidades de renovação de contratos ou substituições. Assim, uma boa gestão de contratos de compra pode, efetivamente, ajudar na redução de custos da empresa.

Além disso, gerenciar contratos de compras dessa maneira também faz com que cada documento contenha os dados necessários para executar tarefas de forma otimizada. Isso significa dizer que o setor de compras passa a ter mais proatividade em relação a questões como renovações e ajustes de contrato.

Como fazer essa gestão na prática?

Frequentemente, as empresas passam pela necessidade de reduzir custos e melhorar o desempenho. Confira a seguir como a gestão de contratos pode ajudar nesse processo:

Redija contratos corretamente

É comum que muitas empresas foquem em realizar vendas, mas se esqueçam de dar atenção a questões contratuais e pegando, por exemplo, modelos prontos da internet. Isso não é recomendado, visto que cada negócio possui suas particularidades.

Isso significa que, em algum momento ou cláusula, o modelo se torna ineficiente e deixe a empresa vulnerável. A dica é investir em profissionais que possam orientar a empresa sobre o que deve ser feito para redigir contratos justos e abrangentes.

Atente aos prazos

Em uma boa gestão de contratos, é fundamental estar atento aos prazos. Esse aspecto é de grande importância para o caixa da empresa, pois é uma forma de manter seus clientes e, ainda, focar nas estratégias necessárias.

Além disso, existem contratos com prazos que, se descumpridos, podem gerar rescisões ou outros tipos de prejuízos à empresa.

Tenha organização

Além da importância de atender bem os clientes e manter tudo funcionando na linha de frente, uma outra característica de uma gestão de qualidade é saber organizar os contratos corretamente.

Ao fazer isso, os colaboradores responsáveis por atividades do tipo poderão localizar dados mais facilmente, otimizando a busca de informações em consultas e, ainda, mostrando para fornecedores e clientes que a empresa está comprometida com a ordem e qualidade nos seus processos internos.

Utilize tecnologias

Para uma empresa, é mais fácil gerenciar uma quantidade pequena de contratos. Entretanto, à medida que o negócio cresce e, consequentemente, o número de contratos, é necessário contar com um meio de gerenciá-los de forma prática e rápida.

É aí que entram as tecnologias para gestão empresarial como os sistemas ERP. Eles permitem uma gestão muito mais eficiente por automatizar diversos aspectos e se adaptarem às necessidades da companhia.

Portanto, ao colocar essas dicas em prática, a gestão de contratos na área de vendas se tornará muito mais fácil e prática, melhorando o desempenho e reduzindo custos da empresa como um todo.


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