Gestão contábil: conheça 7 dicas para melhorar sua eficiência

Gestão contábil: conheça 7 dicas para melhorar sua eficiência
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contabilidade é um dos requisitos mais importantes para que as empresas tenham sucesso. É por meio desse recurso de gestão que será possível fazer novos investimentos, reduzir custos e obter mais lucratividade.

Mas como ter uma gestão contábil eficiente? Neste post, veja por que se preocupar tanto com esse aspecto do negócio e descubra 7 dicas para ajudá-lo nesse processo. Boa leitura!

Entendendo a importância da gestão contábil

É claro que todo gestor sabe o quanto é vital para uma empresa lidar bem com o seu dinheiro: obrigações fiscais, fluxo de caixa, controle de gastos etc. Mas o que é preciso entender também é que essa não é apenas uma questão de saúde financeira, mas de gestão do próprio negócio. Nesse caso, ter uma gestão contábil efetiva, objetiva e integrada facilita o seu trabalho dando tranquilidade para que essas questões não se tornem o único foco da sua rotina.

Muito além disso, esse controle traz uma visão mais ampla sobre o seu presente e aponta caminhos para o futuro. Quem trabalha com integração de dados de contabilidade consegue se posicionar melhor no mercado com indicadores e benchmarks e extrai dessas informações os investimentos necessários para continuar crescendo.

Ou seja, gestão contábil é registro da evolução passada, controle sobre as finanças no presente e visão de futuro. É uma verdadeira estratégia de negócio!

Lidando melhor com a gestão contábil

Atentar para as questões contábeis não deve ser encarado como uma atividade enfadonha, mas sim como uma tarefa necessária para qualquer empresa. Dessa forma, é possível descobrir se o nível de endividamento está adequado e se a empresa está dando lucro.

No entanto, é preciso tomar cuidado com a gestão contábil, caso contrário, a empresa pode ter problemas. Mas o que é preciso fazer para ser mais eficiente? Confira 7 dicas a seguir:

1. Tenha um sistema informatizado e integrado

O primeiro passo para fazer uma gestão contábil eficiente é ter um sistema informatizado e integrado, como um software de gestão ERP. A informatização é necessária para que os dados sejam atualizados automaticamente e acessados facilmente.

Já a integração é necessária para que todos os dados estejam armazenados em um só lugar. Nesse sentido, um software que integra os dados relativos a finanças e à emissão de notas fiscais e boletos, faz a integração bancária e gera relatórios é essencial para reduzir o tempo de gestão da informação. Além disso, a integração dos dados diminuirá a quantidade de erros e oferecerá segurança no armazenamento dos dados.

Outra possibilidade é usar um sistema que gerencia as atividades e contribui de maneira efetiva para manter a produtividade dos colaboradores em alta. Entre as vantagens desse tipo de software estão:

  • melhorias no planejamento de tarefas;
  • padronização ao compartilhar documentos;
  • facilitação na comunicação entre as equipes;
  • melhor gerenciamento dos problemas;
  • mais transparência nas operações etc.

2. Defina indicadores de performance

Os indicadores de performance, ou KPIs, são valores mensuráveis e padronizados que demonstram comparativamente a evolução de aspectos diferentes de uma gestão empresarial.

No caso da gestão contábil, a ideia é definir os indicadores que vão apontar a progressão de pontos importantes como o fluxo de caixa, o pagamento de tributos, o gasto com recursos e o lucro mês a mês.

É importante ter periodicidade e que ela seja constante para que os dados realmente tenham valor. Assim, você entende onde acertou e errou no passado para, assim, consertar os problemas no futuro, antes que se tornem muito grandes.

3. Associe-se a bons profissionais

Ter bons profissionais que cuidem da gestão contábil é crucial para se ter mais efetividade. Um contador e sua equipe podem indicar o melhor regime tributário para a empresa, informar a respeito de mudanças nas tributações, saber o que é necessário para abrir, fechar e manter a empresa etc.

Por outro lado, se você tem um escritório contábil, associar-se a bons profissionais significa aumentar a estrutura e a quantidade de novos clientes, além de fornecer um suporte mais adequado aos empresários que entram em contato.

4. Armazene os documentos na empresa

Por mais que o empreendedor acredite que os documentos ficarão mais bem armazenados com o contador, a verdade é que eles devem ser guardados pela empresa. Isso traz mais segurança à organização e ao contador.

Assim, os documentos que devem ser armazenados na empresa são: os de abertura e constituição da organização (registro de firma individual, contrato social etc.) e cadastros em repartições fiscais (como CNPJ e alvará de funcionamento).

No entanto, existem outros documentos que precisam ser encaminhados ao contador e posteriormente devolvidos à empresa. Entre eles estão as notas fiscais de compras, registros de vendas, despesas gerais, extratos bancários, guia de recolhimentos dos tributos. É importante ressaltar também que os pagamentos devem ser feitos pela empresa e não pelo contador.

5. Automatize o registro e armazenamento de dados

Sejam documentos, dados ou movimentações financeiras, ter uma solução tecnológica que automatize essa manipulação das informações facilita muito o seu trabalho e dos outros colaboradores envolvidos.

Essa é uma forma de economizar tempo e esforço em dois momentos: quando você deixa de lançar valores manualmente em planilhas, e no fim do retrabalho quando essa tarefa não corre mais riscos de ser feita erroneamente.

6. Faça reuniões de acompanhamento com o contador

O empresário deve saber tudo o que acontece em seu negócio. Mesmo com a ajuda de um contador, é imprescindível que o empreendedor conheça todos os tributos incidentes e acompanhe o recolhimento dos valores. Além disso, é importante solicitar com frequência a certidão negativa da Receita Federal, da Secretaria da Fazenda e da prefeitura e também um balancete.

As reuniões também são importantes nesse processo de acompanhamento. Idealmente, o contato deveria ser diário, mas se isso não for possível, recomenda-se fazer uma reunião pelo menos uma vez ao mês. Nesse encontro, deve-se discutir como estão as finanças da empresa e o que precisa ser feito para resolver algum problema.

Assim, fazer o acompanhamento das finanças diretamente com o contador, ter acesso aos dados e usar um sistema integrado ERP são boas recomendações para fazer a gestão contábil da sua empresa.

7. Invista na empresa e nos colaboradores

ERP é um sistema de gestão integrado que engloba todas as características de um bom gerenciamento de dados e processos voltados para um negócio.

Quando você investe nesse tipo de tecnologia, está investindo em eficiência, otimização e competitividade para a sua empresa, inclusive na gestão de contabilidade.

Mas só adquirir e implementar não é suficiente. Um bom gestor é aquele que investe também nos colaboradores que vão utilizar o sistema.

Capacitar profissionais simplifica a delegação de tarefas, traz ideias e insights com outros pontos de vista e disponibiliza mais material humano para colocar estratégias inovadoras em prática — inclusive aquelas que otimizam gastos e maximizam lucros.

Contando com a ajuda no aprimoramento da sua gestão contábil

Como você pôde ter percebido por todo o texto, a integração de pessoas e de dados é o que proporciona uma gestão contábil eficiente de verdade. Por esse motivo, citamos a implantação de um ERP como exemplo de uma boa prática para a empresa.

Com um sistema tecnológico de qualidade, você consegue aliar automação de processos com centralização de informações que permitem agilizar todas as dicas que citamos sem atrapalhar a sua rotina e ainda dar mais embasamento para suas decisões de negócio.

Ou seja, você ganha em qualidade de gestão contábil e a torna uma impulsionadora de novas estratégias. É o cenário perfeito para crescimento sustentável!


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1 comentário em “Gestão contábil: conheça 7 dicas para melhorar sua eficiência

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