Oportunidades e desafios da atualização e homologação da plataforma MXM-WebManager para grandes escritórios contábeis

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Não é de hoje a constatação da crescente complexidade das atividades operacionais em empresas de grande e médio porte. Para os profissionais de tecnologia, além de acompanhar as novas demandas do mercado, isto representa uma preocupação extra: como otimizar o dia a dia dos empresários, gestores e gerentes.

Com 30 anos de experiência no desenvolvimento de soluções de TI para a gestão empresarial, a MXM Sistemas (hoje uma das líderes no desenvolvimento de sistemas ERP), após cinco anos de investimento em pesquisa e inovação, remodelou completamente seu ERP.

Hoje, seu novo carro-chefe é o MXM-WebManager, uma plataforma de gestão com recursos inovadores, módulos e funcionalidades que tornam mais simples as atividades rotineiras. A maior mudança se deu em sua estrutura: o sistema, além de integrado, agora é 100% web. Isto é uma realidade e já está disponível para empresas que procuram qualidade, performance e soluções inovadoras. Diversos clientes da MXM já fizeram a migração, e o objetivo é que o MXM-WebManager seja o sistema padrão para toda a sua base até o final de 2020. 

O segmento contábil é um dos que mais podem se beneficiar com a atualização, pois além das vantagens já mencionadas, há ainda a usabilidade intuitiva e a mobilidade da plataforma, acessível via smartphones e integrável a outros sistemas via APIs. 

MXM-WebManager: o sistema ideal para seu escritório contábil

O MXM-WebManager é ideal para grandes escritórios contábeis. Toda a sua utilização é feita em módulos integrados, proporcionando maior consistência entre as informações e reduzindo o número de operações manuais – e, consequentemente, a ocorrência de erros. 

Por se tratar de um sistema em nuvem, facilita o acesso dos clientes externos da empresa aos módulos gerenciais e o lançamento em processos integrados com a contabilidade e módulos fiscais. A agilidade no processamento de uploads de planilhas contábeis é outro aspecto que agrada aos profissionais do setor, assim como a otimização da leitura de documentos eletrônicos, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e).

A metodologia de implantação obedece à premissa básica de que todas as etapas da migração e homologação devem garantir a eficiência na plataforma web, sem comprometer a operação das empresas que utilizam o MXM-Manager (versão Delphi do ERP). O estudo e preparação para obter a máxima aderência do sistema aos processos em produção é parte do trabalho desenvolvido pela equipe MXM, que atua em sintonia com a equipe operacional do cliente, ouvindo, analisando e resolvendo quaisquer questões ou dúvidas que venham a surgir. 

O grande desafio é deixar claro aos clientes já consolidados o quanto irão ganhar aderindo à nova plataforma, e como o planejamento minucioso do processo reduzirá ao mínimo o impacto no dia a dia. Isto agiliza as reuniões e melhora a sinergia entre as equipes internas e a equipe MXM. Mesmo depois de concluído o processo, o compartilhamento contínuo do conhecimento é muito importante, pois o sistema evolui dia após dia e, deste modo, o escritório contábil conseguirá auxiliar seus clientes externos, apoiando-os nas operações rotineiras e esclarecendo dúvidas. Eles se tornarão multiplicadores. 

Domingues e Pinho Contadores: preparada para o futuro

Mesmo quando o objetivo é otimizar a gestão, grandes mudanças sempre são acompanhadas de questionamentos, seja para atingir as expectativas criadas, seja pela necessidade de que tudo corra com o mínimo de interferência na rotina da empresa. O planejamento meticuloso e a boa comunicação entre as equipes têm sido fundamentais para superar essas barreiras, de modo que muitos clientes MXM do segmento contábil saíram na frente e já estão em processo de migração para a plataforma MXM-WebManager.

Há duas décadas utilizando o ERP MXM-Manager, a Domingues e Pinho Contadores é líder no segmento de outsourcing contábil e uma das maiores empresas de contabilidade no Brasil. Referência em gestão empresarial tanto para empresas brasileiras quanto estrangeiras, une a tradição de mais de 35 anos de existência com modernas tecnologias e práticas de gestão.

Com sua estrutura operacional ágil e eficiente aliada a uma equipe de especialistas experientes e altamente capacitados, a DPC assessora seus cerca de 500 clientes (nacionais e multinacionais) na superação do desafios do complexo ambiente de negócios brasileiro.

Segundo Jaqueline Silva, Executiva de Contas da MXM Sistemas, ” (…) foram definidos conjuntamente com a MXM todos os detalhes do projeto e a migração na DPC teve início em outubro deste ano. Hoje já se encontra em processo de homologação”.

De acordo com ela, na primeira fase de homologação, os colaboradores se adaptam às novas funcionalidades do sistema e os consultores da MXM mapeiam os principais processos utilizados pelo cliente, além de nomearem e treinarem os usuários-chave. A homologação interna, feita pelo próprio cliente em todos os processos fundamentais mapeados, corresponde à segunda fase. Nela também é iniciado o treinamento das equipes operacionais pelos consultores da MXM.

A terceira fase coincide com o início da migração, quando começa a transferência de todas as bases de dados utilizadas pela versão anterior, e os novos clientes cadastrados já podem ser incluídos diretamente na plataforma MXM-WebManager. Na Domingues e Pinho Contadores, a migração  está prevista para começar já em janeiro de 2020, o que por si só atesta a rapidez do processo, dado o volume e complexidade das operações da empresa.

Veja a seguir os depoimentos da gerência da DPC, que endossam a agilidade e segurança do projeto, além da qualidade da nova plataforma: 

“Nosso trabalho nesta fase de homologação é prover os recursos e garantir a infraestrutura necessária para o pleno desempenho no ambiente de teste da ferramenta MXM-WebManager. O resultado dos testes e o apoio da equipe MXM são muito importantes, pois é assim que nós construiremos o melhor ambiente para implantarmos o MXM-WebManager em produção na DPC. A estratégia é de que tudo deverá ser construído a ‘quatro mãos’. 

Tão importante quanto a fase de testes e criação do ambiente e infraestrutura adequados é o processo de migração da base de dados em si. A DPC conta com ferramentas e processos maduros, aplicados ao longo dos 20 anos de utilização do MXM-Manager, que servirão para que a migração seja realizada com segurança e sem impactos para os nossos usuários. O processo está sendo feito preservando todos os dados e registros armazenados. 

Nossa expectativa é que a solução traga ganho operacional. A nova tecnologia dispensa a utilização de uma ferramenta específica para acesso remoto, facilitando a experiência de colaboradores externos e clientes. A versão web é mais moderna, dinâmica e trará agilidade para a troca de informações no dia a dia. Além disso, entendemos que a segurança é um dos pontos fortes da nova solução que, entre outros benefícios, exige dupla autenticação para acesso ao sistema.”

Ronaldo Pereira — Gerente de TI da DPC e responsável pela infraestrutura para implementação de soluções tecnológicas e suporte às áreas de negócio. 

“A adoção do MXM-WebManager ocorreu em função da evolução do sistema da MXM, somada à busca contínua da DPC em tornar seus processos mais dinâmicos e adequados às atualidades do mercado. Ao migrar para uma solução em uma plataforma na web respeitando as nossas premissas, ou seja, a qualidade, a segurança e a aderência às normas legais, a DPC garante a melhoria da performance e a integridade dos dados, para tranquilidade de clientes e parceiros. 

O projeto está dividido nas seguintes etapas: homologação, ajuste da ferramenta, treinamento das equipes internas, migração das bases de produção em ondas e liberação da utilização da ferramenta para as equipes operacionais. Assim a DPC programa a evolução de uma importante ferramenta de atendimento e o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis, de forma segura e consistente, mantendo-se na vanguarda do segmento de outsourcing contábil e gestão empresarial. 

Atualmente estamos na fase de homologação, envolvendo mais de 15 pessoas em atividades de levantamento das novas rotinas, maturação dos processos já existentes e mapeamento das oportunidades de ajustes e melhorias.”

Luiz Carriço — Gerente de Impostos/Desenvolvimento da DPC, responsável por homologar os processos fiscais e implementar soluções sistêmicas em conformidade com a legislação tributária. 

Migre seu sistema de gestão ERP para o MXM-WebManager

Confira algumas vantagens da migração para a plataforma MXM-WebManager: 

  • Novas funcionalidades para atender às demandas do mercado e das exigências legais. 
  • Treinamentos ministrados pela equipe MXM na empresa do cliente. 
  • Otimização do tempo de execução no processamento de diversas rotinas. 
  • Equipes da Fábrica e Consultoria MXM 100% focadas em agilizar os processos e evitar quaisquer imprevistos. · Centro de Treinamento MXM com documentação do sistema on-line e constantemente atualizada. 
  • Centro de Treinamento MXM com documentação do sistema on-line e constantemente atualizada.
  • Total mobilidade com o sistema na nuvem e acesso direto via browser, sem necessidade de nenhuma instalação de plug-ins e outros aplicativos. 
  • Aprovação eletrônica de pedidos e requisições via equipamentos mobile. 
  • Aderência completa às principais obrigações fiscais federais e estaduais. 
  • Módulos com geradores de relatórios e gráficos dinâmicos de fácil operação para os usuários.

Aproveite para fazer o download nosso folheto digital e saiba de todas as vantagens e benefícios que a plataforma de gestão empresarial MXM-WebManager pode oferecer:

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