Gestão de demandas empresariais: conheça Claudia Oliveira, Coordenadora Administrativa na MXM Sistemas

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Claudia Oliveira supervisiona 5 colaboradores, entre recepcionistas e auxiliares de serviços gerais. A coordenadora possui seu próprio caixa para resolução de questões rotineiras e necessidades de compras da empresa, comprovando todas as aquisições de insumos através de notas fiscais.

Claudia reforça que seu trabalho é focado no bem-estar dos colaboradores e afirma que gosta de ser atenciosa com as pessoas. Além disso, ela costuma receber sugestões de melhorias que são levadas diretamente ao corpo diretivo da empresa, para que possam avaliar em conjunto o que pode ser implementado.

1 – Há quanto tempo faz parte da equipe MXM e quais cargos já ocupou nesse período? 

Trabalho na empresa há 18 anos. Anteriormente eu integrava o setor administrativo e financeiro de outras empresas, realizando operações de fluxo de caixa e faturamento. Quando ingressei na MXM, em 2004, atuei no “SAU” (Serviço de Atendimento ao Usuário) como “Analista de Suporte Técnico ERP”, atendendo às demandas dos clientes. Durante esta época eu aprendi a deixar de trabalhar com papéis e passei a operacionalizar tudo através da plataforma de gestão desenvolvida pela MXM.

Me dediquei ao SAU por 3 anos e meio e, após este ciclo, conversei com Guilherme Carrullo, antigo Diretor da Consultoria e atual Vice-Presidente de Operações da MXM, sobre meu desejo de mudar de área e assim comecei a dar assistência a ele e a todos os consultores. Fiquei responsável pela geração de relatórios, boletos, documentos, planilhas, requisição de pedidos e toda parte administrativa, totalizando 8 anos nessa função. Foi uma das melhores épocas para mim.

Por um breve período dei apoio à área financeira e logo após migrei para área comercial. Lá realizei atividades de apoio aos vendedores como gestão de contratos, geração de certidões fiscais e levantamento de documentações para que a MXM participasse de concorrências, totalizando 2 anos. Por fim, fui convidada a ser a responsável pelo setor administrativo de toda MXM e aceitei o desafio! Ou seja, passei por 5 áreas até estar onde estou e me encontrei nessa função!

Carrullo foi meu gestor por muitos anos e contribuiu ativamente para o desenvolvimento das minhas habilidades em todos os setores que passei, desde o início, sempre me ajudando quando preciso. Nossa relação é ótima e tenho muita gratidão a ele. Enquanto isso, pude estreitar meu relacionamento com o Presidente da MXM Sistemas, Mauricio Felgueiras, que hoje é o meu superior imediato no setor administrativo e também liderava minhas atividades quando prestei suporte ao setor comercial e à diretoria. Mauricio também me ajudou muito no domínio de novas funções, principalmente àquelas relacionadas a obras e reformas, que não faziam parte do meu conhecimento.

2 – Quais são as principais atribuições do cargo que você ocupa atualmente? 

Antigamente as pessoas me acionavam na sede da MXM Sistemas no Rio de Janeiro e planejávamos juntos como solucionar questões relacionadas à manutenção dos escritórios e suprimentos dos andares de forma rápida.

Devido à pandemia temos pouca participação presencial dos profissionais, contudo, estamos nos dedicando mais intensamente à gestão do mobiliário da MXM Sistemas, que foi emprestado para a maioria dos colaboradores que passaram a atuar na modalidade home-office. Precisei me adaptar e passei a fazer o suporte e controle das entregas, reparos e devoluções de mesas e cadeiras. Tal logística se torna complexa por atender mais de 150 pessoas, já que os colaboradores residem em diferentes bairros, regiões e municípios do Brasil.

3 – Quais inovações tecnológicas nos produtos MXM você vivenciou junto a sua equipe?

Desde a minha entrada na empresa eu sempre realizei minhas atividades no sistema desenvolvido pela MXM. Utilizei a versão MXM-Manager, com instalação do software no computador, e vivenciei sua evolução, o MXM-WebManager, a plataforma de gestão empresarial atual, totalmente otimizada e online. Com ela eu produzo: cadastro dos usuários, controle de perfis, gestão de processos da entrada dos novos colaboradores e posteriores alterações de perfis, centro de custos, entre outros. As atualizações dos módulos do MXM-WebManager facilitam muito a rotina das atividades operacionais dos setores.

No atual momento estou em um novo projeto onde atuo operacionalmente nos módulos financeiro e faturamento realizando parametrizações, pagamentos, e apoiando as documentações.

4 – Qual foi o maior desafio profissional dentro da MXM? E sua maior conquista? 

O meu maior desafio foi nas atividades gerenciais em relação à manutenção dos itens patrimoniais da empresa. Confesso que eu fiquei perdida no início, pois eram muitas requisições de reparos e eu nunca tinha gerenciado essa atividade. Com o tempo, percebi que esta é a tarefa que eu mais me identifico e tenho prazer em praticar.

O obstáculo atual é combinar a melhor forma de realizar todo processo de manutenção de mobiliário com cada colaborador, montador e motorista de aplicativos de transporte. É obrigação da empresa dar suporte ao colaborador que atua na modalidade home-office e o que aliviou um pouco essa demanda foi a ajuda de custo proporcionada pela MXM aos novos funcionários, para que iniciem por conta própria a melhor estruturação de seus ambientes de trabalho. Ainda assim, gerir as necessidades de mais de 150 colaboradores e adaptar toda logística para atendimentos remotos é um pouco complexo.

Durante o início da contaminação da população por Covid-19 surgiram muitas solicitações administrativas, porém o que mais me impactou pessoalmente foi a ausência presencial dos colegas de trabalho. Por mais que utilizemos o Microsoft Teams para nossa comunicação, que é um excelente recurso, não é a mesma coisa de estar com nossos colegas.

Já a minha maior conquista foi reestruturar e dar continuidade às atividades do setor administrativo, pois integrei a área a partir do desligamento do gestor anterior. Nessa atuação fui me desenvolvendo e estou neste cargo há 5 anos.

5 – Como você observou o mercado durante sua trajetória e quais suas previsões para 2022? 

Acredito que os colaboradores da área administrativa das empresas devem ficar atentos às legislações vigentes e suas alterações. Eu não atuo diretamente na gestão fiscal, mas sei que ao longo desses anos tiveram muitas mudanças significativas.

O que pude observar durante esse período de pandemia foi que a MXM evoluiu bastante! Na verdade, acredito que as empresas de tecnologia, como um todo, se expandiram nesse contexto e os clientes valorizaram ainda mais a importância do nosso setor.

A produtividade dos profissionais, mesmo à distância, foi comprovada e esse modelo de novas contratações irá perdurar também nos próximos anos. Nossos colaboradores não retornarão aos escritórios, portanto, estamos planejando alguns encontros presenciais e descontraídos na sede da MXM, assim que o momento for propício.

6 – Quais são suas dicas para profissionais que desejam o mesmo êxito profissional em sua área? 

A área administrativa é muito ampla, o profissional pode se dedicar ao RH, financeiro, manutenção ou marketing. Em minha visão, uma boa dica é tentar aprender um pouco de tudo e buscar ver o lado positivo das atividades que você realiza, pois elas irão te agregar experiência e novos conhecimentos. Assim, se no futuro surgir uma oportunidade para outra área, você poderá se candidatar e migrar com mais segurança.

Outra dica importante é sempre prestar apoio à sua equipe e não recusar novos desafios. Acredito que o profissional que se mantém disponível a ajudar, independente da hierarquia do organograma, é muito bem-visto por todos. Não é porque eu exerço uma função de gestão que deixo de realizar as atividades do departamento, nem recuso solicitações ao setor. Por exemplo, se eu não tiver um office-boy à disposição em certo momento, eu mesma me desloco para adquirir um produto para a empresa ou vou ao cartório realizar autenticações. Além disso, caso uma das recepcionistas que coordeno precise se ausentar, eu a substituo sem problemas.

Por fim, para agilizar minha rotina utilizo o sistema MXM-WebManager e gosto muito de suas funcionalidades. Portanto, penso que o profissional que souber operar bem este software também possuirá mais chances de crescimento. Em paralelo à tecnologia, saber lidar com as pessoas também é fundamental. Eu gosto muito de me relacionar com todos e fiz grandes amizades na MXM ao longo da minha jornada profissional.

Raio X: 

Formada em Administração de Empresas, a gestora atuou nos setores de controladoria e contabilidade, e atualmente ocupa o cargo de Coordenadora Administrativa na MXM Sistemas. Antes de integrar o time da MXM, Claudia contribuiu para a gestão de companhias da área da saúde e integrou os departamentos comercial e de limpeza e conservação.


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