Diretor de Novas Soluções da MXM fala sobre BPMS em entrevista para ZADA Consultoria Empresarial

entrevista pablo azevedo bpms 01

Na última semana Pablo Azevedo, Diretor de Novas Soluções na MXM Sistemas, participou de uma rápida conversa sobre BPMS (Business Process Management System) com a Cláudia Barbará, Fundadora da Zada Consultoria Empresarial.

Criada em 2007, a Zada surge com o intuito de passar conhecimento de forma completa, sem criar relações de dependência, capacitando profissionais a enfrentar novos desafios. Unindo a teoria à prática, a empresa vem acumulando experiências em treinamento e em consultoria empresarial.

Além de abordar as vantagens da plataforma de gestão empresarial MXM-WebManager, Pablo também contou suas experiências com a implantação da solução MXM-Process e apresentou metodologias de trabalho na automação de processos. Se interessou? Acompanhe a seguir a transcrição da entrevista de Pablo Azevedo para a Zada:

Claudia Barbará: Existem algum perfil específico de alguma empresa onde a adoção de uma solução BPMS seria mais adequada?

Pablo Azevedo: Eu costumo dizer que o BPMS pode ser adotado em qualquer nicho de mercado. Toda empresa precisa ter um controle das suas atividades, dos seus recursos e, principalmente do tempo de cada colaborador.

Quando falamos de automação, obviamente falamos de sistemas, negócios e integração. Mas uma ferramenta de BPMS vem antes: quando a atividade nasce e ainda será executada. A partir daí se dá a parte sistêmica, que realmente é o sequenciamento dessas atividades, e toda empresa passa por esse processo.

C.B.: Relacione os principais benefícios de uma empresa adotar uma solução em BPMS.

P.A.: Visibilidade estratégica gerencial de ponta a ponta, não só para diretoria, mas para gestores e coordenadores que conseguem – após a automação do processo dentro de uma empresa – saber o que está acontecendo e prever o que irá acontecer em relação as demandas.

Controle sobre as suas atividades, com a possibilidade de realizar uma análise comparativa por profissional, identificando porque determinado colaborador está conseguindo produzir mais e outro não está.

Transformação de processos mais rápidos e com redução de custos. Com isso a empresa pode estabelecer metas e identificar como podem alcançá-las. Cria-se assim um ciclo de melhorias de processos através de indicadores.

C.B.:  Quais seriam as dificuldades de uma implantação de BPMS considerando a maturidade e a realidade da maior parte das empresas hoje em dia?

P.A.: O mercado brasileiro, como um todo, imagina que a automação está relacionada ao chão de fábrica da indústria, e isso não é verdade. A automação funciona tranquilamente em qualquer outra empresa. Ela é aplicada para quebrar a retenção de informações e conhecimento que fica presos nos colaboradores.

O primeiro choque é um fator cultural, porque as pessoas estão acostumadas que determinado trabalho está na cabeça de um ou de outro, gerando resistências. Num segundo momento, depois que as pessoas estão acostumadas a utilizar o BPMS e conseguem ter visibilidade, chega o momento de análise de indicadores, e em cima dos números gerados começará a comparação de performance com outros colaboradores, gerando alguns impactos negativos.

Por fim, a explicação e convencimento de que a ferramenta não é aplicada simplesmente para cortes, e sim para identificar melhorias – como treinamentos e processos -, e aí sim colher os benefícios.

C.B.: Explique brevemente como funciona o BPMS da MXM Sistemas?

P.A.: A MXM trabalha com uma empresa parceira chamada BonitaSoft, empresa francesa que desenvolve uma ferramenta de automação de processos.

Toda anotação e desenhos nessa aplicação são baseadas no BPMN, e até algumas pessoas confundem achando que é uma ferramenta em geração de códigos, quando na verdade é um desenvolvimento orientado a processos.

Eu costumo sempre dizer que os analistas pensam, documentam, e entregam processo, mais quando uma entrega é feita no modelo tradicional não há nada que garanta que esse processo siga aqueles processos que foram definidos anteriormente. E aí que entra realmente a automação de processos. Ela é capaz de fazer o sequenciamento. Então a empresa não terá apenas uma tela ou um relatório. Pelo contrário, cada vez que se inicia um processo (também chamado como instância), a ferramenta de proporciona toda visibilidade do processo.

Resumindo, quando a MXM desenvolve um processo nessa ferramenta a empresa sabe quem é o responsável pelo projeto, pelas atividades, pode ser desenvolvido um dashboard para que o gestor consiga acompanhar a produção dele em real time. Essa visualização funciona como uma caixa de e-mail, acompanhando todas as atividades que estão entrando.

Depois de implementado, o usuário não vai mais utilizar o modelo tradicional, indo atrás de informações sobre a atividade e gerando relatórios todas as manhãs. Com a nova sistematização ele recebe em sua caixa todas as atividades que ele é responsável, mesmo dentro de outros processos, além de receber notificações por estar inserido dentro de um grupo/time de trabalho. Com isso o colaborador visualiza as atividades abertas, escolhe uma para iniciar a produção e seu gestor imediato consegue visualizar essa informação.

C.B.: Conte uma experiência marcante para a implementação do BPMS na MXM Sistemas.

P.A.: A MXM já possui em seu histórico várias implementações, mas uma que eu gosto de contar além da FIOTEC, órgão de compras da FIOCRUZ, é a da Brightstar, empresa que compra e venda celular usado. Desde a  entrada do celular, análise do produto, até a remanufatura era feito de forma manual.. Por ser feito manual, em termo de quantidade, o que a empresa poderia processar em dias era muito pequena e o controle era realizado em planilha.

Quando foi implementado o sistema de BPMS o processo evoluiu muito com a automatização, em 30%, 40%, 50%, e o volume de negócio aumentou muito, e aos poucos a empresa ganhou confiança no processo e este foi evoluindo.

Num curto espaço de tempo, a própria empresa analisou o processo, fizeram melhorias e modelaram a ferramenta de acordo com as suas necessidades. E exatamente um dos benefícios da ferramenta é seu versionamento.

A MXM por ser uma empresa desenvolvedora de ERP, constantemente é afetada por solicitações legais e em geral os prazos são curtos, além de sua adoção ser feita sem a interrupção da anterior . Com isso a ferramenta de processos é perfeita,  nela é possível criar versões diferentes do mesmo processo e liberar seu acesso ao usuários.

C.B.: Qual foi a dificuldade de implementação mais marcante que a MXM Sistemas já passou com alguma empresa?

P.A.: A recomendação que eu sempre dou é: comecem o BPMS com processos pequenos, porque como disse, a primeira barreira é a cultura. Então implemente junto com o sistema uma verdadeira cultura nas pessoas sobre automação.

O principal não é a implementação do sistema e sim o entendimento de sua cultura e benefícios dentro da empresa, e então aí sim, a equipe entra em processos mais robustos, porque aí fica mais fácil.

Os próprios usuários que agora já estão entro da cultura vão facilitar o fluxo de informações e fazer com que o processo nasça de forma mais madura.

Assista agora na íntegra a entrevista, do Pablo Azevedo em vídeo, clicando na imagem abaixo.

entrevista pablo azevedo bpms video 01


Ficou interessado? Quer saber mais? Então, acompanhe neste e-book dicas incríveis sobre os ganhos que o BPMS pode trazer à sua gestão. Baixe agora mesmo!

cta guia completo de bpms

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.