Conheça os 7 erros mais comuns na implantação de sistemas

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Muitas empresas já perceberam que fazer a implantação de sistemas de gestão, em especial o ERP, pode ser um grande fator competitivo, pois essas soluções são utilizadas para otimizar processos, reduzir recursos e tempo de trabalho. Porém, existem alguns erros na implantação de um ERP que podem prejudicar seu desempenho.

Para que seja possível aproveitar todas as vantagens desse sistema, é preciso seguir algumas boas práticas de implantação. Confira, neste post, quais são os 7 erros mais comuns e o que você pode fazer para solucioná-los de uma vez por todas!

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1. Falta de planejamento

A falta de planejamento é um grande erro, pois essa etapa define quais são os objetivos de implantar um sistema de gestão. Afinal, com a realização de um bom planejamento, você conhece bem a sua empresa, suas fraquezas e os departamentos que mais se beneficiam com o ERP, deixando tudo muito mais claro.

Além disso, também é possível elaborar um cronograma e utilizá-lo para evitar que a implementação não se perca no caminho. Portanto, contrate um profissional para acompanhar esse processo ou monte uma equipe que possa analisar de perto o andamento da implantação do ERP.

Compete ao planejamento compreender como o sistema de gestão deve ser programado, a fim de adequá-lo para que atenda às necessidades da empresa — e esses detalhes devem ser mostrados ao fornecedor.

Isso é fundamental, pois um software desse tipo tem aplicações para empresas de diversos segmentos, de maneira que ele não pode ser desenvolvido de forma padronizada. Do contrário, isso limitará os recursos do sistema após sua instalação.

2. Pensar apenas no preço

Muitos empreendedores se preocupam exclusivamente com os custos quando precisam investir nos negócios, o que é um grande erro. Ao definir o sistema de ERP que será implementado na empresa, é importante também considerar as características da companhia, como o porte, as atividades desenvolvidas e o ramo de atuação.

Para isso, faça reuniões com os líderes e gestores da sua empresa, de modo que as necessidades sejam levantadas. Isso se chama “análise de aderência”, um método que avalia as particularidades da organização e as define com clareza e objetividade.

3. Não realizar manutenções na infraestrutura de TI

A adoção de qualquer sistema afeta diretamente a infraestrutura de TI de uma companhia. Nesse sentido, após a implementação de um sistema de gestão organizacional, a empresa deve estar apta para alterar os seus programas de manutenção de TI.

Sendo assim, algumas tarefas devem ser adicionadas, como a realização de atualizações no software, melhoria da infraestrutura de rede e novas formas de acesso. Dessa maneira, o desempenho de outros serviços não será afetado diretamente pela nova ferramenta.

4. Esquecer do licenciamento do software

Desconsiderar o tipo de licenciamento do sistema é outro erro grave que precisa ser evitado. Isso acontece porque não existe apenas um tipo licenciamento e você precisa escolher aquele que for mais compatível com a sua empresa.

Seu software pode ser instalado em sua própria infraestrutura, em servidores próprios ou ser acessado por meio de navegadores, por meio da modalidade SaaS — ferramenta que não é instalada em computadores e é utilizada como uma aplicação pela internet.

Vale ressaltar que as modalidades de instalação citadas apresentam características distintas. Por isso, considere as necessidades do seu tipo de negócio ao analisar a melhor opção para a implementação do seu ERP.

Caso você tenha alguma dúvida referente à possibilidade de implementar o programa em PMEs, não se preocupe! Não existe nenhuma restrição quanto a isso. Contudo, antes de tomar qualquer decisão, busque uma solução que o ajude a escolher o licenciamento mais apropriado para sua companhia.

5. Não desativar os sistemas antigos

Além de ter muitas aplicações na física, a lei da inércia também atua na vida real. Um profissional que já está acostumado a operar um sistema defasado, tende a continuar a utilizá-lo mesmo após o sistema novo ter sido implantado. Mesmo que pareça ser bem mais simples e prático, o costume de “sempre ter sido feito dessa forma” vai instigá-lo a não querer mudar.

Portanto, depois da instalação, é importante que o programa antigo seja desativado. Essa é uma forma de encorajar os colaboradores a saírem da sua zona de conforto e aprenderem procedimentos novos.

É provável que isso estique o tempo das tarefas no início, mas é só dessa forma que a equipe se habituará com o novo programa e compreenderá os benefícios de utilizá-lo.

6. Falta de treinamento dos colaboradores que utilizarão a ferramenta

Vamos supor que você tenha oferecido uma ferramenta para um determinado funcionário para que ele pudesse solucionar um problema em seu setor, mas, devido à falta de conhecimento dele quanto ao uso correto do instrumento, não seja possível cumprir a tarefa corretamente e acaba gerando mais problemas — ou até não utilizando os recursos oferecidos pelo sistema. Isso não é nada bom, não é mesmo?

Pois bem, este também precisa ser o comportamento adotado durante a implementação de uma nova tecnologia. Afinal de contas, quase sempre, o utilizador dos sistemas de gestão não será você, mas sim seus colaboradores.

Sendo assim, invista pesado em treinamentos e certifique-se de que aqueles que ocuparão cargos administrativos de sua empresa tenham competência para operar o sistema plenamente. Assim, você garante o sucesso do processo e das atividades de seu negócio, melhorando os resultados!

7. Não escolher um fornecedor qualificado

Existem muitas marcas no mercado que oferecem softwares de gestão empresarial nos mais variados preços. Porém, o valor não é um fator fundamental, mas sim a qualidade dos serviços prestados, o tipo de suporte oferecido e o treinamento que será dado após a implantação. Diante disso, avalie as opções disponíveis minuciosamente.

A MXM Sistemas, por exemplo, é uma empresa brasileira, criadora de soluções de TI com foco em gestão organizacional. Atua no mercado corporativo desde 1990, atendendo às necessidades de empresas que demandam gestão de alta qualidade, ganhos de produtividade e que utilizam a Tecnologia da Informação como vantagem competitiva.

Trata-se de uma companhia com boa bagagem de mercado na área de Tecnologia da Informação, com amplo portfólio de produtos, entre os quais o mais bem-sucedido está a implantação de sistemas ERP de contabilidade.


E então gostou deste post sobre os erros mais comuns na implantação de sistemas? Aproveite o gancho desta leitura e confira nosso e-book para saber como deve ser feita a implantação de um sistema ERP!

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