CONVERSA FRANCA MXM | Comunicação Assertiva

Comunicacao Assertiva
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O “Conversa Franca MXM” é o quadro de entrevista com a presidência, diretores e gestores da MXM Sistemas, onde são abordados diversos assuntos de gestão empresarial e tecnologia.

As transmissões foram realizadas através da plataforma Microsoft Teams e todo o conteúdo já foi divulgado internamente entre todos os colaboradores e PJs de todas as unidades.

CONVERSA FRANCA MXM | ANO I – Nº 1
Entrevistado: Marco Bellio, Diretor de Serviços da MXM-RJ
Tema: Comunicação Assertiva

Inauguramos o projeto com uma das principais competências de um profissional de sucesso.

Conheça um pouco mais sobre este profissional numa conversa descontraída, onde ele mostra que, apesar de desafiador, o tema pode ser visto de maneira simples e objetiva.

1. Tema central:

1.1. Do que se trata?

Comunicação assertiva é escrever e falar o mínimo sobre o assunto, com a maior qualidade possível das informações. É você contextualizar quando for preciso, e não sempre. É ir direto ao ponto, sem ter que contar toda a trajetória do cliente, e deixar o interlocutor perguntar o que ele achar ser relevante além do ponto em foco.

1.2. Quais os benefícios?

Sem a menor dúvida é o menor tempo aplicado na comunicação, o melhor entendimento por parte do seu interlocutor, pois você reduziu a quantidade de informações irrelevantes para que ele tenha que processar e entender a mensagem. Quando falamos mais do que devíamos, podemos levantar outros temas que não eram relevantes no momento, tornando a comunicação mais lenta e confusa.

1.3. Como fazer?

Exige treino, prática. Só aumentamos o nosso poder de síntese se começarmos a agir dessa forma. Deve-se refletir antes sobre o tema – e até escrever, listar numa planilha, bloco de notas ou algo assim, enquanto não consegue fazer mentalmente -, sobre os pontos relevantes daquela mensagem que devo emitir.

Feito isso, coloco esses pontos em ordem de interdependência. Por exemplo, se vou falar de um problema de acesso ao ambiente no cliente, devo primeiro falar que temos um problema de acesso, naturalmente, em seguida dizer que tipo de problema o cliente tem no acesso. Depois, a cronologia, desde quando.

Em terceiro, as consequências para a operação e, finalmente, a “temperatura”, o estado de espírito dele. Não se deve começar dizendo que “o cara tá irritado, depois reclamar que ele tá sempre assim, e que isso aconteceu no mês passado quando também aconteceu a mesma coisa e a solução que o fulano deu foi tal mas não funcionou, e que depois outro ciclano fez tal coisa e aí sim funcionou…” Deixe o interlocutor perguntar sobre o histórico, pois naquele momento pode ser irrelevante.

1.4. Dicas

· Quando falar pessoalmente ou por vídeo com áudio, se não tem tanta intimidade, gaste 5 minutos para quebrar o gelo, não mais do que isso. Fale sobre amenidades caso perceba que há espaço pra isso, pois quebrar o gelo ajuda bastante numa gestão de conflitos. Se já conhece, faça uma piada leve, brinque com a situação (“Sei que você vai arrancar meu couro agora…”, “Minha dívida contigo só aumenta…” e coisas do tipo).

· Ao escrever e-mails, enumere os pontos. Não escreva tudo num só parágrafo, pois isto é péssimo para o interlocutor responder. Titule o ponto antes, por exemplo: 1- Data do Go Live: Estamos trabalhando para manter a data apesar das dificuldades, blábláblá.; 2- Dificuldade com horários: Precisamos que os usuários nos atendam no horário comercial, pois nosso contrato não prevê atendimento fora do horário. Se isso for imperativo, procure o nosso Comercial que irei apoiá-lo nisso, etc

· Quando for vender uma ideia para um superior, cliente ou colega, comece o e-mail com um parágrafo de resumo que chame a atenção para o tema (curto, de no máximo duas linhas). Em seguida, desenvolva a ideia. Nesse caso, você “convida” a pessoa a se interessar pelo seu tema, sem ter que ler um e-mail gigante sobre a ideia.

2. Perguntas feitas pelos colaboradores:

2.1. Se tenho que lidar com alguém prolixo, que tem dificuldade de falar, perguntar ou mesmo responder objetivamente, como devo agir?

A dificuldade é grande nesses casos para manter uma comunicação assertiva sem parecer rude. Devemos mostrar a ele, pelo exemplo, que a comunicação objetiva e assertiva é o melhor caminho.

Responda objetivamente e pergunte em seguida “você entendeu ou preciso detalhar mais pra você”? Ou, ao perguntar: “Fulano, consegue resumir pra mim o que você precisa para resolvermos esse caso?” E na hora de responder, responda objetivamente, e confirme: “Fui claro, faltou algo?” Assim, ele vai começar a entender que sua linha de raciocínio é objetiva e a tendência natural é que se esforce pra fazer o mesmo, embora tenha muita dificuldade.

E, finalmente, paciência. Não complete as frases do interlocutor, não tente adivinhar o que ele vai dizer, não tente antecipar respostas. Isso pode ser interpretado como impaciência e até arrogância. Mantenha a calma.

2.2. Como sei se minha comunicação é objetiva, assertiva?

Primeiro, peça feedback para as pessoas que convivem contigo, e que julgue serem objetivas. Peça um feedback sincero e construtivo. Outra coisa que você pode fazer é rever suas comunicações escritas e avaliar se seguiu pelo menos parte das dicas aqui sugeridas. Se sim, você está no caminho certo. Se não, você deve começar a praticar, sabendo que vai errar bastante no início, mas que aprenderá com esses erros até achar o ponto de equilíbrio.

3. Dicas finais do entrevistado

Sua imagem é seu principal ativo profissional. Sendo objetivo e verdadeiro, mesmo quando erra, você ganha o respeito do seu interlocutor. Ele percebe verdade em você, percebe também sua disposição em se expor para resolver o assunto e vai ter prazer em continuar tratando contigo, porque sendo verdadeiro e transparente, mesmo sem saber, está tornando sua aceitação para com o interlocutor mais natural. Ele tenderá a estar menos “armado” para as conversas, tornando as interações contigo mais agradáveis.

Clique na imagem abaixo para assistir à entrevista na íntegra.

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