BPMS e ERP: quais as vantagens de promover essa integração?

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Atualmente, as empresas dependem de um software ERP para funções comerciais importantes, como planejamento de produção, gerenciamento de operações, contabilidade e finanças, vendas e suporte de serviço.

Dados os desafios externos, como a alta concorrência e a incerteza econômica, a integração desse software com uma solução de gerenciamento de processos de negócios — BPMS — ajuda a alcançar mais produtividade e eficiência. Essa costuma ser a alternativa mais comum, mas existe um caminho ainda mais inteligente para isso.

Neste artigo nós explicamos o que é BPMS e ERP e mostramos os benefícios que a junção dos dois pode trazer para o seu negócio. Acompanhe até o final e entenda!

O que é ERP?

O planejamento de recursos empresariais (ERP) é um tipo de software que permite que os usuários acessem informações centralizadas da empresa, proporcionando conveniência e maior eficácia. Módulos ERP compartilham dados livremente entre si para oferecer uma imagem abrangente do negócio.

Na prática, o ERP é um sistema que permite controlar e organizar todas as informações em um único ambiente, de forma totalmente centralizada. Existem diversos benefícios do uso do software, como mais agilidade, e uma redução tanto nos riscos quanto nos custos.

Normalmente, o ERP é dividido em módulos e funcionalidades. Os módulos são análogos aos departamentos das empresas, enquanto as funcionalidades ajudam no trabalho do dia a dia de tal departamento. Por exemplo, no módulo financeiro, a equipe de contabilidade tem acesso às funcionalidades de controle de contas a pagar e diversas outras.

O que é BPMS?

Já um BPMS permite a modelagem, o projeto, a execução e a manutenção das atividades de negócios e dos funcionários que as gerenciam em diferentes departamentos e locais físicos. Esses softwares são projetados para auxiliar as empresas a otimizar os processos diários para alcançar máxima eficiência e produtividade — confira mais sobre o assunto neste guia de BPMS.

Entre as principais funções, estão:

permite a criação e a gestão de processos de negócios complexos abrangendo diferentes departamentos;
monitora e mantém processos para garantir a eficiência ideal;
modifica os processos existentes para permitir mudanças conforme a organização cresce.

Quais as diferenças entre BPMS e ERP?

O ERP foca as várias funções de negócios e os módulos que as suportam. Isso inclui contabilidade, RH, gerenciamento de estoque etc. Ele também é útil para rastrear dados e permite que os usuários acompanhem tudo, desde vendas até salários de funcionários, ao mesmo tempo em que possibilita o livre fluxo de informações entre os módulos.

Mas digamos que você precise de um software para gerenciar um fluxo de trabalho de RH específico. Se o fornecedor de ERP só tiver disponível o módulo todo de RH, isso será caro caso você não utilize todos os recursos. Um BPMS permite que sua empresa gerencie esse fluxo de trabalho com um nível de personalização não disponível nos sistemas ERP.

O gerenciamento de processos ERP existe, mas nem sempre fornece os mesmos dados granulares que um BPMS. Ambos os softwares utilizam ferramentas de Business Intelligence (BI), mas diferem no escopo de suas análises.

Também é comum que o ERP tenha integrado nele funções de BPMS. Nesse sentido, um pode até ajudar e complementar o outro, auxiliando a corrigir processos quebrados e lentos, que afetam o ERP.

Portanto, a maior diferença entre o BPMS e o ERP é que o primeiro é uma ferramenta de processos e automação, enquanto o segundo é uma solução para armazenamento de dados. Como vimos acima, é comum que as atividades em um ERP fiquem limitadas aos módulos, que refletem os departamentos. Já no BPMS, é mais fácil criar processos entre eles.

Por exemplo, imagine que você quer lançar um novo produto. Evidentemente, é um grande projeto que envolve diversos departamentos da organização. Usando um ERP, cada um desses departamentos consegue registrar as informações para o lançamento. Porém, com um BPMS, você consegue fazer a comunicação entre essas áreas, as integrando em um processo mais longo e robusto.

Qual a importância de integrar o ERP ao BPMS?

Grande parte da confusão em torno do sistema BPMS e do ERP decorre do fato de que, quando usados de forma separada, fazem um trabalho muito semelhante (senão o mesmo). Curiosamente, as diferenças entre os dois sistemas são vistas melhor quando usadas em conjunto.

Se integrados corretamente, os dois se complementam e preenchem as lacunas que outro deixa. Você pode gerenciar processos automatizados ao monitorar o uso de recursos e atribuir tarefas. Ao mesmo tempo, armazenará todos os seus dados em um banco central. Caso você já tenha um ERP, o BPMS pode potencializar os resultados sem que você perca nada.

Na verdade, o ERP é capaz de ajudar na automação de tarefas, porém, seu escopo é mais limitado. Em certo momento, a organização precisará lidar com processos extremamente complexos, encadeando diversas tarefas. O recurso ainda ajuda a obter informações sobre o andamento delas.

Também pode acontecer que você já esteja usando um ERP, mas tenha problemas em alcançar os objetivos de implementá-lo. Nesse caso, o sistema pode encontrar dificuldade em lidar com os processos da organização, que são bem complexos, especialmente conforme a empresa cresce. O BPMS pode ajudar muito nesse sentido, sendo quase um pré-requisito para um ERP eficaz.

Em grande parte das empresas, os processos, dentro e fora dos departamentos, não crescem de forma planejada. Conforme a organização evolui, novos são necessários para substituir ou complementar os anteriores. O desafio é que cada departamento faz isso de forma independente. Um BPMS e um ERP atuam em conjunto para organizar as informações e simplificar os processos.

O que é e por que usar o MXM-WebManager da MXM Sistemas?

Até então, falamos sobre como um BPMS complementa as funções de um ERP, mas e se disséssemos que existe um sistema único que abrange essas duas funcionalidades? O MXM-WebManager é uma plataforma de gestão integrada inteiramente on-line que incorpora funções como BI, gestão de documentos em nuvem e o gerenciamento de processos de negócio.

Com o MXM-WebManager, o acesso a todas as rotinas gerenciais e operacionais fica centralizado em um ambiente e toda a integração é feita de forma on-line, o que elimina a obrigação de processos de atualização e fechamento. Isso garante flexibilidade operacional e integridade da base de dados da empresa. O sistema é composto ainda por uma infinidade de módulos, como:

Em resumo, adotar a integração entre BPMS e ERP melhora o gerenciamento e a eficiência de sua organização das seguintes formas:

o ERP armazena dados de diferentes áreas em um único local — já o BPMS procura otimizar os processos e implementar soluções de automação;
ERPs têm suas funções limitadas a departamento, por conta dos módulos — já o BPMS ajuda a integrar os processos entre múltiplos departamentos;
um BPMS pode potencializar um ERP, resolvendo problemas de processos ineficientes que o deixam mais lento;
o BPMS pode elevar o potencial do ERP, tornando essa solução ainda mais valiosa.

Percebeu como BPMS E ERP atuando em conjunto podem potencializar os resultados da sua empresa? O que você acha de combinar essas soluções de forma ainda mais eficiente?

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