A automação de processos de um negócio é a forma de implementar processos em uma empresa por meio do uso de tecnologias específicas que realizam a conexão de dados e sistemas, a organização do fluxo do trabalho, a repartição das tarefas e o acompanhamento online. Para tanto, são utilizadas ferramentas denominadas BPMS (Business Process Management Systems).
Essas são aplicações específicas capazes de diminuir os custos, aumentar a produtividade, organizar os processos, reduzir as falhas, dentre outros benefícios. Então, se você é gestor de uma empresa e quer aproveitar esses benefícios, continue lendo o post até o fim e conheça melhor o que é um BPMS.
O que é um BPMS?
Para entender o que é o BPMS é preciso conhecer o conceito mais amplo, que é o BPM. Esse é o Gerenciamento de Processos do Negócio, ou Business Process Management, uma disciplina que tem como objetivo melhorar o desempenho geral da empresa, por meio de uma reorganização dos principais processos.
Logo, o BPMS é a ferramenta, o software que permite fazer o mapeamento completo de todos os processos da organização, de modo que eles possam ser “quebrados” e otimizados. Essa é a ação conhecida como process mining. Na prática, o BPMS busca redesenhar os fluxos de trabalho da organização de forma mais inteligente. A ferramenta pode ter recursos extras de automação e monitoramento dos processos.
Quais são os benefícios de um BPMS?
O maior objetivo do BMPS é ajudar a otimizar os processos. Esse é um problema bem comum nas empresas modernas. Geralmente, as organizações crescem muito rápido, sem muito tempo nem planejamento para suas ações no dia a dia, ainda mais considerando diferentes áreas. Por isso, os processos acabam ficando bagunçados, construídos quase que no improviso.
Entenda os benefícios de organizá-los com um BPMS:
- redução de tempo e custos, eliminando todas as etapas dispensáveis dos processos e tornando-os mais enxutos;
- transparência, para que todos os envolvidos possam visualizar e analisar os processos em tempo real;
- velocidades nas operações de dia a dia, por conta da otimização de processos;
- contexto para os processos de ponta a ponta, ajudando na visualização da empresa como um todo e impactando até mesmo a motivação, já que fica mais fácil perceber o impacto de uma ação no todo;
- monitoramento de processos, já que como eles são mais enxutos e organizados é mais fácil monitorá-los, afetando a tomada de decisão da empresa;
- facilidade na comunicação e na atribuição de responsabilidades.
Quais são os principais componentes de um BPMS?
De modo a aplicar o BPMS na organização e obter as vantagens acima, o sistema deve ter funcionalidades específicas que ajudam no dia a dia da organização. Entre as principais, temos:
- interface amigável, com recursos low code: a ideia é permitir que todos na organização consigam criar fluxos de trabalho, sem a necessidade de conhecimentos de programação;
- recursos de arraste e solte, com os quais os usuários consigam mexer nos diagramas para facilitar a criação dos fluxos;
- integração com a nuvem é sempre interessante, por conta das vantagens naturais desse modelo, como a possibilidade de acessar de qualquer lugar, menores custos e maior facilidade manutenção;
- relatórios, dashboards e outras ferramentas ajudam a rastrear o desempenho de usuários, tarefas e processos em si — é aqui que você observa indicadores de resultados;
- flexibilidade na criação de processos, de modo que seja possível trabalhar fluxos que sejam dos mais simples aos mais complexos;
- facilidade de integração para plataformas de uso comum;
- controle de versões, para que processos já maduros possam ser aprimorados, mas sem perder o original.
Quais são as etapas de otimização de uma empresa?
Para complementar o BPMS, dada a minimização dos gastos de produção e a eficácia comprovada, cada vez mais a automação de processos vem conquistando espaço nas empresas. Ela é desenvolvida em seis etapas, Veja!
1. Desenvolvimento de protótipos
O desenvolvimento de protótipos consiste na elaboração dos layouts das interfaces que se pretende utilizar, ou seja, um modelo de sistema semelhante àquele que será operado quando a automação de processos de negócio estiver implementada.
Dessa forma, é possível estruturar da melhor maneira os formulários que serão utilizados pelos usuários. Isso garante que as etapas seguintes serão realizadas, exatamente conforme o escopo.
Contudo, a premissa é que tenham sido definidos os pontos de interação, o diagrama do processo, o fluxo de dados e um layout padrão.
2. Estruturação das Integrações
Essa estruturação se refere à interligação das informações dos bancos de dados e as ferramentas usadas no BPMS. Uma integração fiel a tudo aquilo o que foi determinado no decorrer do desenho do processo.
3. Aplicação das Regras de Negócios
É fundamental que sejam aplicadas as regras de negócio, pois são elas que minimizam as redundâncias nos processos. Por meio da utilização do BPMS na automação de processos de negócio, também se torna viável parametrizar a aplicação dessas regras, tornando a tomada de decisão muito mais assertiva.
4. Monitoramento
O monitoramento das atividades de negócio é um dos principais benefícios percebidos ao se valer do BPMS. Esse acompanhamento proporciona agilidade na consulta de informações (tempo real) e na facilidade de compreender e analisar os indicadores chave de desempenho, principalmente por meio de dashboards.
5. Testes
A etapa de testes é autoexplicativa, afinal, o intuito é validar a execução do processo para averiguar se o resultado alcançado atende às necessidades e expectativas, interligando a tecnologia, as ferramentas, a interface e o usuário.
É uma etapa crucial que deve ser realizada pelos usuários que utilizarão a ferramenta, já que são esses os únicos com propriedade para avaliar a qualidade da solução de BPMS.
6. Produção
Depois da aprovação nos testes e, consequentemente, na homologação, o processo entra em operação assistida. Isso se dá pelo acompanhamento de perto por parte da equipe de TI que, enquanto implementa, monitora os avanços e soluciona eventuais dúvidas.
Tendo em vista a infinidade de ferramentas incluídas na maioria dos BPMS, é possível extrair relatórios para analisar as informações e acompanhar a aferição de indicadores em diferentes instâncias do processo. Essa organização e essa análise permitem a otimização contínua dos processos e oferecem ao gestor as informações que ele tanto necessita.
Apesar de também ser possível implementar a automação de processos de negócio sem a utilização de softwares, essa opção demanda esforços muito maiores, principalmente um grande investimento no engajamento dos colaboradores e um acompanhamento regular das atividades realizadas por todos.
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