Muitos negócios encontram dificuldades na hora de montar um planejamento orçamentário empresarial. De fato, essa não é uma tarefa simples, por isso, deve ser executada com muita paciência. Além do mais, muitos confundem dois conceitos centrais.
Ao passo que o planejamento financeiro é um documento que tem como função guiar a previsão das receitas, despesas e resultados do negócio em uma visão mais ampla, o orçamento visa fazer uma estimativa de entradas e saídas de modo mais imediato.
Da mesma forma que um plano bem executado pode alavancar os lucros de uma empresa, um planejamento malsucedido e a falta de um orçamento bem definido podem levar uma empresa à falência.
Neste artigo, buscamos demonstrar as principais diferenças entre esses dois instrumentos financeiros, revelar as maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas no momento de elaborar seu planejamento financeiro e orçamentário e apontar as melhores saídas para tais dilemas. Continue lendo para saber mais!
A diferença entre planejamento orçamentário e financeiro
Apesar de já termos falado um pouco sobre suas características acima, é fundamental detalhar um pouco mais as diferenças entre esses dois tipos de planejamento dentro de uma empresa.
Planejamento financeiro
O planejamento financeiro é uma ferramenta que busca gerenciar os recursos financeiros da empresa no longo prazo. Isso significa que ele dará aos gestores uma visão das finanças do negócio para os próximos anos. Logo, deve estar alinhado aos objetivos da empresa a fim de ajudar na tomada de decisões diante de oportunidades e tendências.
Esse tipo de planejamento também define metas de investimentos, gastos e receitas e estabelece meios de poder alcançá-las. Mas, para fazer um planejamento de médio e longo prazo, é necessário avaliar um cenário mais concreto. É aí que entra o planejamento orçamentário.
Planejamento orçamentário
O planejamento orçamentário busca fazer uma previsão das movimentações financeiras em curto prazo. Podemos, então, vislumbrar um horizonte de 1 a 6 meses ou, no máximo, 1 ano. Nesse registro, são incluídas entradas e saídas fixas e variáveis. Com isso, os gestores poderão avaliar os resultados e comparar os valores com as metas antes definidas. Ao mesmo tempo, é possível identificar gastos desnecessários e criar políticas de redução de despesas.
Assim, como você pôde perceber, o planejamento orçamentário empresarial compreende duas ferramentas que se complementam, embora façam parte de dois processos distintos, pois um visa o curto prazo e o outro vislumbra médio e longo prazos.
A importância do planejamento orçamentário empresarial
O orçamento é um instrumento valioso de promoção do planejamento e monitoramento da situação empresarial, não importando o nicho de atividade, natureza ou porte do negócio. Logo, é o planejamento orçamentário empresarial que controla, da forma mais precisa possível, as iniciativas operacionais e estratégicas da empresa.
Normalmente, a previsão abrange o prazo máximo de um ano, proporcionando uma projeção bem aproximada do que se enfrentará no futuro. Em síntese, é por meio do planejamento orçamentário empresarial que são estipuladas as metas para cada um dos setores e profissionais envolvidos, oferecendo, assim, uma visão abrangente de onde a empresa deve chegar.
Essa é uma das técnicas administrativas mais usadas pelas grandes instituições empresariais — nacionais e multinacionais — para auxiliar no alcance de seus objetivos. Mas, quando o planejamento orçamentário é negligenciado, a atuação dos gestores tende a se limitar ao acompanhamento mensal.
Pareado a isso, em algumas organizações também existe o problema de gerentes e supervisores desconhecerem os objetivos e as metas da empresa. Esse padrão de comportamento empresarial tem sido observado sobretudo em organizações de pequeno e médio porte, em que existe resistência quanto à utilização do orçamento empresarial como ferramenta de gerenciar e se antecipar a resultados futuros.
Contudo, como se pode perceber, esse posicionamento precisa ser urgentemente revisto. Afinal, a estrutura organizacional e a forma como as pequenas e médias empresas são dirigidas as tornam ainda mais vulneráveis às oscilações do mercado. Por essa razão, elas devem se empenhar no desenvolvimento de iniciativas de gerenciamento que viabilizem a tomada rápida de decisões — sendo o planejamento orçamentário empresarial uma das principais delas.
Quando falamos do planejamento financeiro, o tema é igualmente relevante. Esse registro ajuda o empreendedor a ter uma visão clara de como estará a saúde do seu negócio em um futuro mais distante. Essa projeção é importante para que as estratégias sejam definidas a fim de garantir um crescimento sustentável.
Leve em conta que o planejamento financeiro enxerga um futuro não previsto pelo orçamento. Por exemplo, digamos que a empresa esteja investindo em um consórcio para a aquisição de maquinário. As parcelas dessa contratação estarão presentes no orçamento, mas será o planejamento financeiro que vai definir como será feita a compra dos equipamentos no término do contrato e que retorno a empresa deseja obter com esse investimento.
Outro exemplo que se encaixa bem é a troca dos computadores de um setor específico, cuja vida útil esteja para acabar dentro de 2 anos. O planejamento financeiro ajuda a empresa a se preparar para esse investimento, levando em conta recursos que devem ser acumulados até lá para que a transação não impacte negativamente o fluxo de caixa do negócio.
7 dicas para um planejamento orçamentário financeiro sem erros
Ambas as ferramentas acima se tornam indispensáveis para qualquer empresa que deseja se manter financeiramente saudável. Então, considere as dicas a seguir para não errar no planejamento orçamentário financeiro da sua empresa!
1. Planeje o orçamento da empresa com calma e tempo
Devido à complexidade de um planejamento orçamentário — cujo conteúdo abrange os diversos setores de uma empresa, além de envolver diversas análises no plano financeiro — e sua importância no processo de administração, sua elaboração deve ser minuciosa e executada com um longo prazo de antecedência.
Portanto, tal estruturação deve ser feita em condições adequadas e realizada por profissionais qualificados. Do contrário, os objetivos e a própria existência da empresa correm risco.
2. Não tome as decisões sozinho
Para que se tenha uma administração eficiente e eficaz, o orçamento deve integrar aspectos operacionais e financeiros. Dessa maneira, ele deve levar em consideração a opinião dos profissionais responsáveis pelos diversos setores, ainda que a decisão final caiba à diretoria da empresa. Outra opção é contratar um serviço de consultoria, o que pode ajudar a resolver esse tipo de problema facilmente.
3. Revise periodicamente seu planejamento orçamentário empresarial
O planejamento orçamentário também tem por objetivo deixar claro para a administração e sócios da empresa quais são as aspirações e situações do negócio. Ele consiste em uma poderosa ferramenta para avaliar a realidade e conferir se ela condiz com o planejado. Por isso, ele deve ser realizado periodicamente, sobretudo no que diz respeito aos planos de longo prazo.
4. Delimite objetivos e metas
O orçamento se baseia nos acontecimentos passados, a partir dos quais são identificadas as mudanças necessárias. Ele mensura as atividades da empresa em aspectos econômicos e financeiros. Como resultado, são obtidas melhorias na avaliação e na utilização de recursos.
Quando as metas não são traçadas com base na análise desses dados, o planejamento, que tem como meta principal alcançar determinados objetivos, é comprometido. Ou seja, ele perde sua razão de ser. Hoje em dia, existem diversos programas disponíveis que podem auxiliar nessa tarefa de análise e interpretação dos dados.
5. Defina os meios de produção mais adequados
Uma vez delimitados os objetivos a serem cumpridos, deve-se buscar os melhores meios de aplicá-los. Isso exige a definição mais objetiva possível do processo de produção, ou os meios de produção mais adequados. Afinal, de nada adianta traçar objetivos sem especificar os meios utilizados para alcançá-los.
É importante pensar de onde virão os recursos para investir em melhorias do processo. Será necessário cortar despesas de um departamento para investir em outros? Tudo isso precisa ser definido previamente para que o planejamento orçamentário empresarial possa sair do papel.
6. Promova a simulação de cenários
O desenvolvimento do orçamento deve levar em consideração a simulação de cenários, isto é, projeções sobre mudanças externas e internas, identificando e analisando os impactos nos custos e despesas que a empresa pode sofrer. O gestor pode simular, por exemplo, se a organização seria capaz de se manter produtiva no caso de as vendas crescerem 10%, ou quais seriam as consequências financeiras de um aumento coletivo dos salários pagos.
Em qualquer um desses casos, é preciso analisar os resultados e acompanhá-los em periodicidade mensal. Assim, é possível avaliar se os objetivos planejados estão sendo atingidos ou se será necessário fazer ajustes ao longo do caminho. É bom que se compreenda que, além do planejamento orçamentário empresarial, as métricas devem ser definidas com base em objetivos estratégicos, táticos e operacionais, bem como a missão, a visão e os valores da empresa.
Não temos controle sobre o futuro, especialmente quando se trata de prazos maiores. Assim, é fundamental que, em seu planejamento financeiro, a empresa esteja preparada para lidar com qualquer situação adversa. Por isso, liste todas as despesas fixas e variáveis, defina metas e pense no seu ciclo operacional dentro de diferentes cenários:
- O que seria necessário para sua empresa continuar sustentando as operações em uma situação de recessão econômica?
- E se houvesse um grande aumento de demanda?
- Haveria recursos suficientes para contratar funcionários ou insumos adicionais, por exemplo?
7. Invista em um software de planejamento orçamentário
Contar com um software para o planejamento orçamentário empresarial tem se tornado crucial para empresas das mais diversas áreas. A partir da adoção desses poderosos recursos, o controle do orçamento se torna mais preciso — o que faz com que as finanças sejam mais bem administradas.
Tais ferramentas, além de viabilizarem a realização do planejamento orçamentário empresarial, auxiliam em diferentes frentes, tais como projeção de folha de pagamento, vendas, investimentos e, ainda, no gerenciamento matricial de despesas e mapas estratégicos, em alguns casos.
Mas isso não é tudo: um software aplicado ao planejamento orçamentário empresarial possibilita a estruturação de planos de ação e a análise de desempenho com base na comparação entre o que foi orçado e o que foi realizado. Normalmente, as ferramentas oferecem relatórios versáteis e de fácil compreensão, possibilitando uma consolidação de resultados muito mais rápida.
Os principais erros ao fazer um planejamento orçamentário empresarial
Agora que você já conhece as melhores práticas para fazer um planejamento orçamentário empresarial, mostraremos alguns dos principais erros que devem ser evitados na hora de elaborar o plano de orçamento da companhia. Veja a seguir!
Não levar em conta todas as fontes de recurso
Um erro cometido frequentemente por gestores de empresas, especialmente de organizações de pequeno porte, é a falta de centralização das receitas do negócio. É preciso fazer o levantamento de todas as fontes de recursos e despesas da companhia, e não somente colocar as prioritárias.
Esse equívoco pode comprometer seriamente a premissa central do planejamento. Afinal, é preciso pensar à frente e levar em consideração qualquer entrada e saída de capital, por menor que ela seja. Sem dúvida, essa medida ajudará a definir melhores estratégias.
Encarar a atividade como compromisso atual
A forma de encarar uma situação é o que dá o seu significado. Muitos empreendedores veem o planejamento orçamentário empresarial como uma obrigação que só exige cuidados uma vez ao ano. E esse é um dos grandes erros que deve ser evitado, pois diminui o controle sobre a saúde financeira da organização, deixando-a vulnerável a uma série de riscos.
De fato, só de pensar em repetir esse processo já é motivo para dor de cabeça em muitos gestores. Contudo, se o processo de elaborar o orçamento do negócio for fácil e simples, o conceito de revisá-lo a cada três meses, por exemplo, fará muito mais sentido. Isso devido ao fato de que os resultados reais tendem a variar.
Em outras palavras, será necessário ter uma nova visão do plano de finanças da empresa. Essa medida terá muito mais eficiência do que a revisão de um plano que foi feito há mais de um ano. Mais uma vez, o uso de um ERP de gestão financeira pode ser a solução ideal.
Esse tipo de ferramenta conta com uma grande variedade de recursos que simplificam a análise e a revisão de todos os aspectos relacionados às entradas e saídas de recursos da companhia, além de ajudar a projetar cenários futuros com base nos históricos de vendas e do mercado.
Ignorar tecnologias de automação
A transformação digital tem impulsionado a presença da tecnologia nos mais diversos setores de nossas vidas. Então, não há motivo para abrir mão das facilidades da automação, precisão e transparência que os softwares de gestão empresarial oferecem na hora de organizar dados tão importantes, como as informações pertinentes à saúde orçamentária da empresa.
As ferramentas tradicionais, além de serem burocráticas, estão se tornando obsoletas. Não é por coincidência que o uso de planilhas em documentos impressos, por exemplo, entrou em desuso em corporações competitivas. O processo de cruzar informações se torna lento e trabalhoso, enquanto um bom ERP é munido com recursos altamente modernos para alavancar a análise de dados.
Nenhuma organização deve permanecer sem um bom planejamento orçamentário. E, com base nesse cenário, a tecnologia pode ser a maior aliada de seu negócio quando o assunto é trazer eficiência e simplificação aos processos cotidianos da empresa.
O planejamento orçamentário empresarial pode ser mais eficiente, seguro e objetivo, reduzindo custos e problemas de dados perdidos e de segurança da informação. Afinal, o próprio gestor tem a possibilidade de conceder as permissões aos perfis de acesso e todas as operações ficam registradas no sistema.
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