7 dicas para não errar no planejamento orçamentário empresarial

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Muitos negócios encontram dificuldades na hora de montar um planejamento orçamentário financeiro na empresa. De fato, essa não é uma tarefa simples, e por isso deve ser executada com muita paciência.

Além disso, muitos confundem esses dois conceitos. Ao passo que o planejamento financeiro é um documento que tem como função guiar a previsão das receitas, despesas e resultados do negócio em uma visão mais ampla, o orçamento visa fazer uma estimativa de entradas e saídas de modo mais imediato.

Da mesma forma que um plano bem-executado pode alavancar os lucros de uma empresa, um planejamento malsucedido e a falta de um orçamento bem-definido podem levar uma empresa à falência.

Neste artigo, buscamos demonstrar as principais diferenças entre esses dois instrumentos financeiros, revelar as maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas no momento de elaborar seu planejamento financeiro e orçamentário e apontar as melhores saídas para tais dilemas. Continue lendo para saber mais!

A diferença entre planejamento orçamentário e planejamento financeiro

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é uma ferramenta que buscar gerenciar os recursos financeiros da empresa a longo prazo. Isso significa que ele dará aos gestores uma visão das finanças do negócio para os próximos anos, e deverá estar alinhado aos objetivos da empresa a fim de ajudar na tomada de decisões diante de oportunidades e tendências.

Esse tipo de planejamento também define metas de investimentos, gastos e receitas e estabelece meios de poder alcançá-las. Mas, para fazer um planejamento de médio e longo prazo, é necessário avaliar um cenário mais concreto. Aí que entra o planejamento orçamentário.

Planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário busca fazer uma previsão das movimentações financeiras a curto prazo. Podemos então vislumbrar um horizonte de 1 a 6 meses, ou no máximo 1 ano. Nesse registro, incluem-se entradas e saídas fixas e variáveis.

Com isso, os gestores poderão avaliar os resultados e comparar os valores com as metas antes definidas. Ao mesmo tempo, é possível identificar gastos não necessários e criar políticas de redução de despesas.

Assim, como você pôde perceber, o planejamento orçamentário financeiro compreende duas ferramentas que se complementam, embora façam parte de dois processos distintos, pois um visa o curto prazo, e o outro vislumbra o médio e longo prazo. Mas qual é a importância de lançar mão desses instrumentos financeiros? Confira a seguir!

A importância do planejamento orçamentário financeiro empresarial

O orçamento é um instrumento valioso de promoção do planejamento e monitoramento da situação empresarial, não importando o nicho de atividade, natureza ou porte do negócio.

Logo, é o planejamento orçamentário empresarial que controla, da forma mais precisa possível, as iniciativas operacionais e estratégicas da empresa. Normalmente, a previsão abrange o prazo máximo de um ano, proporcionando uma projeção bem aproximada do que se enfrentará no futuro.

Em síntese, é por meio do planejamento orçamentário empresarial que são estipuladas as metas para cada um dos setores e profissionais envolvidos, oferecendo, assim, uma visão abrangente de onde a empresa deve chegar.

Essa é uma das técnicas administrativas mais usadas pelas grandes instituições empresariais — nacionais e multinacionais — para auxiliar no alcance de seus objetivos.

Mas quando o planejamento orçamentário é negligenciado, a atuação dos gestores tende a se limitar ao acompanhamento mensal. Pareado a isso, em algumas organizações também existe o problema de gerentes e supervisores desconhecerem os objetivos e as metas da empresa.

Esse padrão de comportamento empresarial tem sido observado sobretudo em organizações de pequeno e médio porte, em que existe resistência quanto à utilização do orçamento empresarial como ferramenta de gerenciar e se antecipar a resultados futuros.

Contudo, como se pode perceber, esse posicionamento precisa ser urgentemente revisto, já que a estrutura organizacional e a forma como as pequenas e médias empresas são dirigidas as tornam ainda mais vulneráveis às oscilações do mercado.

Por essa razão, elas devem se empenhar no desenvolvimento de iniciativas de gerenciamento que viabilizem a tomada rápida de decisões, sendo o planejamento orçamentário empresarial uma das principais delas.

Quando falamos do planejamento financeiro, o tema é igualmente relevante. Esse registro ajuda o empreendedor a ter uma visão clara de como estará a saúde do seu negócio em futuro mais distante. Essa projeção é importante para que as estratégias sejam definidas para garantir um crescimento sustentável.

Leve em conta que o planejamento financeiro enxerga um futuro não previsto pelo orçamento. Por exemplo, digamos que a empresa esteja investindo em um consórcio para a aquisição de maquinário. As parcelas dessa contratação estarão presentes no orçamento, mas será o planejamento financeiro que vai definir como será feita a compra dos equipamentos no término do contrato e que retorno a empresa deseja obter com esse investimento.

Outro exemplo que se encaixa bem é a troca dos computadores de um setor específico, cuja vida útil esteja para acabar dentro de 2 anos. O planejamento financeiro ajuda a empresa a se preparar para esse investimento, levando em conta, por exemplo, recursos que devem ser acumulados até lá para que a transação não impacte negativamente o fluxo de caixa do negócio. Dependendo da estratégia adotada, isso vai refletir no orçamento.

Assim, ambas as ferramentas se tornam indispensáveis para qualquer empresa que deseja se manter financeiramente saudável. Então, considere as dicas abaixo para não errar no planejamento orçamentário financeiro da sua empresa.

7 dicas para um planejamento orçamentário financeiro sem erros

1. Planeje o orçamento da empresa com calma e tempo

Devido à complexidade de um planejamento orçamentário — cujo conteúdo abrange os diversos setores de uma empresa, além de envolver diversas análises no plano financeiro — e sua importância no processo de administração, sua elaboração deve ser minuciosa e executada com um longo prazo de antecedência.

Sua estruturação deve ser feita em condições adequadas e realizada por profissionais qualificados, já que, do contrário, os objetivos e a própria existência da empresa correm risco.

2. Não tome as decisões sozinho

Para que se tenha uma administração eficiente e eficaz, o orçamento deve integrar aspectos operacionais e financeiros. Dessa maneira, ele deve levar em consideração a opinião dos profissionais responsáveis pelos diversos setores, ainda que a decisão final caiba à diretoria da empresa.

Outra opção é contratar um serviço de consultoria, o que pode ajudar a resolver esse tipo de problema facilmente.

3. Revise periodicamente seu planejamento orçamentário financeiro

O planejamento orçamentário também tem por objetivo deixar claro para a administração e para os sócios da empresa quais são as aspirações e situações da empresa. Ele consiste em uma poderosa ferramenta para avaliar a realidade e conferir se ela condiz com o planejado.

O planejamento estratégico de uma empresa, portanto, deve ser realizado periodicamente, sobretudo no que diz respeito aos planos de longo prazo.

4. Delimite objetivos e metas

O orçamento se baseia nos acontecimentos passados, a partir dos quais são identificadas as mudanças necessárias. Ele mensura as atividades da empresa em aspectos econômicos e financeiros. Como resultado, são obtidas melhoras na avaliação e utilização de recursos.

Quando as metas não são traçadas com base na análise desses dados, o planejamento, que tem como meta principal alcançar determinados objetivos, é comprometido. Ou seja, ele perde sua razão de ser.

Hoje em dia, existem diversos programas disponíveis que podem auxiliar nessa tarefa de análise e interpretação dos dados.

5. Defina os meios de produção mais adequados

Uma vez delimitados os objetivos a serem cumpridos, deve-se buscar os melhores meios de aplicá-los. Isso exige a definição mais objetiva possível do processo de produção, ou os meios de produção mais adequados. De nada adianta traçar objetivos sem especificar os meios utilizados para alcançá-los.

É importante pensar de onde virão os recursos para investir em melhorias do processo. Será necessário cortar despesas de um departamento para investir em outros? Tudo isso precisa ser definido previamente para que o planejamento orçamentário possa sair do papel.

6. Promova a simulação de cenários

O desenvolvimento do orçamento deve levar em consideração a simulação de cenários, isto é, projeções sobre mudanças externas e internas, identificando e analisando os impactos que a empresa pode sofrer.

O gestor pode simular, por exemplo, se a organização seria capaz de se manter produtiva no caso de as vendas crescerem 10%, ou quais seriam as consequências financeiras de um aumento coletivo dos salários pagos.

Em qualquer um desses casos, é preciso analisar os resultados e acompanhá-los em periodicidade mensal. Assim, é possível avaliar se os objetivos planejados estão sendo atingidos ou se será necessário fazer ajustes ao longo do caminho.

É bom que se compreenda que, além do planejamento orçamentário empresarial, as métricas devem ser definidas com base em objetivos estratégicos, táticos e operacionais, bem como a missão, a visão e os valores da empresa.

Não temos controle sobre o futuro, especialmente quando se trata do longo prazo. Assim, é fundamental que, em seu planejamento financeiro, sua empresa esteja preparada para lidar com qualquer situação adversa.

Por isso, aliste todas as suas despesas fixas e variáveis, defina metas e pense no seu ciclo operacional dentro de diferentes cenários. Por exemplo, o que seria necessário para sua empresa continuar sustentando as operações em uma situação de recessão econômica? E se houvesse um grande aumento de demanda? Haveria recursos suficientes para contratar funcionários ou insumos adicionais, por exemplo?

7. Invista em um software de planejamento orçamentário

Contar com um software para o planejamento orçamentário empresarial tem se tornado fundamental para empresas das mais diversas áreas. A partir da adoção desses poderosos recursos, o controle do orçamento se torna mais preciso, o que, por sua vez, faz com que as finanças sejam mais bem administradas.

Tais ferramentas, além de viabilizarem a realização do planejamento orçamentário, auxiliam em diferentes frentes, tais como: projeção de folha de pagamento, vendas, investimentos e, ainda, no gerenciamento matricial de despesas e mapas estratégicos, em alguns casos.

Mas isso não é tudo: um software aplicado ao planejamento orçamentário empresarial possibilita ainda a estruturação de planos de ação e a análise de desempenho com base na comparação entre o que foi orçado e o que foi realizado. Normalmente, as ferramentas oferecem relatórios versáteis e de fácil compreensão, possibilitando uma consolidação de resultados muito mais rápida.

Com isso, o planejamento orçamentário empresarial se torna mais eficiente, seguro e objetivo, reduzindo problemas de dados perdidos e de segurança da informação. Afinal, o próprio gestor tem a possibilidade de conceder as permissões aos perfis de acesso e todas as operações ficam registradas no sistema.

Em suma, quando se emprega a tecnologia, o planejamento orçamentário financeiro da empresa se torna muito mais rápido e transparente, e isso permite que os recursos sejam mais bem direcionados.

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