Aprenda agora a fazer um RFP excelente com essas 6 dicas!

Request For Proposal

Um Request For Proposal, ou RFP, é um documento elaborado para solicitar que fornecedores escolhidos apresentem propostas para aquisição ou contratação de produtos ou serviços.

Com a necessidade cada vez maior de investir em tecnologia, entender como e’ quando fazer esse processo é um asset muito importante para diretores e empresários.

Você quer começar a definir um modelo de RFP que ajude a sua empresa a conseguir as soluções que mais se encaixam nas suas necessidades e no seu orçamento? Então veja estas 6 dicas!

1. Faça o melhor levantamento de demanda possível

Para que seu RFP resulte em uma verdadeira solução para o negócio, que solucione problemas e atinja objetivos, é preciso que o seu levantamento de demandas seja perfeito.

O que a empresa precisa? Quais aquisições e contratações dentre essas ferramentas são prioritárias? Qual o retorno esperado desse investimento? Envolver os colaboradores da área é a melhor forma de garantir respostas assertivas a essas perguntas.

2. Seja bem preciso e detalhado em seu RFP

Um modelo de RFP vago vai retornar como propostas de fornecimento vagos. Uma empresa eficiente gasta exatamente o que precisa na exata solução para seus problemas. Sem mais, sem menos.

Ter atenção aos detalhes e discriminar bem tudo o que se precisa vai ajudar o fornecedor a encontrar a melhor solução junto com você.

3. Defina bem seu escopo

Outro problema comum em um modelo de RFP é cometer erros na avaliação de demandas que apontem a empresa para fornecedores inadequados.

Você precisa definir com atenção a atividade a ser realizada, os serviços e produtos a serem apresentados, o prazo esperado para a solução, responsabilidades, formas de pagamento, etc.

Lembre-se: o RFP será a base para o contrato de aquisição ou de serviço. Começar já desse ponto sem planejamento é garantir falhas de implementação no futuro.

4. Encontre os fornecedores mais adequados para aquele modelo de RFP

RFP definido, é hora de levá-lo até os fornecedores. Mas cuidado: não adianta sair distribuindo o documento para todo o mercado.

Uma boa ideia é começar sua pesquisa de fornecedores antes disso, para encontrar aquelas empresas que mais se destacam na qualidade do serviço e, principalmente, no alinhamento com as suas expectativas de negócio.

5. Exija comprometimento na execução do que foi levantado

Se você teve todo esse cuidado para desenhar um modelo de RFP, é natural exigir a mesma preocupação dos fornecedores escolhidos.

Exija que eles apresentem a proposta com todas as informações determinadas no documento e que cubram todas as demandas listadas. Se ele não é capaz de fazer isso, pode descartar essa opção de cara.

6. Aposte na negociação

A vantagem de um RFP detalhado é que você tem mais material para negociar valores e condições de pagamento. Responder a um RFP significa ler e compreender a proposta do fornecedor, esclarecer dúvidas, apresentar contrapropostas e garantir que estão assinando o que foi prometido.

Vale reforçar que, nem sempre, guiar-se pelo preço é a melhor escolha quando se envia um RFP. O melhor fornecedor é aquele capaz de entender suas necessidades e que trabalha junto com você desde o primeiro contato para que sua solução seja uma ferramenta de crescimento mútua.

Ficou alguma dúvida? Está nesse momento preparando um modelo de RFP? Então deixe seu comentário aqui embaixo, quem sabe não podemos ajudar!


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