APÓS MIGRAR AS ATIVIDADES ADMINISTRATIVO-FINANCEIRAS E CONSTRUIR INTERFACES COM O SISTEMA LEGADO, COMPANHIA ENTROU NA SEGUNDA FASE DO PROJETO COM A IMPLANTAÇÃO DOS MÓDULOS DE COMPRAS E GERÊNCIA DE ATIVOS DO MXM-Manager®.
A Amil Assistência Médica Internacional, uma das maiores administradoras de planos complementares de saúde do país, iniciou a segunda fase do projeto de implementação do MXM-Manager®, com a ativação das funcionalidades de gestão de processos, compras, contratos, estoque, patrimônio e fiscal. O sistema entrou em produção no dia 1º de junho de 2005, sendo contempladas inicialmente as atividades administrativas e financeiras, com a construção de interfaces com aplicativos legados. A terceira etapa abrangerá as áreas de venda, comissionamento e faturamento. "Aproveitamos o momento da implementação para buscar alinhamento entre os processos (nas diversas unidades operacionais da empresa). O sistema também padroniza as informações gerenciais, de forma que a alta direção possa ter uma visão consolidada do que ocorre na companhia", conta Márcio Mazzei, diretor administrativo-financeiro da Amil Assistência Médica Internacional.
Anteriormente a empresa utilizava outro pacote de ERP, restrito às atividades financeiras. "Chegamos a pensar em buscar ferramentas no mercado para outras áreas, mas preferimos optar por uma solução integrada, inclusive pela referência de outras unidades do grupo", lembra Mazzei. Mesmo na área financeira, o MXM-Manager® viria a resolver problemas de adequação às regras fiscais e tributárias, mais difíceis de serem previstos com o sistema anterior.
A decisão de adotar o MXM-Manager® foi tomada em dezembro de 2004 e abrangeu várias empresas do Grupo Amil: Aeromil Táxi Aéreo; Amil Franchising; Amil Planos por Administração; Promarket Propaganda e Marketing; Amil Seguradora; e a Amil Assistência Médica Internacional, que possui unidades em São Paulo, Brasília, Curitiba e Rio de Janeiro. "Nas atividades financeiras, as empresas tendem a seguir um padrão geral. Mas, na gestão, cada uma adotava seus próprios procedimentos, que agora podem ser uniformizados com a ferramenta. Outra vantagem é que consolidamos as informações gerenciais, que antes ficavam dispersas em planilhas e relatórios paralelos", diz Mazzei.
Durante o primeiro semestre, a equipe de TI da Amil e os consultores da MXM trabalharam na construção de interfaces entre o ERP e alguns sistemas muito especializados, como controles de custos médicos e comissionamento de corretores. "Quando a Diretoria Médica aprova uma fatura, apoiada em software próprio, a informação entra direto no Contas a Pagar, no ERP", exemplifica Mazzei. "A capacidade e o empenho da área de TI da Amil contribuíram muito para acelerar as integrações com o back office", reconhece Alexandre Sá, gerente da unidade São Paulo da MXM.
Na área operacional, uma das inovações destacadas por Mazzei foi a criação de requisições eletrônicas com verificação
on-line de disponibilidade no orçamento. "Se um pedido de compra estoura o orçamento definido no ERP, a rubrica é verificada para que se tomem as devidas medidas. No controle de despesas gerais, temos que lidar com milhares de rubricas e esse gerenciamento seria complexo sem uma ferramenta de apoio", menciona o diretor.
Do ponto de vista gerencial e estratégico, o objetivo foi minimizar o uso de relatórios e controles paralelos e consolidar as informações de forma unificada no ERP. "A padronização reduz os riscos de erros ou visões do mesmo dado em contextos ou períodos de tempo diferentes (o que distorce as avaliações e compromete a precisão das decisões)", explica Mazzei. "Criamos estrutura para novos instrumentos gerenciais (a serem desenvolvidos), que permitem chegar aos detalhes de cada informação", acrescenta.
Além de trabalhar na parametrização e na integração com o ambiente de TI da Amil, a MXM também está pronta para entregar adaptações no software, respondendo às necessidades mais específicas das unidades de negócio. As parametrizações do
MXM-Manager® envolveram basicamente três áreas na Amil: TI, Financeira e Controladoria. "Talvez possamos contribuir com a própria evolução do produto", avalia Mazzei.