Veja como implementar a gestão eletrônica de documentos na empresa

É natural que os documentos da empresa passem por diferentes setores no decorrer das operações. Muitos deles — a grande maioria — em versão física, aumentando os esforços em organizá-los.

Para tanto, a gestão eletrônica de documentos (GED) é uma sistemática prática e eficiente para resolver os problemas de arquivamento de registros, seja em forma de papel ou digitalizada.

Isto é, um software de gestão eletrônica de documentos promove a automatização de processos, gerando economia de tempo e de recursos. Dessa forma, eleva a produtividade dos profissionais, já que dinamiza o trabalho de todos.

Em síntese, com a implementação de uma solução de GED, a organização tem a possibilidade de gerir todos os documentos de modo centralizado, mantendo-os devidamente armazenados e confiáveis para consulta.

Acompanhe, a seguir, como implementar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa!

Organização e inserção dos documentos no sistema

Em um primeiro momento, o ideal é definir uma equipe responsável por separar e organizar todos os documentos que deverão ser incluídos no software de gestão eletrônica de documentos.

Esses profissionais devem gozar de determinadas características, como serem suficientemente ágeis e demonstrarem uma alta capacidade de organização, sem que haja necessidade de cobranças, ou seja, devem ser também proativos.

Vale lembrar que, ao inserir os documentos no GED, a equipe deve também digitalizar aqueles arquivos que ainda se apresentam somente na versão física, promovendo, na medida do possível, a eliminação dos documentos em papel.

Categorização dos documentos

Não basta cadastrar os documentos no sistema, é preciso conferir a eles a devida organização. Para tanto, é preciso que as informações inseridas sejam catalogadas inteligivelmente para que assim possam ser localizadas de forma rápida quando forem procuradas.

A empresa deve aplicar uma categorização qualquer, desde que compatível com a necessidade de promover a devida rastreabilidade dos arquivos. Ou seja, deve ser estruturada uma sistemática que otimize os trabalhos dos colaboradores, e não um modelo burocrático de organização de arquivos.

Finalmente, a depender da complexidade e volume de documentos, pode ser necessário elaborar um projeto de gestão documental, documento que, dentre suas finalidades, deve padronizar a nomenclatura e organização dos arquivos.

Níveis de acesso aos documentos

Existem documentos de todo tipo, desde aqueles rotineiros, que ficam na mesa dos profissionais durante dias, até aqueles cujo conteúdo é estritamente confidencial. Portanto, devem existir perfis de acesso para cada modelo de documento.

Por exemplo, o sistema de gestão eletrônica de documentos deve viabilizar o acesso às informações estratégicas, financeiras e similares aos gestores, bem como restringir a consulta a essas informações por parte de terceiros.

Contratação de uma empresa especializada

Em suma, vale dizer que a contratação de uma empresa especializada na implementação de soluções de gestão eletrônica de documentos é um excelente investimento. Assim, o seu negócio evita comprometer esforços e desperdiçar um tempo valioso em uma implementação malsucedida.

Afinal, no mundo dos negócios, não bastam boas intenções, é preciso ter a competência, as habilidades e os conhecimentos adequados para promover ações assertivas.

Sendo assim, deixar de contar com uma empresa especializada pode fazer o barato sair caro. E, infelizmente, esse é um padrão de comportamento muito comum em empresas que desejam reduzir os custos sem o planejamento adequado.

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