Vantagens do uso de um sistema para compilação de dados financeiros

*Atualizado em: 31/10/2017

A contabilidade foi feita manualmente até a década de 1980, quando o advento de computadores e softwares precisos deram início a uma nova era para as empresas.

Substituindo o tradicional balanço em folha, as novas demonstrações financeiras são produzidas em vias digitais, com estratégias de compilação de dados e agilidade na preparação.

Foi assim que surgiu o conceito do sistema de contabilidade moderno: trata-se de um conjunto de processos, procedimentos e controles que são destinados à compilação de dados, registro e classificação, de modo a garantir uma tomada de decisões mais eficaz no que diz respeito às finanças do negócio.

Isso acontece, pois dados eficientes e bem organizados são fundamentais para orientar a empresa, além de oferecem a gestores e proprietários informações relevantes que não estão disponíveis na contabilidade tradicional.

Pensando nisso, preparamos um artigo sobre os principais aspectos desses sistemas e como eles são operacionalizados no dia a dia de um negócio. Acompanhe e entenda melhor!

Automatize sua contabilidade e economize

Uma vez que todos os cálculos são manipulados por meio do uso de softwares inteligentes, a contabilidade computadorizada elimina muitos dos processos demorados que estão associados aos processos manuais.

Basta pensar no processamento de faturas. Quando existe uma integração entre os dados, é necessário apenas emitir um comando e todas as informações são processadas automaticamente, tornando a contabilidade menos demorada.

Como a contabilidade computadorizada é mais eficiente que a baseada em papel, naturalmente o trabalho será feito de forma mais ágil e o tempo será salvo. Além disso a automatização é a principal ferramenta utilizada para algumas tarefas importantes, tais como:

  • parametrização de estoque;
  • registro atualizado da posição contábil dos saldos em caixa e bancos;
  • lançamentos em contas patrimoniais;
  • apuração e cálculo de impostos ou contribuições;
  • preparação de informações úteis em poucos segundos.

Por fim, é importante compreender que os programas de contabilidade reduzem o tempo de trabalho do pessoal e até mesmo as despesas incorridas com uma eventual auditoria. Esse ganho acontece pelo fato de que os registros financeiros e contábeis passam a adotar uma estrutura mais limpa, atualizada e precisa.

Garanta velocidade com um sistema para compilação de dados financeiros

O mundo corporativo atual exige que gestores e contadores possuam dados em tempo real, demonstrando eficientemente a saúde financeira da empresa. Essa é a chave para início de um novo investimento, planejamento de novos produtos/serviços ou a melhoria de um processo interno.

Usando um software de contabilidade, todos os processos de preparação de contas se tornam mais rápidos. Além disso, declarações e relatórios podem ser criados instantaneamente com o clique de um botão.

Com isso, os gerentes não têm mais que esperar por horas ou dias até colocarem suas mãos em um relatório importante. É necessário apenas parametrizar os processos contábeis e programar as datas para emissão de cada relatório. Consequentemente, a própria tecnologia pode trabalhar em prol de um ambiente mais organizado e eficiente para os negócios.

Tenha acesso a seus dados de onde quiser

Usando software de contabilidade, os funcionários têm muito mais facilidade para acessar dados contábeis fora do escritório — e isso pode ser feito de forma totalmente segura. Quando sua empresa opta por uma solução online, é possível que o departamento financeiro trabalhe a qualquer hora, de qualquer lugarcom segurança.

Os dados estão instantaneamente disponíveis e podem ser disponibilizados para diferentes usuários, em diferentes locais, simultaneamente. Essa tecnologia é conhecida como computação na nuvem, ou cloud computing.

Em termos práticos, toda a gestão fica acessível em um servidor virtualizado que passa por diversos protocolos de segurança e performance. É possível, ainda, reduzir custos com a aquisição de aparelhagem e manutenção de equipamentos físicos, como computadores e armazenamento físico.

Visualizar suas contas usando um computador permite que você tire proveito dessa opção para analisar seus dados em formatos diferentes. Tabelas, gráficos e outros modos de apresentação estão disponíveis para que a compreensão dos dados seja ainda mais simples e eficiente.

Garanta uma contabilidade mais precisa e livre de erros

Os sistemas também são projetados para a adoção de critérios precisos, até mesmo nos menores detalhes. Uma vez que dados são inseridos, todos os cálculos são realizados automaticamente pelo software. Isso aumenta os acertos da contabilidade e reduz o erro humano.

Como existe compilação de dados e cálculos precisos, as demonstrações financeiras preparadas por computadores são altamente confiáveis. Além disso, todos os registros contábeis podem ser vinculados à informação preparada.

Isso auxilia processos de auditoria contábil, promove políticas de qualidade dentro da empresa e garante um controle mais preciso em relação aos impostos e contribuições. Certamente, é uma ótima opção para empresas que buscam destaque e excelência no mercado.

Escale sem se preocupar com a complexidade

Quando sua empresa cresce a quantidade de contabilidade necessária não só aumenta, mas se torna ainda mais complexa. Por meio da informatização, tudo é mantido de forma simples, porque filtrar dados com auxílio de software é muito mais fácil que em meio a um monte de papéis.

Imagine como seria se a empresa estivesse preparada para fechar um grande contrato. Esse tipo de operação pode, muitas vezes, dobrar o volume de informações contábeis necessárias para a gestão da empresa.

Nesse caso, um sistema tecnológico é a ferramenta ideal para crescer sem precisar, também, dobrar o número de trabalho e de funcionários. Como apresentamos durante o artigo, as técnicas de compilação de dados tornam todo o processo mais eficiente e rápido.

Dessa forma, é imprescindível que empresas que buscam expansão fiquem de fora dos conceitos da contabilidade informatizada.

Proteja seus dados de imprevistos

Os dados mais recentes podem ser salvos e armazenados em locais fora do ambiente de trabalho, para que estejam seguros com relação a incêndios, assaltos ou inundações. Você sempre terá um backup dos dados e em caso de desastres o sistema pode ser rapidamente restaurado em outros computadores.

Com base nos mesmo conceitos de computação na rede, é possível programar rotinas para o salvamento automático das informações. Geralmente, isso ocorre nos períodos não comerciais, possibilitando mais eficiência do sistema interno da empresa.

De todo modo, adotar essa política agrega um adicional de segurança para a gestão da empresa, possibilitando uma atuação mais objetiva no mercado. Em resumo, as vantagens do uso de um sistema para a compilação de dados financeiros são muitas.

E então, leitor? Percebeu como a contabilidade pode ser otimizada por meio de tecnologias e boas práticas de administração?


Aproveite para continuar aprimorando seus conhecimentos e baixe agora nosso e-book sobre gestão financeira empresarial de sucesso!

Mídia Social:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *