Sistema BPMS: entenda seus benefícios e saiba como escolher

Para quem busca uma maneira de destacar a empresa no mercado, por meio do aumento da competitividade, tem em um sistema BPMS uma ótima opção. A gestão de processos evoluiu muito nos últimos anos e pode se apresentar como uma maneira de melhorar resultados e reduzir custos.

Neste post, nós reunimos algumas informações interessantes acerca de sistema BPMS, como os principais benefícios de sua aplicação e como escolher um sistema que se adeque às suas demandas. Tome nota e boa leitura!

O que é um sistema BPMS

O Business Process Management System é um sistema responsável por auxiliar o gestor a modelar, executar, controlar e monitorar processos por meio da automatização de diversas tarefas.

Ao implementar processos com a utilização de um BPMS, o sistema garante que a execução ocorrerá conforme aquilo que foi planejado. O sistema de gestão é responsável por controlar a sequência de execução de cada tarefa, respeitando a ordem, evitando falhas ou qualquer esquecimento.

Garante a qualidade dos processos por meio da padronização de todas as tarefas. Você pode saber mais sobre como funciona a automatização lendo um post específico que escrevemos sobre o tema.

Benefícios de um sistema BPMS

São várias as vantagens que podem ser alcançadas por sua empresa a partir da implantação de um sistema BPMS. A seguir, vamos listar alguns dos principais benefícios:

Modelagem gráfica do fluxo de trabalho

Uma dificuldade constante para os gestores é mapear todo o fluxo de trabalho, ordem de tarefas e o funcionamento de todos os processos. Essas informações geralmente são de conhecimento apenas da equipe responsável. Isso prejudica as iniciativas de melhoria, já que não há visibilidade.

Com a adoção de um sistema BPMS é simples criar uma modelagem gráfica de todo o fluxo de trabalho, sendo possível manter uma visão macro acerca de todos os processos operacionais e administrativos da empresa.

Padronização dos processos

Em uma empresa que não conta com um sistema de gestão de processos as tarefas não seguem um determinado padrão, por conta da dificuldade de realizar uma auditoria completa.

Ao implantar um sistema BPMS é possível, também, visualizar todas os processos e aplicar um padrão a ser adotado por todos, além de verificar a adaptação individual ao que foi estabelecido.

Transparência nos processos

Realizar a melhoria de processos é fundamental para buscar manter e aumentar a competitividade de uma empresa no mercado, no entanto, em um negócio em que os processos não são transparentes, realizar essa melhoria é impossível.

Uma das grandes vantagens da aplicação de um sistema de gestão de processos é aumentar a transparência das tarefas, seus objetivos, pontos fortes e fracos, viabilizando alterações necessárias.

Automação de tarefas

Automatizar é necessário para aumentar a produtividade e aproveitar melhor a mão de obra disponível em sua empresa. Rotinas repetitivas ou atividades críticas devem passar por uma automatização para evitar falhas e demais riscos.

Identificar quais as tarefas que devem ser automatizadas e qual a melhor forma de realizar essa automatização é possível por meio da implantação de um sistema de gestão de processos.

Redução de custos

Uma expressão constante na mente da maioria dos administradores é ─ redução de custos ─ e uma ótima maneira de realizar isso é por meio da melhoria de processos.

Muitas vezes são demandados muitos recursos para uma determinada atividade e isso pode ser diminuído, pois alguns processos estão obsoletos e podem ser encerrados e algumas atividades podem ser remodeladas. Essas e outras atitudes podem ser identificadas por meio de um sistema BPMS.

Melhoria contínua

A qualidade hoje já não é uma exigência imposta por clientes mais criteriosos. No mercado atual, altamente competitivo, buscar manter o maior nível de qualidade possível é uma obrigação.

A implementação de uma ferramenta de gestão de processos permite identificar falhas e pontos fracos que podem ser melhorados em cada uma das atividades, assim como visualizar oportunidades para desenhar novos processos.

Produtividade

O aumento da produtividade é um dos principais benefícios da aplicação de um sistema BPMS e tal é a sua importância que criamos um tópico próprio para ela. A melhoria contínua dos processos facilita o aumento da produtividade.

É possível, com a mesma infraestrutura e sem a necessidade de maiores investimentos, produzir mais e com maior eficiência, apenas por meio da reorganização dos processos.

O mapeamento das atividades permite visualizar itens supérfluos e que retardam a produção assim como as falhas. Já o monitoramento, após todas as correções, garante que a melhoria contínua impedirá a perda de padrão e diminuição de produtividade.

Como escolher um bom sistema BPMS

Uma solução completa de BPMS deve contar com algumas características básicas para que possa cumprir com todas as expectativas e suprir as suas necessidades operacionais. Vamos listar quais itens devem ser observados para a contratação:

Conheça suas demandas

O primeiro passo para escolher um bom sistema BPMS é estar atendo a quais são as suas reais necessidades. Com isso em mente você poderá visualizar melhor quais são os fornecedores aptos para atendê-lo.

Experiência do usuário

O sistema de gestão de processos é um software assim como qualquer outro e, por isso, é necessário estar atento à experiência do usuário. Se você e seus colaboradores forem fazer uso do sistema e telas intuitivas, ter uma boa apresentação facilita a adaptação e treinamento.

Funcionalidades

Algumas opções no mercado podem contar com uma grande gama de funcionalidades, mas nem todas serão úteis para a sua empresa. Avalie quais são os itens ideais e quais são supérfluos.

Documentação integrada

A modelagem de processos é uma das principais funções de um sistema BPMS, no entanto é preciso que seja possível também manter uma documentação integrada, afinal é dessa maneira que são repassados os conhecimentos acumulados.

Biblioteca de processos

Contar com uma biblioteca de processos é uma ótima maneira de melhorar seus projetos futuros, visualizando aqueles que deram certo, os que não deram e o porquê de cada situação ter ocorrido.

Chegamos ao final de nosso post e esperamos que você possa ter entendido a importância de um sistema BPMS para a sua empresa e quais são os seus principais benefícios.

Quer saber mais sobre sistema de gestão de processos e como funciona uma implantação? Entre em contato conosco agora e veja o que podemos fazer por você!


Quer entender mais sobre BPMS e tudo o que ele pode fazer por sua empresa? Baixe agora mesmo o guia de BPMS para sua empresa e descubra mais sobre:

Mídia Social:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *