Saiba quais são os tipos de nota fiscal e entenda as diferenças entre elas

*Atualizado em 13/07/2018

Hoje, mais do que nunca, as empresas devem buscar a modernização de seus processos. E quando o assunto é nota fiscal, não é diferente. Afinal, independentemente do tipo de nota fiscal, esse é um documento de emissão obrigatória para todos os estabelecimentos.

Por isso, muitas companhias já adotam o modelo eletrônico e descartam a versão tradicional feita em papel — o que garante o cumprimento das novas exigências impostas pela Receita Federal do Brasil (RFB). Isso porque esse controle é um meio de o governo confirmar que os tributos estão sendo calculados e recolhidos corretamente.

Assim, para fazer o empreendimento crescer, é preciso atentar ao uso das notas fiscais. Para ajudá-lo nessa tarefa, desenvolvemos este post. Nele, mostramos quais são os principais documentos fiscais e explicamos como cada um deles funciona. Confira!

Qual é a importância das notas fiscais?

O uso de notas fiscais é essencial para controle. E isso não se limita àquele feito pela Receita Federal: inclui, ainda, o controle do consumidor e das atividades da empresa. Isso quer dizer que, dessa forma, é possível ter uma visão mais ampla dos serviços de garantia, do controle de compra e venda, do gerenciamento de estoques e da rentabilidade da companhia.

Para acompanhar a evolução das transações (principalmente as feitas pela internet), o sistema tributário teve de se adaptar. Afinal, era preciso armazenar as informações em um banco de dados virtual, que proporcionasse mais segurança, credibilidade, facilidade e controle.

Foi assim que surgiram as notas fiscais eletrônicas. O documento foi subdividido para atender às diferentes modalidades de negócios. O fato de haver modelos distintos para cada situação, no entanto, pode ser um pouco confuso para os gestores de segmentos variados.

Como funcionam os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica?

As notas fiscais eletrônicas têm como principal objetivo transferir as informações aos órgãos competentes por meio do formato XML. Assim, eles podem analisar como estão as operações comerciais da organização. Entre esses órgãos destacam-se:

  • Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ);
  • Receita Federal do Brasil (RFB);
  • Prefeituras municipais.

No Brasil, grande parte dos estabelecimentos opera com vários tipos de nota fiscal. Veja, a seguir, quais são as mais presentes no dia a dia das empresas.

NF-e

NF-e é um dos modelos que mais se faz presente no cotidiano das empresas. Isso porque sua finalidade é registrar a transação comercial de um produto ou serviço. A partir de sua elaboração, a Receita Federal fica apta a recolher o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte (ICMS).

É importante lembrar que a validação da NF-e só é garantida por meio de uma assinatura digital.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Esse modelo de nota fiscal foi desenvolvido para permitir a comunicação tributária sobre a prestação de serviços para prefeitura da cidade. Conforme ela é elaborada, o contribuinte transmite os dados de seus serviços por meio do Recebimento Provisório de Serviços (RPS), vinculado ao próprio sistema da prefeitura.

Seu uso possibilita a redução de custos para ambas as partes, de forma a garantir maior controle sobre a arrecadação do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Veja, abaixo, algumas características desse modelo:

  • o cancelamento pode ser feito até 5 dias após a emissão;
  • o envio pode ser feito após a finalização do serviço;
  • a nota deve estar relacionada apenas a um tipo de serviço.

Esse documento só é emitido em formato XML. É interessante que a organização o arquive por pelo menos 5 anos, para estar resguardada caso haja alguma auditoria fiscal.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse é um tipo de nota fiscal emitido a cada venda para o consumidor final. Seu atual modelo foi criado para substituir o cupom, entregue ao cliente em compras em lojas. Além de permitir a possibilidade da conferência para quem compra, garante um controle fiscal efetivo do governo.

Sua elaboração serve para descrever o que foi comprado pelo consumidor e, para isso, inclui alguns dados. Os mais comuns são:

  • identificação jurídica da loja;
  • condições do pagamento;
  • data e hora;
  • descrição da mercadoria.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Criada em 2012, essa é a nota fiscal específica para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas. Quem trabalha na área provavelmente já deve ter ouvido falar nele, já que tem a responsabilidade de registrar a prestação sobre esse tipo de serviço.

Seu uso ajuda a reduzir faturas e pagamentos duplicados, além de eliminar dados divergentes entre as notas e os produtos transportados. Sendo assim, quando for preciso emiti-lo, é essencial ficar atento para que as informações do remetente e do destinatário sejam as mesmas informadas na NF-e. Para isso, confira:

  • valor da mercadoria;
  • montante do ICMS;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
  • descrição do produto;
  • peso e volume.

Como a tecnologia ajuda no controle de notas fiscais?

A tecnologia permite grandes avanços na emissão de notas fiscais. Quando a empresa tem controle sobre as notas que deve emitir e o faz por meio de softwares adequados, consegue otimizar o tempo da equipe. E não é só isso: o uso de NF-es tem várias outras vantagens. Veja algumas, a seguir:

  • diminuição do uso de papel: quando as notas fiscais eram emitidas em papel, quanto maior a demanda, mais elevado era o custo;
  • redução de custos com o armazenamento físico de documentos: os arquivos eletrônicos podem ser guardados em espaços virtuais, na nuvem ou em diretórios de dados, que não demandam manutenção e não têm limite, já que sempre é possível aumentá-los. Além de ser mais simples, prático e eficiente, esse método permite encontrar rapidamente qualquer documento;
  • aumento da produtividade da equipe: todo o processo é muito mais simples com a nota fiscal, o que permite que os profissionais tenham mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas;
  • ampliação da segurança: a proteção aos documentos é bastante reforçada e, se por qualquer motivo, eles forem perdidos, é fácil recuperá-los diretamente do servidor em que estão hospedados;
  • otimização do controle fiscal: com todas as notas emitidas e recebidas registradas no sistema, há poucas chances de que alguma operação seja ignorada.

Todos esses benefícios permitem reduzir os custos operacionais da companhia — que, na maioria das vezes, afetam negativamente as atividades da organização. Além disso, a adoção dessa metodologia ajuda a diminuir a possibilidade de cometimento de infrações da legislação fiscal brasileira.

E então, gostou de conhecer os diferentes tipos de notas fiscais? Assim, fica muito fácil reduzir qualquer tipo de problema com a legislação fiscal brasileira, não é mesmo?


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