Saiba como fazer o controle de documentos de sua empresa

*Atualizado em: 01/02/2018

É natural que empresas mantenham uma grande quantidade de documentos importantes, que são impressos e gerados todos os dias. Por isso, cuidar para manter todos os registros organizados é fundamental — do contrário, os prejuízos à produtividade são iminentes.

Afinal, quando o controle de documentos da empresa não é adequado, o que costuma acontecer é dedicar muito tempo na buscar por diferentes arquivos, arcando com desgaste físico, mental e ainda incorrendo em desperdício de tempo.

É por isso que apresentaremos, a seguir, como fazer o controle de documentos da empresa de maneira eficiente, com alguns passos, e logo após os benefícios de se aplicar um controle documental. Confira!

Passos para um controle de documentos

Reunimos alguns passos simples para que você possa implementar um controle dos documentos gerados em sua empresa com maior segurança e organização, evitando perda de informações importantes.

1. Mantenha um local específico para os documentos

A depender do negócio, contar com um simples armário com tranca já é suficiente para armazenar e organizar toda a documentação. O mais importante é centralizar a papelada, dessa maneira, evita-se que os colaboradores fiquem procurando em diferentes locais.

Empresas de grande porte podem necessitar de uma área de arquivo maior, por exemplo, uma sala, a depender do volume de documentos, é claro. Mas os recursos de internet também podem ser explorados, usando a tecnologia como grande aliada.

2. Categorize os documentos e use pastas específicas

Apesar da organização de documentos prever uma padronização, a sistemática utilizada pode obedecer diferentes linhas. Por exemplo, separar os documentos por datas, assuntos, ou clientes. Essa categorização fará com que seja muito mais simples encontrar os registros buscados, sem estresse ou comprometimento de tempo.

Para que se possa ilustrar o entendimento, é possível contar com uma pasta destinada aos contratos, outra para armazenar documentos internos, outra para arquivar notas fiscais e assim por diante.

Vale dizer que não se deve entender pasta como sendo apenas um objeto pequeno, pois é só uma referência, ou seja, não impede que seja utilizada uma gaveta, ou mesmo uma estante.

Um sistema de etiquetas e códigos de barras também podem ser aplicados, rastreando rapidamente onde se encontram os registros.

Finalmente, trabalhar com pastas específicas no computador é uma opção a ser considerada, mas é importante não esquecer de manter um backup dos arquivos, garantindo que as informações sejam devidamente preservadas.

3. Delegue o controle de documentos da empresa

Não é preciso contratar um profissional específico, pois delegar a gestão de documentos para alguém com maior disponibilidade de tempo já é suficiente. Desse modo, estabelecer uma maior organização se tornará muito mais simples.

Com menos gente envolvida, fica muito mais fácil impedir que documentos sejam extraviados e otimizar a velocidade na busca pela documentação.

4. Use a tecnologia para controle de documentos da empresa

Como em qualquer ofício, não se pode fazer um bom trabalho sem as ferramentas adequadas. E, quando se trata do controle de documentos da empresa, não é muito diferente.

Utilizar soluções específicas para gerenciar o armazenamento de documentos é um dos maiores investimentos que a organização pode fazer para uma maior eficiência, recompensando todos os custos envolvidos.

Com o apoio da tecnologia, seja na forma de um software de gestão de documentos, ou mesmo contando com os recursos de cloud computing, o controle das informações da empresa se torna muito mais otimizado.

Benefícios da tecnologia no controle de documentos

Ao optar por seguir o passo 4 do post e adotar uma solução de tecnologia, como serviços em nuvem, para controlar e organizar seus documentos a empresa pode ter acesso a uma série de vantagens. Citaremos algumas delas.

1. Redução de custos

Uma das metas principais como forma de ampliação dos lucros é o corte e redução de custos. Ao optar por um sistema de controle de documentos, a empresa abre mão do uso de papel e impressões, o que incorre em uma grande economia de recursos.

Outro ponto a ser levado em consideração é o espaço físico necessário para o armazenamento de arquivos, que ao se tornar digital libera o espaço para ser utilizado de outras formas.

2. Acesso simples

A busca por documentos dentro de um arquivo físico pode levar um tempo considerável, ainda mais em casos nos quais não há uma organização correta nos documentos arquivados.

O uso de tecnologia facilita e muito o trabalho diário dos colaboradores da empresa, que em poucos cliques podem ter acesso a qualquer documento que tenham permissão de visualização.

3. Segurança

Documentos que se encontram em arquivos físicos podem ser lidos por qualquer pessoa que chegue ao local de armazenagem e estão sujeitos a catástrofes, como incêndios.

Ao optar pelo armazenamento de arquivos por meio de uma solução de software, seus arquivos estarão protegidos por meio de permissões de acesso e rotinas de segurança, além de possuir backup para o caso da ocorrência de danos ao hardware.

4. Produtividade

O tempo gasto criando, imprimindo, armazenando e distribuindo documentos físicos dentro de uma empresa pode tomar um tempo precioso de toda a sua equipe.

Utilizar sistemas de gestão e controle de documentos otimizam as tarefas relativas aos arquivos, criando um ganho de tempo para atividades chave da companhia e aumentando a produtividade dos colaboradores.

5. Compartilhamento

Com a utilização de arquivos físicos o compartilhamento de documentos e informações é dificultado. Questões importantes podem ser deixadas de lado por conta do extravio de documentos, além de pessoas não autorizadas que podem acabar tendo acesso a informações confidenciais.

O compartilhamento de arquivos é realizado de forma simples e rápido, dentro de um sistema de controle de documentos, e o gestor pode distribuir permissões entre os colaboradores para o acesso a determinados arquivos.

6. Redução do volume de documentos

Um problema recorrente nas empresas é o volume de documentos existentes. Não só os arquivados, mas o volume que precisa se manter na mesa do colaborador para consulta.

Uma solução de controle de documentos pode reduzir a quase zero esse volume de arquivos. Alguns itens poderão continuar sendo necessários, porém a grande massa será digitalizada e poderá ser consultada rapidamente por meio de um computador ou até mesmo um dispositivo móvel, como um smartphone.

Após ler este post esperamos que você possa ter compreendido a importância do controle de documentos da sua empresa, como aplicá-la e os benefícios de utilizar uma solução em tecnologia para isso.

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