Saiba como fazer o controle de documentos de sua empresa

É natural que empresas mantenham uma grande quantidade de documentos importantes, que são impressos e gerados todos os dias. Por isso, cuidar para manter todos os registros organizados é fundamental, do contrário os prejuízos à produtividade são iminentes.

Afinal, quando o controle de documentos da empresa não é adequado, o que costuma acontecer é dedicar muito tempo na buscar por diferentes arquivos, arcando com desgaste físico, mental e ainda incorrendo em desperdício de tempo.

É por isso que apresentaremos, a seguir, como fazer o controle de documentos da empresa de maneira eficiente. Confira!

Mantenha um local específico para os documentos

A depender do negócio, contar com um simples armário com tranca já é suficiente para armazenar e organizar toda a documentação. O mais importante é centralizar a papelada, dessa maneira, evita-se que os colaboradores fiquem procurando em diferentes locais.

Empresas de grande porte podem necessitar de uma área de arquivo maior, por exemplo, uma sala, a depender do volume de documentos, é claro. Mas os recursos de internet também podem ser explorados, usando a tecnologia como grande aliada.

Categorize os documentos e use pastas específicas

Apesar da organização de documentos prever uma padronização, a sistemática utilizada pode obedecer diferentes linhas. Por exemplo, separar os documentos por datas, assuntos, ou clientes. Essa categorização fará com que seja muito mais simples encontrar os registros buscados, sem estresse ou comprometimento de tempo.

Para que se possa ilustrar o entendimento, é possível contar com uma pasta destinada aos contratos, outra para armazenar documentos internos, outra para arquivar notas fiscais e assim por diante.

Vale dizer que não se deve entender pasta como sendo apenas um objeto pequeno, pois é só uma referência, ou seja, não impede que seja utilizada uma gaveta, ou mesmo uma estante.

Um sistema de etiquetas e códigos de barra também podem ser aplicados, rastreando rapidamente, onde se encontram os registros.

Finalmente, trabalhar com pastas específicas no computador é uma opção a ser considerada, mas é importante não esquecer de manter um backup dos arquivos, garantindo que as informações sejam devidamente preservadas.

Delegue o controle de documentos da empresa

Não é preciso contratar um profissional específico, pois delegar a gestão de documentos para alguém com maior disponibilidade de tempo já é suficiente. Desse modo, estabelecer uma maior organização se tornará muito mais simples.

Com menos gente envolvida, fica muito mais fácil impedir que documentos sejam extraviados e otimizar a velocidade na busca pela documentação.

Use a tecnologia para controle de documentos da empresa

Como em qualquer ofício, não se pode fazer um bom trabalho sem as ferramentas adequadas. E, quando se trata do controle de documentos da empresa, não é muito diferente.

Utilizar soluções específicas para gerenciar o armazenamento de documentos é um dos maiores investimentos que a organização pode fazer para uma maior eficiência, recompensando todos os custos envolvidos.

Com o apoio da tecnologia, seja na forma de um software de gestão de documentos, ou mesmo contando com os recursos de cloud computing, o controle das informações da empresa se torna muito mais otimizado.

E você? Tem alguma dificuldade no controle de documentos da empresa? Utilizar um software dedicado a essa finalidade pode ser a solução. Não está convencido? Confira esse post!

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