Saiba como avaliar custos e reduzir despesas da empresa

Minimizar os gastos é um objetivo comum de qualquer gestor que deseje reduzir as despesas da empresa. E mais do que um simples desejo pessoal, esse é um dos anseios que fazem parte dos objetivos estratégicos da maior parte das organizações.

Mas não existem razões para alarde, mover esforços no desenvolvimento das iniciativas certas é a solução, em vez de se adotar atitudes drásticas, como corte de pessoal para se reduzir as despesas da empresa.

Existem iniciativas muito mais simples e menos danosas. E é exatamente por essa razão que listamos algumas dicas de como ser capaz de reduzir as despesas da empresa, garantindo a sua sobrevivência no mercado. Acompanhe os tópicos seguintes!

Conceitos essenciais sobre custos e despesas

Antes de listar as dicas, é importante solidificar o entendimento sobre o assunto, principalmente no que diz respeito à diferença entre custos e despesas. Essa compreensão é essencial para que se possa analisar o comprometimento de capital da empresa.

Em síntese, os custos compreendem todo e qualquer gasto que tenha relação com a compra ou produção de mercadorias, por exemplo: matéria-prima, mão de obra e gastos gerais de fabricação, tais como depreciação de maquinário e equipamentos, energia elétrica, manutenção etc. Sendo que esses podem ser categorizados em custos diretos e custos indiretos.

Já as despesas dizem respeito a todos os gastos relacionados à administração da empresa, os investimentos no departamento comercial, área de marketing, desenvolvimento de produtos e financeiro, por exemplo.

As despesas giram em torno dos gastos que a empresa precisa arcar para que seja capaz de manter a sua estrutura funcionando, porém, sem relação direta com a geração de novos itens que serão comercializados.

Por que avaliar os custos e despesas da empresa?

Não importa qual o tamanho do negócio, a gestão de custos e despesas será sempre um fator decisivo para a sobrevivência da organização no mercado. Quer seja uma pequena empresa, ou em uma grande companhia, a gestão financeira pode tanto conduzir para o aumento contínuo dos resultados ou ensejar o fracasso do empreendimento.

Em poucas palavras, uma boa gestão de custos e despesas tende a proporcionar uma maior qualidade, eficiência e velocidade nas operações da empresa e, consequentemente, gera ganhos financeiros.

Abaixo seguem algumas dicas decisivas para promover uma melhor avaliação de custos e reduzir as despesas da empresa:

Mapeamento e automação dos processos

Mapear os processos é uma das melhores iniciativas que podem ser desenvolvidas para que se promova a eficiência da empresa, de modo a fazer mais com menos.

Só assim é possível identificar redundâncias, eliminar gargalos e desenvolver melhorias, ou, do contrário, o negócio fica refém de uma rotina engessada e ultrapassada, abrindo margem para que a concorrência se sobressaia. Com processos mapeados, é possível promover a automação e, consequentemente, reduzir expressivamente os custos.

Adotar um plano de ação de gestão orçamentária

Quando não se tem um planejamento orçamentário, as chances da empresa ser capaz de avaliar e reduzir as despesas caem drasticamente. Por isso que mover esforços na elaboração de um plano de ação é um das ações mais importantes para uma melhor gestão financeira.

Quando se tem o objetivo de reduzir gastos, é muito comum que as empresas façam cortes sem critério e, ao longo desse processo, acabem abrindo mão de recursos importantes para o negócio. E para que se evite essa situação, é preciso promover reuniões entre a administração e o departamento financeiro da empresa, visando o devido alinhamento.

Para tanto, uma iniciativa é manter um histórico atualizado com a discriminação de todas saídas. Com isso, é possível identificar de modo mais simples os gastos supérfluos, que não interferem na produtividade e na qualidade do serviço e, consequentemente, eliminá-los.

Adotar um software de gerenciamento financeiro

Ao implementar uma solução de gestão de custos, a empresa pode contar com maior praticidade no controle das despesas, já que os softwares viabilizam que as informações sejam reunidas em uma única plataforma, centralizando as informações e otimizando o planejamento e as estratégias de gestão.

E, para que se possa fazer a melhor escolha do sistema, o ideal é listar as funcionalidades necessárias, sem esquecer de levar em consideração as particularidades do negócio. Com esses critérios em mente, a opção pela melhor solução se torna natural.

Investir na publicidade de baixo custo

Uma alternativa para promover a redução de custos e, ao mesmo tempo, potencializar o faturamento, é investir em campanhas de marketing utilizando alternativas de baixo custo, como as mídias sociais, campanhas culturais e promoções.

Investir nesse tipo de publicidade deve ser encarado como uma forma de explorar a criatividade da empresa, conquistando o envolvimento de um número maior de clientes. Todavia, por mais que se utilize canais gratuitos de marketing, a campanha deve ser interrompida e reformulada se não for capaz de gerar resultados esperados, poupando o tempo dos profissionais envolvidos, que no final acabam se tornando custos e despesas.

Implementar uma política de banco de horas

Finalmente, uma boa alternativa para reduzir gastos, muito aplicada em diferentes empresas, é adotar o banco de horas, em vez do regime de horas extras. Com isso, a organização economiza no pagamento de horas extraordinárias, enquanto que o colaborador recupera o tempo trabalhado a mais em dias de folga, emendando feriados ou alongando as férias.

Todavia, é preciso que se dê atenção às restrições legais. Para que esse regime de trabalho não cause problemas judiciais e trabalhistas, é necessário que o colaborador receba essa compensação no ano em que fez as respectivas horas a mais. Do contrário, o empregador deve pagar por essas horas extras.

Perceba que não é preciso tomar medidas extremas para desenvolver uma avaliação de custos e reduzir as despesas da empresa. O que se deve ter em mente é que o melhor caminho é diversificar as estratégias, em vez de atacar uma única frente de maneira drástica, como é o que se costuma fazer na demissão de colaboradores.

E, para saber mais, não deixe de consultar este material! Com isso, você será capaz de desenvolver uma melhor gestão financeira empresarial, com reflexos significativos nos resultados do seu negócio!

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