Principais etapas da implementação de um Sistema de Gestão ERP

Quer segurança para os seus dados estratégicos? Que tal operar com sistemas amigáveis e intuitivos para elevar a curva de aprendizado? Deseja crescer reduzindo os custos? Se ao menos uma dessas respostas for positiva, você precisa saber mais sobre a implementação de um Software de Gestão Empresarial ou ERP (Enterprise Resource Planning, da sigla em inglês).

O primeiro dos conselhos para os que têm interesse no assunto é seguir à risca todas as etapas. Um ERP não entra em operação da noite para o dia. Processos meticulosos garantem a eficácia do programa.

Um suporte vigoroso e consistente do fornecedor também é imprescindível para o sucesso. Preparamos um didático cronograma neste e-book para tirar todas as dúvidas. Acompanhe!

1. Planeje a implementação

Se quase tudo na vida funciona melhor com planejamento, com o ERP não é diferente. Nesse ponto, serão mapeados os riscos, as demandas e os gargalos dos procedimentos de uma companhia.

É com base nessas informações que as demais fases serão executadas. Em todas elas, as carências e urgências vão nortear a instalação da solução tecnológica.

Embora haja uma variação de uma firma para outra, em geral, a construção do software segue cinco ciclos. Pode-se acrescentar novos, mas não é recomendável eliminar nenhum.

Considerados fundamentais, estes estágios são: o próprio planejamento, a customização, os testes, o treinamento dos usuários e a definição de um provedor para a assistência após a implantação. No último tópico, está situado o monitoramento para permitir as indispensáveis modificações, que terão de ocorrer constantemente.

Com a rápida evolução digital, são bem-sucedidas somente as instituições capazes de oferecerem retorno na mesma velocidade com a qual a internet se transforma.

Por essa razão, prefira empresas com habilidade para propiciar armazenamento e compartilhamento comflexibilidade na nuvem. Assim, será possível, por exemplo, visualizar como está o estoque em qualquer lugar do mundo.

No planejamento também é elaborado um cronograma, que trará previsões aproximadas sobre o momento certo para o início e o término de cada uma das partes do processo.

2. Treine seus funcionários

Se a curva de aprendizado na sua empresa é ruim, este é o momento de reverter o quadro. Os colaboradores são o combustível e o ERP o motor. Pouco, ou quase nada, vai adiantar implementá-lo sem a devida aplicação de recursos para capacitar o quadro de pessoal. Não economize dinheiro nem esforços nessa fase.

Contar com um aplicativo à disposição não basta, pois será crucial manuseá-lo. Os trabalhadores precisam compreender cada uma das funcionalidades.

O modelo mais comum de preparação é o que instrui um grupo da companhia e, depois, essa equipe repassa os ensinamentos do pacote ao restante. Procure, para esse estágio, empregados com facilidade para lidar com a tecnologia da informação e com pessoas.

Além de preparar os profissionais, é vital engajá-los no projeto. Por isso, é importante deixar claro que o objetivo é desburocratizar as atividades, não eliminar mão de obra.

No planejamento, apresentado anteriormente, foi mencionada a obrigatoriedade de constantes atualizações do software. Da mesma maneira que é preciso fazer upgrade sem interrupções no ERP, o mesmo deve acontecer com a formação dos empregados. Se há alterações na configuração, será inevitável informar sua equipe sobre elas.

Nesse sentido, a qualificação dos trabalhadores também vai ter de passar por reformulações frequentes. Uma boa estratégia para assegurar essa atualização é fomentar a cultura do nomadismo digital. Permita que seus funcionários usem da tecnologia para fazer, de qualquer canto do planeta, o seu lugar de trabalho.

Estimule-os a estudar e a entrar em contato com as novidades de TI. Uma sugestão é incentivar o hábito de inovar — não precisa nem de dinheiro.

Sugira, por exemplo, o uso de aplicativos de comunicação, como o Skype for Business, para realizar reuniões. Gastos com transporte entre filiais podem ser drasticamente reduzidos.

Basta levar esse modelo para outras atividades que os mesmos benefícios aparecem em efeito cascata.


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