O que é e-Social e como ele muda o dia a dia do profissional de RH?

Já ouviu falar no e-Social? Trata-se de um novo programa criado pelo governo para a unificação do envio de informações pelo empregador dos seus funcionários.

A ferramenta ainda não é obrigatória para todos os setores, mas promete trazer profundas alterações no dia a dia das empresas — principalmente no que diz respeito ao setor de recursos humanos, já que grande parte das mudanças nos processos internos estão relacionadas a essa área.

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O que é e-Social?

O e-Social é um novo programa do Governo Federal, cujo objetivo é facilitar e unificar o envio das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelos empregadores com relação aos seus funcionários.

Em poucas palavras, se trata de uma folha de pagamento digital, atrelada a um software que as empresas já utilizam em suas rotinas, sendo que o grande benefício se concentra na praticidade da centralização de informações.

Quer dizer, se antes era preciso preencher inúmeros formulários e declarações para cumprir com essas obrigações (como era o caso da DIRF e da RAIS, por exemplo), agora o processo foi unificado.

Todas as informações serão prestadas por meio de um formulário único, enviado pela internet, e posteriormente serão repassadas aos órgãos governamentais integrados ao sistema (como a Receita Federal e o Ministério da Previdência), que vão examiná-las de acordo com suas competências.

Como o e-Social funciona?

O funcionamento do e-Social, de forma sucinta, se dá pela inserção das informações solicitadas via sistema. Após esse passo, um arquivo (em formato .xml) é gerado, que deverá ser aceito e enviado ao repositório nacional, via certificado digital ou código de acesso.

E para que se possa entender ainda melhor o que é e-Social, sua dinâmica é bem simples: o departamento de RH envia ao sistema, de uma única vez, os dados necessários para CAGED, GFIP, RAIS referentes aos colaboradores, simultaneamente.

Demais informações são transmitidas a outros órgãos federais que mediam a interação entre empresa contratante e profissional contratado.

Entre as informações que compõem os relatórios, constam:

  • contratações e demissões;
  • horas trabalhadas;
  • alterações nos vencimentos;
  • folha de pagamento.

O envio de cada relatório deve obedecer um prazo, a depender de sua natureza. Por exemplo: informações relativas a admissões e desligamentos precisam ser submetidas com maior brevidade, dados inerentes à folha de pagamento obedecem um prazo mais flexível, e assim por diante. Desse modo, o recolhimento de tributos e do FGTS fica garantido.

Os dados enviados permanecem disponíveis para as entidades que integram o Comitê Gestor do e-Social. Esses órgãos tratarão essas informações conforme suas necessidades e as utilizarão para garantia de direitos, otimização de processos, elucidação de dúvidas fiscais e consolidação de dados sobre as áreas envolvidas nessa obrigatoriedade legal.

Vale ressaltar que o uso dessas informações pelos órgãos competentes deve se limitar ao que a legislação estabelece para o desenvolvimento de suas atividades, conforme suas respectivas competências.

Para quem é obrigatório o uso do e-Social?

A obrigatoriedade de adesão ao e-Social era apenas para os empregadores domésticos, mas de acordo com a mais nova norma, o e-Social será mandatório em 1º de janeiro de 2018 para empregadores e contribuintes com faturamento maior que R$ 78 milhões no ano de 2016. Em 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade passa para os demais empregadores e contribuintes.

O que muda no dia a dia do RH?

Ao descobrir o que é e-Social, é natural que se pense que esse novo sistema complicará a vida do RH, todavia é exatamente o contrário. O intuito é promover maior agilidade às operações.

É claro, em um primeiro momento, haverá uma curva de aprendizado até que o departamento de recursos humanos se adapte, e é provável ainda que seja necessário treinar colaboradores mais antigos para que sejam capazes de utilizar o sistema de forma correta.

Mas em longo prazo os ganhos serão exponenciais, afinal, essa é mesmo a intenção: dinamizar a prestação de informações e manter informações mais consolidadas. Mas não só isso, é de se esperar que a implantação do e-Social seja ponto de partida de uma mudança de mentalidade nos setores de Recursos Humanos de empresas brasileiras.

Vale reforçar que cada ocorrência trabalhista deve ser comunicada pelo RH no sistema dentro de um prazo, que muda a depender do evento:

  • as contratações e desligamentos, por exemplo, devem ser informados tão logo quanto ocorram;
  • os dados relacionados à folha de pagamento, por outro lado, devem ser enviadas em periodicidade mensal;
  • as marcações de férias devem ser comunicadas obedecendo-se o prazo de 30 dias antes de seu início.

Como facilitar o uso do e-Social na empresa

Com a exigência da implantação do e-Social nas empresas, mais do que de costume o RH precisa ser eficiente no desenvolvimento de suas atribuições. Conforme descrito anteriormente, a organização deverá enviar relatórios periódicos ao software do governo. Isso quer dizer que o gerenciamento de informações sobre os colaboradores deve ser o mais preciso possível.

Se não for desse modo, as informações prestadas não serão validadas, comprometendo a integração com a Receita Federal, gerando conflito com as informações prestadas sobre os empregados.

Vale alertar que caso a empresa ainda mantenha planilhas ou documentos no Word para a gestão de férias, concessão de benefícios, controle de ponto eletrônico, horas extras, entre outras atividades, é bom que se atualize.

Há grandes chances desses controles se mostrarem ineficientes (se é que já não são) a partir do momento em que os processos de auditoria governamental entrarem em operação.

Ou seja, o ideal é adotar uma solução mais eficaz, um software que seja capaz de automatizar todas as atividades burocráticas mencionadas acima, em vez de comprometer um valioso tempo para consultar diferentes documentos e sofrer com a desorganização de informações.

Em suma, o e-Social só tem a contribuir com o departamento de recursos humanos, viabilizando uma maior automação e confiabilidade às informações. Mas, para tanto, o RH deve buscar uma maior cooperação entre os setores da empresa.

Devem existir esforços concentrados na prestação das informações exigidas, e criar processos para manter os dados sempre atualizados, já que a omissão no seu envio ou inconsistências podem gerar a aplicação de multas e outras penalidades.


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