A importância do sistema de gestão de documentos para organização dos dados

gestao-de-documentos-organizar-seus-dados-mxm-01Organização é a chave para garantir a maior eficiência possível para qualquer negócio. Ter processos bem alinhados e funcionais para toda a equipe aumenta a rentabilidade da empresa de forma geral. E um ponto que deve sempre ser avaliado é a organização dos dados. Se as informações de trabalho da companhia estiverem bem alocadas e forem de fácil acesso, os processos podem fluir mais rapidamente.

Por isso, tantas empresas adotam um sistema de gestão, também chamado de ERP (Enterprise Resource Planning). Trata-se de um software capaz de catalogar e organizar todos os documentos da empresa de forma compreensível. Adotar tal ferramenta é praticamente vital para garantir o funcionamento de uma grande empresa.

Veja, neste post, alguns dos benefícios que um sistema de organização dos dados pode trazer para sua empresa.

Melhora o fluxo de informações da empresa

Uma das funções do sistema de gestão é gerar relatórios, planilhas e listas com todas as informações e documentos reunidos pela empresa. E o melhor é que essa mesma base de dados é acessível para todos os membros autorizados da equipe.

Qualquer adição ou remoção de dados fica imediatamente registrada e compartilhada. Isso melhora a qualidade da comunicação interna, além de reduzir o tempo que um determinado documento leva para passar de um setor para outro. Em alguns casos, é possível utilizar essa mesma ferramenta na comunicação com os clientes.

Facilita o processo de auditoria

Ter uma organização dos dados eficiente facilita muito o processo de auditoria, que é a revisão de várias informações da empresa para garantir que tudo está em ordem. Isso envolve verificar recibos, comparar registros de caixa e variações de orçamento, erros de registro, além de garantir que não há nenhuma ação ilegal em curso.

Claramente, é uma tarefa longa e burocrática, que depende da clareza total dos dados reunidos. Por isso, ter um sistema de gestão para acelerar esse processo e torná-lo mais eficiente é essencial.

Evita perda de informações

Um pesadelo para qualquer pessoa que trabalhe com a organização dos dados, especialmente em grupos e empresas maiores, é a perda de informações e documentos vitais. Frequentemente isso ocorre quando todos os registros são feitos em papel, ou quando a equipe não é devidamente treinada para lidar com essa parte mais burocrática.

Porém, como o sistema toma nota de todos os movimentos em tempo real, dificilmente algum documento será perdido. Inclusive, é possível resgatar versões antigas, já editadas, dos vários itens disponíveis. Isso evita problemas com registros incorretos e alterações indevidas.

Reduz custos com organização

Claramente, a organização dos dados é um processo caro. Frequentemente, algumas empresas precisam investir mais em controle de informações para prestação de contas. E ter que realizar tudo à moda antiga, com papéis e mais papéis, não é viável para uma empresa de médio ou grande porte.

Adotar um sistema de gestão não só remove os gastos com impressões como também acelera os registros e o resgate desses dados. Em outras palavras, o valor de aquisição ou mensalidade do software é bem menor diante do custo de tempo e esforço para manter tudo em ordem do modo tradicional.


Agora que você entende a importância da organização dos dados, é hora de buscar um sistema de gestão de documentos. Aproveite para se aprofundar sobre o tema e veja nosso artigo sobre migração de ERP para a nuvem.

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