A importância do sistema de gestão de documentos para organização dos dados

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Organização é a chave para garantir a maior eficiência possível para qualquer negócio. Ter processos bem-alinhados e funcionais para toda a equipe aumenta a rentabilidade da empresa de forma geral. Um ponto que deve sempre ser avaliado é a organização dos dados.

Se as informações de trabalho da companhia estiverem bem-alocadas e forem de fácil acesso, os processos podem fluir mais rapidamente. Por isso, tantas empresas adotam um sistema de gestão de documentos, também chamado de ERP (Enterprise Resource Planning).

Trata-se de um software capaz de catalogar e organizar todos os documentos da empresa de forma compreensível. Adotar tal ferramenta é praticamente vital para garantir o funcionamento de uma grande empresa. Veja neste post alguns dos benefícios que um sistema de organização dos dados pode trazer para sua empresa e como ele funciona. Boa leitura!

Saiba quais são os benefícios da organização de dados

Melhora o fluxo de informações da empresa

Uma das funções do sistema de gestão é gerar relatórios, planilhas e listas com todas as informações e documentos reunidos pela empresa. E o melhor é que essa mesma base de dados é acessível para todos os membros autorizados da equipe.

Qualquer adição ou remoção de dados fica imediatamente registrada e compartilhada. Isso melhora a qualidade da comunicação interna, além de reduzir o tempo que um determinado documento leva para passar de um setor para outro. Em alguns casos, é possível utilizar essa mesma ferramenta na comunicação com os clientes.

Facilita o processo de auditoria

Ter uma organização dos dados eficiente facilita muito o processo de auditoria, que é a revisão de várias informações da empresa para garantir que tudo está em ordem. Isso envolve verificar recibos, comparar registros de caixa e variações de orçamento, erros de registro, além de garantir que não há nenhuma ação ilegal em curso.

Claramente, é uma tarefa longa e burocrática, que depende da clareza total dos dados reunidos. Por isso, ter um sistema de gestão para acelerar esse processo e torná-lo mais eficiente é essencial.

Evita perda de informações

Um pesadelo para qualquer pessoa que trabalhe com a organização dos dados, especialmente em grupos e empresas maiores, é a perda de informações e documentos vitais. Frequentemente isso ocorre quando todos os registros são feitos em papel, ou quando a equipe não é devidamente treinada para lidar com essa parte mais burocrática.

Porém, como o sistema toma nota de todos os movimentos em tempo real, dificilmente algum documento será perdido. Inclusive, é possível resgatar versões antigas, já editadas, dos vários itens disponíveis. Isso evita problemas com registros incorretos e alterações indevidas.

Reduz custos com organização

Claramente, a organização dos dados é um processo caro. Frequentemente, algumas empresas precisam investir mais em controle de informações para prestação de contas. E ter que realizar tudo à moda antiga, com papéis e mais papéis, não é viável para uma empresa de médio ou grande porte.

Adotar um sistema de gestão não só remove os gastos com impressões como também acelera os registros e o resgate desses dados. Em outras palavras, o valor de aquisição ou mensalidade do software é bem menor diante do custo de tempo e esforço para manter tudo em ordem do modo tradicional.

Entenda como funciona o sistema de gestão de documentos 

Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de arquivos eletrônicos extremamente útil para organizar os documentos. A solução tem como objetivo facilitar o controle das informações da empresa, sejam ligadas à apuração de impostos, ao pagamento de fornecedores ou relacionadas aos demonstrativos financeiros.

O sistema é capaz de armazenar e disponibilizar os dados de forma simples e eficaz para todas as pessoas envolvidas no processo, trabalhando junto a um escâner a fim de converter documentos em papel para o formato digital. Além disso, ele disponibiliza um mecanismo de pesquisa para possibilitar o acesso rápido aos arquivos.

Veja as vantagens do sistema de gestão de documentos 

Se as informações da empresa estão sem controle e desorganizadas, está na hora de analisar a possibilidade de contar com um bom software. Conheça, abaixo, todos os benefícios de usar a solução!

Segurança dos dados

Manter os arquivos em pastas cheias de papéis é bastante arriscado. Os documentos ficam totalmente expostos à umidade, poeira e às condições climáticas, podendo provocar a perda dos materiais. Um sistema que opera na nuvem apresenta formas robustas para assegurar que os arquivos fiquem seguros.

Os backups diários realizam cópias atualizadas dos dados, enquanto a criptografia protege as informações contra invasão de hackers. Além disso, o sistema pode estabelecer diferentes níveis de acesso aos usuários, de acordo com as atividades desenvolvidas. Desse modo, é possível controlar as pessoas que visualizaram determinado arquivo ou que modificaram alguma informação. Isso, sem dúvida, dá mais segurança para as operações e total credibilidade para os dados.

Organização e maior capacidade de armazenamento

É muito complicado manter os documentos organizado se a empresa utilizar apenas as planilhas e o e-mail para gerenciar as informações. Isso exige muito tempo dos funcionários, o que impede que eles exerçam atividades gerenciais e de controle.

Uma solução em nuvem ajuda na organização dos documentos e na pesquisa por eles ao usar palavras específicas de busca. O software ainda aumenta a capacidade de armazenamento dos arquivos, já que o ambiente em cloud tem muito mais espaço disponível.

Além do mais, tal conversão dos documentos em papel para o meio digital ajuda a companhia a economizar muito espaço físico. Assim, o ambiente pode ser utilizado para outras funções, como criar uma área de integração ou alocar colaboradores.

Redução dos erros

Essa organização e agilidade que o software proporciona ajuda a empresa a reduzir os erros na apuração de impostos, nas análises de mercado e nas análises financeiras. Afinal, todos os dados estão reunidos em um único lugar, facilitando, portanto, uma avaliação mais precisa de todas as informações dos clientes.

Conheça o nosso sistema de gestão de documentos 

O nosso sistema de gestão de documentos, o Cloud Corporativo MXM-Drive, trata-se de uma solução completa, com todas as funções para o gerenciamento dos dados da sua empresa. Um sistema que tem um conjunto de ferramentas de auditoria e de produtividade para agilizar a sua rotina, com total controle e segurança.

Com o uso de tecnologia de ponta, vai ser possível economizar tempo nas suas atividades diárias de armazenamento e de consulta aos seus arquivos. Além disso, o sistema oferece o acesso remoto extremamente rápido e seguro. Confira alguns dos diferenciais do Cloud Corporativo MXM-Drive:

  • seus arquivos são classificados por nome, versão, descrição e tags para identificação;
  • acessado por meio de um portal personalizado com a sua identidade visual;
  • gerenciamento de páginas HTML para a sua comunicação corporativa;
  • toda política de segurança implementada pelo próprio usuário, sem precisar de conhecimentos de TI;
  • log de inclusão e alteração em todas as publicações e cadastros de arquivos para auditoria;
  • personalização do portal feita diretamente pelo usuário, sem precisar de programação;
  • pode ser utilizado a partir do nosso data center ou então instalado em sua infraestrutura local.

Enfim, ao contar com um bom sistema de gestão de documentos, como o Cloud Corporativo MXM-Drive, as rotinas burocráticas da empresa se alinham, tornando-se mais práticas. Assim, todos os profissionais podem aproveitar a ferramenta para guardar e fazer a organização dos dados relevantes, sem desgastes e perdas de tempo.

Agora que você entende a importância da organização dos dados, é hora de buscar um sistema de gestão de documentos. Então não perca mais tempo e entre em contato conosco agora mesmo!

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2 comentários em “A importância do sistema de gestão de documentos para organização dos dados

  1. Sr. Oliveira Responder

    Ótimo artigo. Gostaria de acrescentar que a eliminação de papel é um fator muito importante na organização dos documentos de uma empresa. Após o período de temporalidade, os documentos podem ser descartados de diversas maneiras, a própria empresa descarta ou a empresa contrata um serviço de eliminação. Por experiência própria posso dizer que a segunda opção é a melhor, pois o descarte não envolve somente jogar fora, é um processo onde o sigilo das informações tem que estar garantido. Aqui em Porto Alegre entrei em contato com uma empresa de descarte( http://www.ozoniobrasil.com.br/destruicao_de_documentos.html ) e os resultados do descarte são mais seguros do que por conta própria, e muitas vezes mais econômico. Fica minha dica aos amigos, forte abraço.

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