Gestão de ativos de TI: as 4 melhores práticas para a sua empresa

*Atualizado 20/07/2018

Gestão de ativos de TI: está aí uma prática necessária e fundamental para toda e qualquer organização de médio e grande porte.

Tenha em mente que o controle e o gerenciamento dos ativos relacionados à área da tecnologia são mecanismos muito relevantes no que diz respeito à redução de custos, sem contar a economia de tempo, fatores que, juntos, proporcionam resultados ainda melhores.

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Nesse sentido, o ponto a destacar é que o desconhecimento ou a não realização dessa atividade não provocará apenas a elevação dos gastos, mas também contribuirá para um ambiente de trabalho menos organizado e, consequentemente, com menor efetividade.

Gestão de ativos de TI

Antes de tudo, é importante compreender o que é a gestão de ativos de TI e o que ela envolve. Basicamente, pode-se entendê-la como a área que se responsabiliza por todos os componentes tecnológicos de uma empresa, sejam eles físicos ou virtuais.

Por mais simples que seja o seu conceito, e o gestor acabe por pensar que a gestão de ativos trata-se apenas de manter um inventário sobre toda a tecnologia utilizada na empresa, a sua execução na prática é complexa.

Essa atividade é responsável por gerir todos os componentes tecnológicos em utilização na empresa — físicos e virtuais —, possibilitando a visualização do estado atual de cada um deles.

Importância da gestão de ativos de TI

Por que isso não pode ser negligenciado? Porque esse setor está diretamente ligado à inovação, fortalecendo as estratégias da companhia. Além disso, ter esse ambiente bem controlado contribui para a eficiência dos sistemas internos, tornando-os mais ágeis, seguros e econômicos.

É por meio da gestão de ativos de tecnologia da informação que o gestor poderá observar quando um investimento é necessário ou não, se determinada tecnologia deve ser substituída ou se a empresa necessita de um novo recurso.

Benefícios da gestão de ativos de TI

As maiores contribuições da gestão de ativos de TI dizem respeito à redução de custos com tecnologia, por conta de um gerenciamento melhorado, e ao ganho em produtividade e eficiência. Esses últimos dois são consequência do uso de melhores e mais modernas tecnologias. Entre os principais benefícios, podemos citar:

  • implementação simples de novas tecnologias;
  • controle de custos;
  • realocação ou eliminação de licenças de software não utilizadas;
  • limitação da sobrecarga de sistemas;
  • redução de riscos;
  • atualização constante dos sistemas e hardwares;
  • aumento da segurança.

Implementação da gestão de ativos de TI

Como dito, muitos gestores têm em mente a ideia de que basta criar um inventário simples para estarem realizando uma gestão de seus ativos de tecnologia, porém essa atividade é muito mais complexa. Ela envolve um total controle sobre todos os aspectos de cada um dos ativos listados.

Por isso, contar com a ajuda externa pode ser essencial para o sucesso de uma estratégia de gestão de ativos. Buscar soluções de software que ofertem uma gestão otimizada pode ser a saída para simplificar essa atividade.

Melhores práticas

Existe uma série de atitudes que um gestor pode tomar para melhorar a sua gestão de ativos de tecnologia da informação e alcançar maior produtividade e eficiência do setor. Preparamos este artigo justamente para abordar esse assunto. A seguir, apresentaremos as quatro melhores práticas na gestão de ativos de TI. Confira!

1. Faça o mapeamento dos ativos

A primeira atitude a ser tomada é fazer o mapeamento dos ativos, que consiste na organização dos componentes e fatores associados às suas respectivas utilizações. Para realizar um mapeamento efetivo, geralmente dividem-se todos os ativos em três categorias básicas, que podem ser subdivididas depois. São elas:

  • equipamentos;
  • sistemas;
  • usuários.

Algumas subcategorias podem ser criadas dentro de cada uma delas, a depender do nível de controle que o gestor pretende exercer sobre todo o ambiente de TI e a quantidade de ativos que ele possui.

Por exemplo, dentro de sistemas, poderíamos criar duas subdivisões, sistemas operacionais e sistemas de gestão, onde, no primeiro, seriam colocados os softwares que auxiliam a cumprir a atividade fim do negócio; enquanto, no segundo, devem constar os sistemas de administração.

O cuidado de mapear todos os ativos permite que você obtenha os detalhes que interligam os serviços de tecnologia, algo que lhe possibilitará melhor avaliar os impactos causados pela área de TI. Com todas as ligações entre os componentes, você poderá visualizar quais as consequências de uma falha ou um erro.

2. Prepare o inventário dos componentes

Feito o mapeamento, o próximo passo é preparar o inventário dos componentes. Aqui, a ideia é simples: fazer a análise dos softwares, hardwares e também dos recursos humanos, tendo em vista deixar a estrutura de TI alinhada aos objetivos da empresa, buscando mantê-la sempre atualizada. Além disso, o inventário deve ser realizado de forma consistente.

Ele deve ser descrito conforme as categorias mapeadas e contar com o máximo de informação acerca de cada um dos componentes do ambiente de tecnologia da informação da empresa.

Digamos que sua empresa conte um sistema de gestão, por exemplo. Deve-se, no inventário, listar todos os dados pertinentes desse software, como data de vencimento de sua licença, última atualização, número de cópias em uso, entre outros.

3. Acompanhe o ciclo de vida dos ativos

Para muitos, é no acompanhamento do ciclo de vida dos ativos que, de fato, ocorre a gestão da área de TI. Sobretudo, é essa atividade que permitirá o controle dos ativos, facilitando a tomada de decisões no que diz respeito aos investimentos, reparos ou, até mesmo, à troca de funcionários.

Todo ativo de tecnologia da informação dentro de uma empresa possui um ciclo de vida, com começo e fim. Esse detalhe é muito importante na hora de se realizar investimentos em tecnologia, pois prolongar o uso de um ativo resulta em menos gastos.

Os itens que realizam trabalhos sob estresse contínuo, como servidores ou sistemas críticos — que recebem um grande volume de dados constantemente —, devem ser acompanhados com maior atenção. É interessante manter um plano de substituição pronto, caso ocorram falhas.

4. Integre as informações

Por último, não poderíamos deixar de falar de um dos fatores-chave para a gestão de ativos de TI: a integração das informações. Nesse caso, considere reunir todos os dados em um único local — isso certamente favorecerá o seu entendimento em relação às tecnologias da organização.

Em outras palavras, integrar as informações as tornará mais acessíveis, poupando tempo e esforço para entendê-las. Os colaboradores, por sua vez, também serão beneficiados, já que poderão melhor avaliar as demandas e respostas de cada ativo, por exemplo.

Cruzar os dados e visualizar as informações acerca de cada um dos ativos de TI em uso na empresa é uma ação de maiores benefícios de uma gestão otimizada. O gestor pode estar a par de qualquer alteração ou necessidade da empresa de forma simples e rápida.

Erros a serem evitados

Assim como em qualquer outra atividade dentro da empresa, a gestão de ativos de tecnologia da informação pode não alcançar os resultados esperados devido a um gerenciamento errôneo. Em seguida, mostraremos cinco erros que os gestores mais cometem nessa área.

1. Negligenciar políticas de segurança

Os malwares, códigos maliciosos utilizados por hackers para realizar invasões e roubos de informação, estão cada vez mais modernos e ativos na rede. Hoje, a grande maioria desses softwares utiliza de falhas de atualização de ativos.

Deixar de manter um controle sobre seus componentes de tecnologia da informação pode abrir uma série de vulnerabilidades que podem ser exploradas pelos cibercriminosos para prejudicar a sua empresa.

2. Deixar de fazer um inventário

O inventário de TI é peça importante de uma gestão de ativos tecnológicos e sem ele fica quase que impossível realizar um controle eficiente sobre todos os componentes em uso na empresa.

Sem um inventário bem construído e atualizado, o gestor não tem como conhecer informações importantes acerca de ativos e suas situações atuais. Consequentemente, não poderá tomar decisões em tempo hábil ou com total certeza sobre qualquer assunto ligado ao ambiente de TI.

3. Ignorar o uso de indicadores

É por meio dos indicadores que o gestor poderá saber a real situação de cada um dos ativos, o que se espera e como anda a produtividade e eficácia de determinado item do inventário.

Uma das atividades a serem realizadas durante o mapeamento dos ativos de tecnologia da informação é a criação de indicadores a serem acompanhados, como tempo de resposta, quantidade de falhas, produtividade, entre outros.

Ao acompanhar os indicadores definidos, o gestor poderá ter uma ideia geral da real situação do ativo, da necessidade de descarte ou atualização de determinado item.

4. Criar um planejamento superficial

Assim como um inventário carente de informações pode não ser de grande ajuda para realizar o controle dos ativos de tecnologia, um planejamento simples e mal realizado também poderá não fazer uma grande diferença.

É necessário planejar de forma eficiente para garantir o bom andamento dos processos internos do setor de TI e otimizar os trabalhos realizados por todos os envolvidos. A disponibilidade dos serviços e a performance da equipe do setor de tecnologia dependem diretamente de um planejamento bem desenvolvido.

5. Evitar a evolução tecnológica

Outro erro constante praticado em muitas empresas é evitar a evolução tecnológica, tentando prolongar ao máximo a vida útil de determinados ativos de tecnologia que já poderiam ter sido atualizados ou descartados.

Essa prática é realizada com o intuito, principalmente, de tentar minimizar os custos com a aquisição de novas tecnologias, porém perde-se em produtividade e eficiência que esses novos componentes poderiam trazer para a empresa.

Apostar em novas soluções pode ser um diferencial para a empresa, melhorando seus resultados perante seus concorrentes. A implementação de novos itens deve ser planejada de maneira eficaz para evitar investimentos frustrados.

Esperamos que, ao finalizar a leitura deste texto, você perceba que a gestão de ativos de TI serve como uma ferramenta de otimização interna, já que ela pode fornecer informações precisas e indispensáveis para o sucesso operacional do negócio.

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