Entenda a importância da integração de sistemas na empresa para os resultados

integracao_sistemas*Atualizado em: 16/11/2017

As organizações mais compromissadas com o desenvolvimento sustentável e otimizado de seus negócios, buscando equilibrar custos e receitas, geralmente investem uma boa quantia de capital financeiro em sistemas tecnológicos. E isso é vital, ainda mais em um mercado cada vez mais informatizado e repleto de possibilidades, graças às atualizações tecnológicas constantes.

Todavia, a diversificação desses sistemas torna sua gestão complexa, demandando tempo e conhecimentos especializados. E é nessa situação que a integração de sistemas surge como importante solução.

Pensando na complexidade do tema, resolvemos explicar mais a fundo sobre o que é a integração de sistema, como funciona e os principais benefícios dela na empresa. Ficou curioso e não quer perder nenhum detalhe? Então não deixe de ler este post até o final!

O que é a integração de sistemas?

integração de sistemas consiste em um processo que visa unir todos os sistemas organizacionais em um só ou torná-los interligados por meio de um software de gerenciamento. Inclusive, unindo os tipos de gestão utilizados junto aos sistemas independentes (ambiental, de segurança e saúde, de qualidade dos produtos etc.).

De maneira objetiva, o Sistema de Gestão Integrada, conhecido como ERP — do inglês Enterprise Resource Planning —, desenvolvido para realizar a integração de diversos departamentos da empresa, garante que os processos sejam otimizados e automatizados e que os dados sejam armazenados de maneira mais segura e em um só lugar.

Como a integração de sistemas pode favorecer os resultados de uma empresa?

Um projeto de integração de sistemas bem-sucedido permite ganho de agilidade nos processos organizacionais, além dos seguintes benefícios:

  • melhora a competitividade devido a um fluxo de informações mais dinâmico e fluído, o que permite que os colaboradores realizem tarefas e atividades de modo mais ágil;
  • tempo menor de resposta às demandas dos consumidores, pois é possível encontrar os dadosrapidamente, até mesmo numa interface que integre múltiplos sistemas. Ou seja, não é preciso acessar vários softwares para achar uma informação;
  • diminuição de erros causados por incompatibilidade de distintos sistemas (na hora da troca de dados entre eles);
  • maior integração entre setores, pois seus sistemas de gestão específicos trocam dados mais facilmente entre si;
  • redução na duplicidade de dados;
  • diminuição da burocracia;
  • melhora no monitoramento da infraestrutura informacional da empresa, podendo identificar riscos e problemas rapidamente.

Além desses benefícios, contribuem para a melhora do resultado final nos negócios, podemos citar outros que impactam diretamente no processo e no desenvolvimento da empresa:

Melhoria no controle de processos

Com a integração de sistemas nas empresas, todos os principais processos serão gerenciados por ferramentas informatizadas — diminuindo possíveis erros. Assim, todas as informações e operações serão registradas e monitoradas constantemente, sendo base de análise e estudo para visualizar possíveis melhorias de fluxos ou oportunidade de operações.

Dessa forma, nenhuma informação será perdida, esquecida ou negligenciada em qualquer circunstância durante toda a etapa do processo, garantindo que todos os colaboradores estejam cientes das suas funções e de acordo com todo o procedimento da empresa.

Diminuição de retrabalho

Por ter tudo documentado e automatizado, os retrabalhos passam a diminuir consideravelmente. Todas as informações, graças à integração de sistemas nas empresas, estarão disponíveis para todos os setores da empresa, sem que haja alteração, manipulação ou erro dos dados.

Com a diminuição do retrabalho e trabalhos repetitivos, a empresa poderá investir recursos humanos em projetos estratégicos ou tarefas mais significativas para o gerar mais lucros e garantir o crescimento e o sucesso do negócio.

Segurança das informações

Como a implementação da integração de sistemas nas empresas, nenhum dado poderá ser manipulado ou alterado, garantindo a veracidade e confiabilidade dos resultados. Assim, dispor os dados estruturados aos gestores e líderes, para facilitar e apoiar na tomada de decisões, é algo imprescindível. Até porque, essas informações serão base para tomadas de decisões mais precisas.

Assim, com um software de integração de sistemas, não só garante uma segurança maior nas informações como impacta no desenvolvimento da companhia.

Como essa unificação atende as necessidades da mais alta gestão?

A integração de sistemas proporciona maior agilidade aos processos organizacionais, tornando o desempenho operacional e gerencial otimizado. A alta gestão também poderá administrar o crescente volume de informações mais facilmente, inclusive numa única interface.

Além disso, existe diminuição nos custos de TI, pois fica mais simples fazer a manutenção dos softwares. Outra vantagem é que um projeto de integração de sistemas geralmente abre possibilidades para se incluir mais soluções no futuro, de modo que a empresa consiga acompanhar as principais tendências e novidades do mercado, adquirindo outras tecnologias.

Isso sem mencionar que sistemas integrados trocam e processam informações entre si mais facilmente, o que permite a obtenção de relatórios de modo ágil e com maior confiança de dados. Dessa forma, podendo maximizar as decisões dos gestores.

Quais os passos mais importantes para uma integração de sistemas bem-sucedida?

Existem 4 passos importantes para uma integração de sistemas bem-sucedida, amparados no ciclo PDCA (Plan/Planejamento, Do/Executar, Check/Checagem e Action/Ação). Para facilitar o entendimento de cada etapa, vamos explicar mais detalhadamente:

Planejamento

Nesse ponto é preciso levantar todos os sistemas da empresa, verificando seus níveis de compatibilidade e se a rede comportará o projeto.

Também é o momento de se definir o orçamento e montar um cronograma com objetivos e metas para a implementação, além de buscar no mercado as soluções de integração mais viáveis, até mesmo um parceiro tecnológico.

Executar

O projeto começa a ser implantado. Em vez de unir tudo de uma vez, a dica é realizar a integração fracionada para não atrapalhar muitos processos ao mesmo tempo.

Checagem

É o momento de monitorar se os sistemas foram devidamente integrados, se surgiram gargalos ou erros estruturais, operacionais ou no fluxo de dados entre softwares. É quando se monitora o progresso do projeto, se os objetivos e metas estão sendo alcançados.

Ação

Nesse passo os gestores, com os relatórios de avaliação e monitoramento em mãos, estipulam ações para corrigir as falhas encontradas.

Lembrando que é importante dividir tarefas e responsabilidade entre todos os gestores nesse projeto, não deixando apenas o departamento de TI encarregado dessa tarefa. Dessa forma, a integração de sistemas será otimizada, tendo como base as necessidades e especificidades de cada área. Por fim, vale ressaltar que esse projeto ajuda a otimizar recursos e investimentos em TI.

Como aumentar a eficiência da integração de sistemas nas empresas?

Um sistema ideal deve suprir todas as necessidades preestabelecidas no momento da elaboração do software para a empresa, como, por exemplo, melhoria do desempenho dos processos, gestão de contas a pagar e receber, gestão de estoque etc.

Assim, a companhia deve verificar continuamente os resultados que vêm obtendo e analisar se os objetivos estabelecidos estão sendo cumpridos e melhorados ao longo do tempo, graças ao software de integração de sistemas. Apenas com esse monitoramento é possível obter resultados constantes.

Com esse monitoramento, além de vislumbrar o crescimento da empresa, os gestores poderão enxergar gaps e possibilidades de soluções e oportunidades para o negócio, garantindo o aumento do faturamento e do sucesso.


E então, leitor? Entendeu um pouco mais sobre a integração de sistemas nas empresas? Aproveite também para baixar nosso e-book e entenda exatamente como funciona um sistema ERP!

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