Entenda a importância da gestão integrada para o sucesso da sua empresa

Não há dúvidas de que elaborar um planejamento estratégico é um passo fundamental para o desenvolvimento de uma boa gestão, já que garante decisões e esforços mais acertados. Todavia, isso, por si só, não é suficiente para assegurar o sucesso do empreendimento como um todo.

É importante acompanhar todas as atividades desenvolvidas nas rotinas operacionais do negócio para garantir que elas sejam executadas conforme o plano. Ainda que isso pareça um desafio, a boa notícia é que a tecnologia facilita muito esse acompanhamento e viabiliza que se faça a gestão integrada de toda a empresa.

Isso porque a tecnologia simplifica os processos, já que centraliza as informações: ou seja, os diferentes setores da companhia registram os dados em um só lugar e eles ficam disponíveis para todas as operações. Com isso, a comunicação melhora e os gestores obtêm uma visão holística do negócio.

Tanto a produtividade da equipe quanto a tomada de decisões são afetadas, pois todos conseguem trabalhar de forma mais organizada e se concentrar no que é realmente necessário.

Acompanhe os tópicos a seguir e saiba o que é gestão integrada e como esse modelo pode ser decisivo para o sucesso da sua organização! Boa leitura!

O que é gestão integrada?

Em síntese, a gestão integrada implica na organização de todas as operações do negócio em um único sistema com o auxílio de um software. Assim, promove-se a comunicação, confirma-se que as diretrizes sejam seguidas e, com isso, garante-se que as metas sejam alcançadas.

Essa unificação de informações compreende todos os setores da companhia. Assim, estão incluídos os departamentos administrativo, de compras, de vendas, de recursos humanos (RH), de licitações, de estoque, de controle de qualidade, entre outros. Daí o nome gestão integrada.

É importante deixar claro que um sistema de gestão integrada é semelhante a um Enterprise Resource Planning (ERP). Contudo, um sistema de gestão integrada completo e um ERP transcendem a função de servir como simples recursos de automação.

A implementação de um sistema de gestão integrada parte da premissa de avaliar as principais demandas do negócio.

A partir disso, aplica uma metodologia específica para facilitar as mudanças necessárias — ou seja, quais desperdícios devem ser eliminados, quais gargalos devem ser superados, quais métricas e indicadores precisam ser monitorados, e assim por diante.

Quais são os benefícios da gestão integrada?

A ideia por trás da integração dos diversos departamentos é permitir a automação e a otimização de processos, bem como o armazenamento seguro dos dados. Para que não restem dúvidas sobre a importância da gestão integrada, acompanhe alguns dos benefícios de se implantar essa sistemática em sua empresa.

Consolidação de vários softwares

É comum que as companhias usem diversos programas específicos isolados (em geral, um para cada departamento envolvido na operação). Além do custo de cada licença, muitas vezes não é possível fazê-lo interagirem entre si — o que pode representar grande desperdício de tempo e dinheiro.

Com um sistema de gestão integrada, o controle ocorre de ponta a ponta e engloba o gerenciamento de todos os departamentos da empresa. Assim, a comunicação interna se torna mais eficiente e os custos são drasticamente reduzidos.

Unificação de informações

Para entender a unificação e consolidação de informações, não é preciso ir muito longe: pense, por exemplo, em um supermercado. Todos os dias, é preciso ter o controle do que foi vendido, atualizar o banco de dados de clientes, gerenciar o estoque para que não faltem produtos nas prateleiras e outras tarefas afins.

Quando a gestão não é integrada, é natural que os gestores preparem pilhas de papéis com os dados de seus respectivos departamentos para fazer o balanço das operações e poder apresentar os resultados à direção. Esse é, portanto, um verdadeiro desafio: é preciso saber como reunir as informações para convertê-las em insights relevantes que possam, assim, agregar valor ao negócio.

Contudo, tendo em vista o grande volume de informações produzidas atualmente, bem como o tempo cada vez mais restrito para a tomada de decisões, é comum que muitos documentos não sejam levados em consideração e passem despercebidos quando administrados usando folhas de papel.

Felizmente, a tecnologia torna esse processo muito mais simples. Isso é possível porque oferece recursos que auxiliam na centralização de informações em um único local — graças aos sistemas de gestão integrada.

Em outras palavras, esse tipo de gestão permite que as informações dos diferentes departamentos da companhia sejam armazenadas em um mesmo espaço. O resultado é a otimização do compartilhamento de dados entre as equipes, o que automaticamente oferece uma visão mais ampla e completa aos gestores.

Confiabilidade dos dados

Com as informações todas concentradas em um único sistema, não há manuseio humano dos dados. Dessa forma, a confiabilidade naturalmente aumenta. Além disso, a transferência dessas informações para os órgãos fiscalizadores — também automatizada — acontece de maneira mais tranquila e sem erros.

Todos os registros de produção vão estar disponíveis, com o objetivo de facilitar o envio para os órgãos competentes. Assim, o registro no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) será feito com mais segurança e validado antes de os dados serem transmitidos para as instituições responsáveis.

Maior produtividade

Não se pode negar que a gestão integrada afeta diretamente a produtividade dos profissionais e a tomada de decisão dos administradores. Afinal, ao acompanhar o andamento das operações como um todo, as equipes são capazes de concentrar seus esforços de forma mais organizada e priorizar o que, de fato, é necessário realizar.

Como não poderia deixar de ser, os gestores, paralelamente, têm a possibilidade de elaborar um planejamento de operações mais assertivo. Isso acontece graças à visão macro do negócio e à precisão no acompanhamento das metas.

Melhor compartilhamento de informações

Como todas as áreas da empresa estão inseridas no sistema e atualizam lá os dados sobre suas rotinas, qualquer profissional autorizado passa a ter um melhor conhecimento sobre o que é feito internamente na companhia.

Dessa forma, um profissional de RH, por exemplo, tem melhor noção sobre a situação do setor contábil. Ao mesmo tempo, um colaborador da área comercial tem facilidade para saber como está o estoque de um determinado item.

Em outras palavras, com todas as informações necessárias sobre o que se passa dentro da empresa, os profissionais podem atuar com mais confiança e alcançar as metas com mais facilidade.

Padronização de procedimentos

Para que a gestão integrada possa ser, de fato, implementada, todos devem estar nivelados no que diz respeito ao conhecimento sobre os processos e os procedimentos da organização. Ou seja, cada profissional deve ter clareza sobre seu escopo de atuação na empresa.

Atualizar o status de uma atividade, promover avaliações regulares do setor, monitorar e analisar índices importantes são esforços que fazem com que os profissionais sigam estritamente os protocolos exigidos pela empresa e pela estrutura do sistema de gestão integrada. Tudo isso ajuda a promover uma melhor organização.

Otimização de processos

A padronização dos processos os torna mais ágeis e possibilita que os resultados sejam monitorados e controlados pelo gestor. O andamento dessas atividades permite, então, organizar as tarefas para atingir as metas propostas.

Além disso, é possível avaliar o desempenho dos colaboradores — a partir de histórico de vendas, por exemplo —, a produtividade da indústria, o relacionamento com os clientes e a qualidade dos serviços, entre outros. Como são baseadas em dados confiáveis e precisos, as decisões são feitas considerando elementos realmente relevantes.

Adequação do estoque

O sistema de gestão integrada, em sua essência, privilegia informações para que todas as áreas fiquem envolvidos na construção de um banco de dados completo. É ele que vai auxiliar os gestores a controlarem as compras, as vendas e as oscilações de estoque.

Assim, um profissional do departamento administrativo, por exemplo, pode se antecipar sobre quando será preciso fazer um novo investimento em estoque ou sobre como intervir no preço para chamar a atenção dos clientes, sem que haja comprometimento financeiro.

Ou seja, em meio a um momento turbulento, os profissionais podem decidir melhor sobre estratégias que minimizem o estoque. Assim, garante-se que as despesas sejam menores e protege-se o capital da empresa.

Aprimoramento da tomada de decisão

Se houver mais informações disponíveis, se os processos e os procedimentos estiverem padronizados em toda a organização e se os setores atuarem em conjunto e em prol um do outro, há um melhor processo decisório dentro da empresa.

Isso acontece porque há a implantação de uma gestão, de fato, integrada. Assim, essa administração não apenas acompanha, mas também apresenta informações fundamentais para a tomada de decisões mais rápidas e acertadas. Esse processo potencializa os resultados do negócio.

Tudo isso se traduz em maior controle da qualidade do trabalho, mais tempo disponível para os colaboradores desempenharem outras atividades e maior agilidade para que a empresa cresça e se desenvolva em um mercado cada vez mais competitivo.

Redução de custos, erros e perdas

Com a integração, o custo total da operação é reduzido. Isso acontece porque, quando há maior controle e supervisão, despesas eventuais são minimizadas, bem como há a eliminação do retrabalho e maior assertividade nas tarefas desenvolvidas.

Isso é possível, basicamente, graças à automação de funções que o sistema possibilita. Com ela, as falhas são efetivamente evitadas e os profissionais podem se dedicar a atividades que realmente tragam retorno para a organização.

Tudo isso traz redução de perdas, pois permite identificar quais pontos precisam ser melhorados. Dessa forma, operações e atividades que não agregam valor são removidas do processo e evitam-se erros e desperdícios de insumos e produtos.


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