Entenda como funciona a validade jurídica dos documentos digitais

evolução da tecnologia mudou drasticamente a forma como as empresas conduzem seus processos. Por exemplo, contratos que antes seriam assinados e verificados em diversos cartórios podem ser aceitos com uma assinatura eletrônica. Porém, algumas pessoas ainda questionam a validade jurídica dos documentos digitais, perdendo oportunidades de fazer negócios com mais facilidade.

De antemão, gostaríamos de esclarecer que sim, um documento digital pode ser aceito da mesma forma que uma versão impressa, desde que seu processo de validação seja feito corretamente. Não há razão para privar sua empresa desse recurso. Além de agilizar negociações, isso também reduz o volume de papel acumulado e corta custo no médio e longo prazo.

Se você ainda não sabe como fazer isso, não se preocupe. Vamos falar um pouco sobre como garantir a validade jurídica dos documentos digitais na sua empresa e sobre os principais cuidados que você deve tomar ao trabalhar com o mundo virtual. Acompanhe!

O que caracteriza um documento digital?

Apenas para efeito de classificação, um documento é considerado digital quando ele é armazenado na forma de um código eletrônico e visualizado por meio de um aparelho próprio para isso — geralmente um computador, smartphone ou tablet.

Dentro dessa definição, qualquer documento criado no seu computador, de texto ou imagem, pode ser considerado um documento digital. Porém, isso não significa que ele terá validade jurídica imediatamente. Afinal, isso abriria infinitas brechas para falsificação de documentos.

Como validar um documento digitalizado?

Para lidar com a crescente presença da tecnologia dentro dos negócios, foi criada a Medida Provisória 2.200, de 24 de agosto de 2001. De forma simplificada, essa medida assegura a validade jurídica dos documentos digitais que tenham passado pelas exigências de criptografia da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Para verificar a legalidade do documento, basta utilizar a senha e o login do assinante, que dão acesso à sua chave de codificação individual. 

Quais são os cuidados necessários?  

1. Não utilize computadores compartilhados

Se mais de uma pessoa faz login na mesma máquina onde a chave de criptografia de uma assinatura está armazenada, ela já está menos segura. Na realidade, é recomendado que a chave seja utilizada apenas em um computador pessoal, sem acessos múltiplos.

Caso uma pessoa não confiável faça login, ela poderá copiar a chave e levá-la em um pendrive a qualquer momento.

2. Escolher uma senha segura

Como a validade jurídica dos documentos digitais é confirmada por meio de login e senha, é muito importante que esses dados estejam seguros.

Para isso, é fundamental definir uma senha que não seja de fácil dedução. Isso vale para senhas de banco, usuários profissionais e qualquer acesso online.

3. Investir em segurança digital

Se você opera sua chave de criptografia nos computadores da sua empresa, então tem ainda mais motivos para investir em proteção de dados e na gestão de documentos digitais.

Frequentemente, sistemas de empresas são invadidos por criminosos que roubam dados e provocam centenas de prejuízos. O sequestro de uma chave criptográfica com uma assinatura importante seria extremamente comprometedor para o seu negócio.

Agora que você já entende a fundo como funciona a validade jurídica dos documentos digitais, pode começar a negociar com mais facilidade. 


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