Consulta de NF-e: como reduzir custos no seu negócio?

Reduzir custos é um dos grandes desafios das empresas nos dias atuais. Muitos esforços são feitos no sentido de melhorar a eficiência da operação e, assim, gastar menos. Uma das opções para isso é a adoção da nota fiscal eletrônica (NF-e), que substitui os documentos tradicionais impressos em papel (dos tipos A e A-1).

Emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e torna todo o processo mais ágil. Na maioria dos municípios brasileiros, seu uso já é obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre operações relativas à Circulação de Mercadorias e à Prestação de Serviços (ICMS).

Uma consulta de NF-e permite saber que a implantação do sistema, apesar de requerer a adequação da companhia à nova realidade, ajuda a reduzir custos. Quer saber como isso é possível? Venha com a gente!

Erros e retrabalhos

Os erros humanos (e os consequentes retrabalhos) são reduzidos drasticamente com o uso das NF-es. Isso porque tanto o preenchimento de informações quanto o cálculo de impostos são feitos de forma automática pelo sistema.

Equipamento, papel e impressão

O sistema de emissão de NF-es pode, na maioria dos casos, ser acessado on-line. Além de eliminar a necessidade de instalação de software em máquinas específicas, pode ser operado de qualquer lugar e a qualquer momento desde que haja uma conexão à internet.

Além disso, quando o comerciante emite NF-es, o processo é feito digitalmente. Com isso, não é necessário gastar com folhas e tintas para impressão das notas — dessa forma, ao gastar menos papel e produtos químicos, a organização provoca menos impacto ambiental.

Profissionais

Por um lado, como o trabalho passa a ser automatizado, o custo com colaboradores para fazer as tarefas diminui. Por outro lado, esses profissionais podem ser colocados em atividades mais estratégicas para a companhia.

Envio da NF-e

Todo o processo de emissão da NF-e é automatizado e seu armazenamento é feito eletronicamente. Por isso, o vendedor não precisa enviar uma versão impressa do documento para o cliente: basta enviá-lo por e-mail ou pela nuvem. Assim, o dinheiro economizado pode ser usado para investir em outras áreas da companhia.

Armazenamento de documentos

Segundo a legislação brasileira, documentos fiscais devem ser armazenados pelas empresas por cinco anos. Com as NF-es, diferentemente do que ocorria com as versões impressas, não é necessário investir em espaços físicos e armários para arquivamento. Além disso, o gerenciamento de documentos fica muito mais fácil.

Elas ficam guardadas em um servidor (seja ele local, seja ele na nuvem). Além da facilidade de armazenamento, o sistema ainda permite uma busca mais fácil pelos documentos sempre que necessário. E, se for usada a nuvem, a expansão do espaço é feita rápida e facilmente sempre que necessário.

Tributos e multas

O sistema, que é automatizado, evita a possibilidade de erros de cálculo. Com isso, a empresa deixa de pagar os tributos de forma errada (a maior ou a menor) — assim, não tem de buscar ressarcimento nem corre o risco de ser multada.

Como esse processo tem funcionado na sua empresa? Já fez uma consulta de NF-e para saber quais custos vão ser atingidos com a adoção do sistema? Para saber mais sobre assuntos semelhantes, assine nossa newsletter e seja sempre o primeiro a saber das novidades!


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