Como criar uma boa gestão de documentos para instituições de ensino

gestao-de-documento-ensino-01Instituições de ensino produzem uma quantidade enorme de documentos. São papéis relacionados às matrículas, mensalidades, outlines de professores, prontuários de alunos, atas de reuniões, arquivos de planejamentos, além das documentações relacionadas ao MEC.

O registro de todas as atividades produzidas pela instituição é imprescindível para a organização interna e para o cumprimento de suas tarefas. Para manejar esse volume, é necessário realizar o que os especialistas chamam de gestão arquivística de documentos.

Esse processo é necessário para cumprir com algumas obrigações previstas por lei e também para garantir a autenticidade, o registro de atividades, a confiabilidade, a eficiência de arquivamento e a utilização desses documentos.

Confira agora como funciona a gestão de documentos e quais as melhores práticas a serem adotadas pelas instituições de ensino.

Conceito

A gestão arquivística dos documentos foi criada com o objetivo de melhorar a administração da enorme quantidade de documentos que é criada por uma instituição de ensino durante as suas operações.

A lei de número 8.159, datada de 8 de janeiro de 1991, considera a gestão de documentos um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Ela permite um controle mais amplo sobre os dados e facilita o trabalho da gestão estratégica da instituição, a prestação de contas e amplia a transparência das informações e da governança.

A gestão de arquivos engloba os documentos em papel e os digitais também, ou seja, todos os documentos produzidos ou recebidos pela instituição. Para padronizar algumas práticas na gestão arquivística, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), órgão pertencente ao CONARQ (conselho Nacional de Arquivos), definiu um modelo de pré-requisitos que devem constar nos sistemas informatizados de Gestão de Documentos (chamado e-ARQ Brasil), que, na verdade, são algumas recomendações para o bom funcionamento do sistema.

Funcionalidades da gestão de documentos

Como dito acima, a gestão eficiente do arquivo permite não só a agilidade de processos internos e externos, mas auxilia na tomada de decisão, na análise das operações da instituição de ensino e na proteção de informações.

Os fluxos de trabalho, a economia de tempo e a possibilidade de transformação do arquivo físico em digital também são algumas das vantagens de operar a gestão de documentos, que ainda pode ser amparada pela utilização de um sistema eletrônico de gestão.

Os avanços da tecnologia surgiram para auxiliar as organizações em seu dia a dia e na sua produtividade, por isso, é fundamental que as instituições se adequem às novas práticas digitais.

Algumas práticas

Especialistas na gestão de arquivos recomendam que as instituições de ensino adotem um padrão para a nomeação e para o manejo dos arquivos. Dentre os aspectos dessa padronização, destacam-se algumas dicas:

  • Criar um manual de operação e de regras para cadastro de documentos;
  • Separar pastas de arquivo para cada cliente, fornecedor, colaborador etc.;
  • Criar subpastas e afunilar cada vez mais os documentos, fazendo com que a organização seja meticulosa;
  • Evitar abreviação dos nomes de documentos e criar uma forma única para nomeá-los;
  • Manter todos os documentos com datas e manter um arquivo de registro da atualização desses documentos;
  • Utilizar um software de gestão documental para facilitar as operações.

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Essas são algumas dicas de como otimizar a gestão de documentos e do arquivo de uma instituição de ensino. Participe, deixe seu comentário e conte um pouco sobre a estratégia utilizada em sua empresa ou as experiências obtidas com a gestão de documentos.

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2 comentários sobre “Como criar uma boa gestão de documentos para instituições de ensino

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