Business Process Management (BPM): o que é e para que serve?

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Você sabe o que é Business Process Management (BPM) ou Gerenciamento de Processos de Negócio, em português? Trata-se de um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação na análise, execução, monitoramento e controle dos processos organizacionais.

No cenário do mercado atual, conhecer bem os processos de um negócio, redefinir estratégias e implementar melhorias constantes é uma vantagem competitiva para qualquer organização que esteja em busca de resultados melhores

Para muitas empresas, a solução têm sido o BPM (Business Process Management). Leia o conteúdo até o fim para entender o que é, como funciona e quais são as principais vantagens de implementá-lo na sua empresa. Confira!

O conceito de BPM (Business Process Management) 

O Business Process Management é um conjunto de técnicas e metodologias de gerenciamento flexível. O BPM tem como foco o melhoramento contínuo dos processos internos e externos de um negócio, a partir de sua análise minuciosa.

Isso quer dizer que, ao compreender a forma como os processos são executados, sistematizar os ambientes empresariais e identificar o papel de cada colaborador, o BPM facilita na tomada de decisões. Ele ajuda a estabelecer metas e permite implantar melhorias de forma mais organizada, precisa e previsível.

Ainda que seus resultados possam ser identificados em curto prazo, o BPM não deve ser entendido como uma solução imediata. Mas como uma disciplina a ser incorporada, permanentemente, na cultura da organização!

O sistema para a gestão de processos BPMS

Em poucas palavras, o BPMS é uma sigla que pode ser traduzida como Sistemas de Gestão de Processos de Negócio, porque se associa às tecnologias voltadas à modelagem e à automação de processos.

Ele é especialmente indicado para gestões que lidam com documentos variados e uma quantidade robusta de informação. Além de viabilizar a redução de custos e aperfeiçoar a tomada de decisão, ele também contribui para o gerenciamento da performance em tempo real.

Ou seja, ao passo que o BPM desponta como uma capacidade, uma disciplina ou um conjunto de técnicas, o BPMS se configura como uma ferramenta tecnológica que ajuda a colocar a transformar essas teorias em algo prático, que pode ser visualizado por quem integra os processos da empresa.  

Softwares desse tipo têm três funcionalidades primordiais: mapear, executar e monitorar processos. O objetivo por trás de sua utilização é automatizar o fluxo de atividades e informações para ganhar tempo e eficiência na execução de atividades diversas dentro da organização. 

Tenha em mente que um BPMS pode ser aplicado em qualquer empresa, independentemente do setor, pois estabelece estágios a fim de diferenciar procedimentos, deixando cada colaborador ainda mais ciente de suas responsabilidades e dos impactos que elas exercem sobre o todo. 

O desenho dos processos com um BPMN

BPMN é uma sigla que significa Business Process Modeling Notation. Em tradução livre para o português, podemos compreendê-la como Notação de Modelagem de Processos de Negócios. 

Em linhas gerais, o BPMN é uma notação gráfica, que foi idealizada para aperfeiçoar a comunicação entre setores e pessoas, para que todos tenham um acesso facilitado às fases de um determinado processo.

Como se vale de uma série de ícones padrões, ele viabiliza a ilustração da totalidade de tarefas de uma organização. A partir de um diagrama fácil de compreender, tanto os responsáveis técnicos quanto o gestores podem visualizar as questões inerentes ao dia a dia de um negócio. 

O BPMN é, sobretudo, uma linguagem padrão, desenvolvida para preencher o espaço vazio que há entre a modelagem de processos e a execução. Nela, cada ação é representada por um símbolo e os objetos desse fluxo são divididos em três categorias:

  • atividades;
  • eventos;
  • gateways, que são pontos de desvio na trajetória de um processo.

Para aqueles que já são especialistas em BPM, a notação é bastante intuitiva. De modo amplo, uma de suas vantagens notáveis consiste em reduzir os ruídos comunicacionais tão comuns em empresas com um grande número de pessoas e procedimentos. A integração e a automação propostas pelo BPMS também são potencializadas com a sua implementação. 

Os passos para adotar BPM, BPMS e BPMN

Quem é da área de gestão vai concordar: implementar uma nova metodologia em um ambiente empresarial pode ser uma tarefa bem complicada!

Para que isso seja possível, é preciso que gestores, desenvolvedores, analistas e arquitetos de negócios trabalhem em conjunto. Além disso, é importante que todos eles reconheçam a importância do BPM para os resultados da empresa e sua colocação no mercado.

É nesse ponto que entram os Business Process Management System (BPMS), Esses softwares de gestão atuam como ferramentas de suporte no mapeamento, execução e monitoramento de processos internos, automatizando essas funções e oferecendo indicadores de desempenho (Key Performance Indicator – KPI) confiáveis. Algumas das funcionalidades indispensáveis para um BPMS são:

  • modelagem e otimização de processos;
  • redesenho; 
  • implementação;
  • interface de workflow;
  • orquestração do ambiente de gestão dos processos (AGP);
  • monitoramento em tempo real.

O principais desafios na adoção do BPM e BPMS

Ainda que se trate de uma solução, é preciso dedicar alguns cuidados para não sofrer com determinados problemas na implementação do BPM. Afinal, toda a implantação, seja de metodologia ou de um sistema, costuma contar com uma fase turbulenta, até que se atinja uma maturidade operacional.

O melhor modo de não cair em armadilhas é conhecer os desafios mais comuns, se preparando e se antecipando aos mesmos

Falhas de comunicação

Uma das falhas mais observadas, na implementação do Business Process Management, é negligenciar a comunicação. Afinal, é sempre importante compartilhar com os colaboradores o planejamento e os benefícios envolvidos em uma Gestão por Processos.

Quando se promove a devida comunicação, os profissionais são incentivados e se empenham na filosofia de trabalho, não demonstrando nenhum tipo de medo ou resistência.

Deixar de monitorar os processos

É comum observar organizações que não apresentam um bom controle sobre o andamento dos seus processos, exercendo apenas o acompanhamento de indicadores de desempenho pontuais, sem uma definição abrangente do todo.

Desse modo, a avaliação do desempenho acaba concentrada na microperformance das áreas, quando, na verdade, deveriam focar nos resultados gerais do processo.

Logo, não se pode esquecer que medir é essencial para controlar o desempenho financeiro, bem como para a eficiência das áreas funcionais. Porém, a aferição dos processos requer um foco em métricas vinculadas à estratégia e que impactem nos resultados globais das iniciativas.

Visão minimalista

Essa problemática se instala quando os profissionais passam a enxergar seus processos de forma isolada, focando em pendências pontuais.

Consequentemente, isso afeta a integração dos setores, sendo percebido pelas seguintes situações: procura por culpados, atribuições e responsabilidades mal definidas, objetivos e metas voltadas exclusivamente a um setor, dificuldade de entender o cliente, dentre outros.

Medições financeiras deficientes

A falta de mensuração dos ganhos financeiros tem se mostrado outro fator complicador, em relação à implementação do Business Process Management.

Ser capaz de trazer à luz as informações monetárias é muito importante, pois são os ganhos financeiros conquistados com a viabilização do BPM que justificam o investimento e conquistam o apoio da alta administração.

Os benefícios do BPM, BPMS e BPMN

Agora que você já sabe um pouco sobre o BPM, BPMS, BPMN e seus percalços, é hora de entender o que a implementação dessas ferramentas, estratégias e modelos têm a oferecer para a sua organização. Veja, logo abaixo, quais são as maiores vantagens de contar com esses conjuntos de técnicas. 

Redução de custos

Percebe-se, facilmente, que os custos operacionais são minimizados, na medida em que os processos se apresentam mais eficientes do que antes e os resultados passam a se tornar visíveis por toda a empresa.

Otimização da logística interna e externa

Ao apresentar fluxos de trabalho mais dinâmicos, os processos da empresa se transformam em iniciativas velozes, oferecendo um tempo de resposta muito menor às interações de mercado. Além disso, é possível contar com agilidade na identificação e na solução de problemas.

Transparência nos processos

Todos os profissionais se tornam cientes dos processos, podendo assim executar suas demandas com qualidade e compatibilidade com os objetivos da empresa — o entendimento do papel das equipes e dos gestores é fundamental para a evolução do negócio. 

Aumento de performance

A automação de processos e a melhor conscientização sobre como esses devem ser conduzidos proporciona uma maior eficiência à equipe e, consequentemente, torna a empresa assertiva em suas decisões diante dos desafios do mercado. Com isso, a produtividade também tende a crescer.

Melhorias por meio da análise de indicadores de desempenho

O Business Process Management prevê a definição de indicadores de desempenho que revelam a saúde da empresa com relação aos seus processos, gerando, assim, um maior controle e a busca pela melhoria contínua.

Automação de processos

os processos que não necessitam de interação humana acabam sendo realizados por sistemas informatizados. Com isso, se reduz drasticamente o tempo de execução, se melhora as condições de trabalho e a qualidade do produto final.

Lembre-se de que BPM, BPMS e BPMN são complementares, uma vez que o BPMN agiliza a elaboração do BPM,e o BPMS é um software que já conta com essa metodologia de gerenciamento em sua programação.

Enfim, é fato que a implementação do Business Process Management proporciona resultados significativos para o negócio, visto que abrange uma série de aspectos inerentes à rotina de uma organização. 

 


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