Automação de processos: o que é um BPMS?

O que é um BPMS?A automação de processos de negócio é a forma de implementar processos em uma empresa por meio do uso de tecnologias específicas que realizam a conexão de dados e sistemas, a organização do fluxo do trabalho, a repartição das tarefas e o acompanhamento online.

Para tanto, são utilizadas ferramentas denominadas BPMS (Business Process Management Systems), ou seja, aplicações específicas capazes de diminuir os custos, aumentar a produtividade, organizar os processos, reduzir as falhas, dentre outros benefícios.

Dada a minimização dos gastos de produção e a eficácia comprovada, cada vez mais, a automação de processos vem conquistando espaço nas empresas. Ela é desenvolvida em seis etapas:

1. Desenvolvimento de protótipos

O desenvolvimento de protótipos consiste na elaboração dos layouts das interfaces que se pretende utilizar, ou seja, um modelo de sistema semelhante àquele que será operado quando a automação de processos de negócio estiver implementada.

Dessa forma, é possível estruturar da melhor maneira os formulários que serão utilizados pelos usuários. Isso garante que as etapas seguintes serão realizadas, exatamente, conforme o escopo.

Contudo, a premissa é que tenham sido definidos os pontos de interação, o diagrama do processo, o fluxo de dados e um layout padrão.

2. Estruturação das Integrações

Essa estruturação se refere à interligação das informações dos bancos de dados e as ferramentas usadas no BPMS. Uma integração fiel a tudo aquilo o que foi determinado no decorrer do desenho do processo.

3. Aplicação das Regras de Negócios

É fundamental que sejam aplicadas as regras de negócio, pois são elas que minimizam as redundâncias nos processos. Por meio da utilização do BPMS na automação de processos de negócio, também se torna viável parametrizar a aplicação dessas regras, tornando a tomada de decisão muito mais assertiva.

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4. Monitoramento

O monitoramento das atividades de negócio é um dos principais benefícios percebidos ao se valer do BPMS. Esse acompanhamento proporciona agilidade na consulta de informações (tempo real) e na facilidade de compreender e analisar os indicadores chave de desempenho, principalmente, por meio de dashboards.

5. Testes

A etapa de testes é autoexplicativa, afinal, o intuito é validar a execução do processo para averiguar se o resultado alcançado atende as necessidades e as expectativas, interligando a tecnologia, as ferramentas, a interface e o usuário.

É uma etapa crucial que deve ser realizada pelos usuários que utilizarão a ferramenta, já que são esses os únicos com propriedade para avaliar a qualidade da solução de BPMS.

6. Produção

Depois da aprovação nos testes e, consequentemente, na homologação, o processo entra em operação assistida. Isso se dá pelo acompanhamento de perto por parte da equipe de TI que, enquanto implementa, monitora os avanços e soluciona eventuais dúvidas.

Tendo em vista a infinidade de ferramentas incluídas na maioria dos BPMS, é possível extrair relatórios para analisar as informações e acompanhar a aferição de indicadores em diferentes instâncias do processo. Essa organização e essa análise permitem a otimização contínua dos processos e oferece ao gestor as informações que ele tanto necessita.

Apesar de também ser possível implementar a automação de processos de negócio sem a utilização de softwares, essa opção demanda esforços muito maiores, principalmente, um grande investimento no engajamento dos colaboradores e um acompanhamento regular das atividades realizadas por todos.

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