Automação de processos: o que é BPM, BPMN e BMPS?

BPM-BPMB-BPMS-01A implantação do sistema Bonitasoft, em conjunto ao apoio técnico da MXM Sistemas, possibilitou que a Fiotec (Fundação para o Desenvolvimento Científico e Tecnológico em Saúde) lançasse seu primeiro Portal de Processos Internos no início do mês passado.

O Bonitasoft é um Software de Gerenciamento de Processos de Negócio, também conhecido como BPMS (Business Process Management Suite). Em implantação desde o fim de 2014, o objetivo desta ferramenta é automatizar os processos da instituição e, assim, gerar melhorias na produtividade e no planejamento operacional.

Muitas dúvidas ainda persistem quando falamos sobre ferramentas de gerenciamento de processos. Portanto, em entrevista à FiotecNet – canal de comunicação interno da Fiotec – Pablo Azevedo, Diretor de Novas Soluções e Cloud Computing da MXM Sistemas, desvenda os mistérios por trás de siglas como BPM, BPMN e BMPS:


FiotecNet: As siglas BPM, BPMN e BPMS ainda são um conjunto de letras que não faz muito sentido para aqueles que não atuam diretamente nesta área. Como o leigo pode entender facilmente os conceitos que estão por trás delas e como funcionam na prática?

Pablo Azevedo: Na prática estão mais próximos do que se imagina, porque o BPM nada mais é do que uma metodologia para descrever os processos que são executados todos os dias pelas empresas.

Há uma coisa que eu sempre digo: que tanto os analistas de sistemas/negócio, quanto os usuários, sempre pensam em processos, mas no modelo de análise tradicional. Isso acaba gerando muito ruído entre o que se quer e o que realmente deve ser feito, e por quê? Os documentos de análise descrevem como os processos devem ser executados de maneira textual e ligar estes textos com os cenários alternativos de trabalho é de difícil entendimento para o usuário.

Com o BPMN, é possível ter um desenho de como as coisas vão ser executadas por cada área ou responsável e todos os cenários alternativos e suas integrações através de um modelo padronizado de anotações, ficando a cargo da parte textual descrever as validações e informações que fazem parte do processo. Diante desse cenário, surgiu a necessidade de unificar o modelo de desenvolvimento com o BPMN, gerando o BPMS, que é uma ferramenta de desenvolvimento orientada a processo.

Fazendo uma analogia breve com a construção de uma casa, o BPM descreve o que, como e quem vai morar na casa (algo parecido com o a entrevista que um arquiteto faz com os futuros proprietários), o BPMN analisa e diz o local exato onde tudo que foi levantado vai ficar (planta detalhada) e o BPMS junta essas duas informações e coloca a casa de pé.


pablo azevedo

Pablo Azevedo, Diretor de Novas Soluções e Cloud Computing da MXM Sistemas

FiotecNet: Com base na sua explicação, é possível afirmar que o BPMS é um sistema. Mas, do ponto de vista da construção, um desenvolvimento no BPMS é a mesma coisa que realizar um desenvolvimento no método tradicional?

Pablo Azevedo: Sim, ele é um sistema, mas com relação ao desenvolvimento tradicional, a resposta é sim e não. Vou explicar: o “sim” é a forma como se desenvolvem as telas, serviços e estrutura de dados. O “não” é porque, no modelo tradicional, ao desenvolver uma aplicação, a execução dos processos passa em geral por algumas telas e, se o gestor quiser acompanhar os diversos processos que estão sendo executados, precisará percorrer telas distintas para ver cada um deles. E caso uma tarefa não seja executada em linhas gerais, precisa de uma intervenção humana ou simplesmente nada é feito.

No BPMS, todo o desenvolvimento tradicional tem que ser feito atrelado a cada etapa do processo e, caso uma tarefa não venha a ser executada, é possível programar ações automáticas. Quando o desenvolvimento é liberado, o usuário final, além de receber o seu processo, tem uma ferramenta que cuida da execução e controle em uma única caixa de acompanhamento. Assim, o usuário e os gestores podem de fato acompanhar o que foi executado e o status atual.


FiotecNet: Quais são os benefícios da utilização do BPMS?

Pablo Azevedo: Há benefícios diretos e indiretos, mas eu vou listar os que julgo serem os principais:

  • Mais eficiência dos processos, pois ficam definidos e são apresentados de maneira clara e explícita para todos saibam exatamente quem é o seu papel no processo.
  • Padronização: como precisam seguir as regras definidas pelo negócio e não aquelas que são definidas individualmente, o modo de fazer acaba sendo padronizado e há uma garantia de que todos realizarão a execução daquele processo da melhor maneira.
  • Controle e rastreabilidade: uma ferramenta BPMS já vem preparada para monitorar e gerar o status da execução de cada processo através do monitoramento em tempo real, fato que também auxilia na tomada de decisão. E como as decisões e aprovações são feitas no sistema, há uma considerável diminuição da burocracia, utilização de papel e a possibilidade de resgatar a informação de forma imediata, o armazenamento e o histórico dos processos (juntamente com o fluxo de atividades realizadas), fica mais rápido e mais fácil ter acesso a informações diversas, o que ajuda muito em etapas de auditoria e obtenção de ISO, por exemplo.
  • Produtividade e mais agilidade: como é a própria ferramenta que leva as atividades para os atores e faz o processo acontecer automaticamente, a produtividade aumenta e há menos retrabalho.
  • Valorização do conhecimento organizacional: como o BPMS cuida de todo o controle e condução do processo automaticamente é possível realocar este tempo para atividades de auditoria, por exemplo.
  • Quebra paradigmas na organização: processos ponto a ponto contam com a participação de vários setores nas atividades. – Alinhamento estratégico: é possível definir e executar processos completamente afinados com a estratégia. As medições e indicadores reforçam esta condição.
  • Satisfação dos clientes e melhoria contínua: processos controlados e monitorados provocam significativa melhora na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes, e também agilidade na sua entrega.

Leia também: 7 sinais de que é hora de ajustar seu processo de compras e como um BPMS pode lhe ajuda a aprimorar este quesito


FiotecNet: No geral, como é composta uma equipe de BPMS?

Pablo Azevedo: Como o BPMS ainda é algo novo, principalmente aqui no Brasil, não há um formato rígido para o formato destas equipes. Porém, é imprescindível que as pessoas desta equipe conjuguem habilidades e competências em processos e sistemas, pois a união destas duas esferas de conhecimento fará toda diferença para levar o projeto de implantação de um BPMS adiante.


FiotecNet: Diante da sua experiência profissional em implantações de BPMS, o que não pode faltar para que um projeto desta natureza tenha êxito?

Pablo Azevedo: Envolvimento dos usuários chaves e de tecnologia do início ao fim do projeto, definição de prioridade no desenvolvimento dos processos, iniciar o desenvolvimento com processos menores para facilitar o entendimento e a implantação do produto, ter o entendimento por parte da empresa de que o BPMS é um modelo de trabalho e não somente um sistema. E, claro, a capacitação das áreas da empresa para este novo modelo de trabalho, além de um plano de comunicação efetivo.


Conheça o MXM-BPMS

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