7 sinais de que é hora de ajustar seu processo de compras

7 Signs It's Time to Fix Your ProcurementNo mundo empresarial CFOs, diretores de vendas, controllers e contadores entendem que  a administração dos processos de finanças corporativas é uma ação crítica para manter as operações da empresa em dia.

Por isto trouxemos hoje um material exclusivo da Bonitasoft, desenvolvedora francesa de softwares de BPM e parceira da MXM Sistemas. Continue lendo e descubra os sete sinais que apontam o momento de ajustar e aprimorar os processos de compras de sua empresa:


1. Você tem muitos fornecedores para gerenciar

Além de monitorar propostas, estimativas e pedidos de venda, pedidos de informação, leilões reversos, certificação e credenciamento de fornecedores, auditorias, prevenção de fraudes e muitas outras atividades, você ainda precisa reduzir custos de aquisições.

Uma suíte de gerenciamento de processo de negócios, BPMS, pode reunir todos estes processos e oferece controle ao monitorar painéis e dados analíticos previsíveis.


2. Seus pedidos de compra estão dando voltas

Limites de gastos, tipos de compras, ordens de compras duplicadas, correspondência entre ordens de compra e faturas – todas sobrecarregam a equipe de contabilidade e a equipe frequentemente têm que ir e voltar entre outros departamentos para encontrar informações necessárias.

Adicione inteligência aos processos de aquisições, para que o sistema possa dar um feedback imediato ao usuário em todas as políticas necessárias – por exemplo, só é possível enviar uma ordem de compra se ela não exceder um limite de preço.


3. Seus provedores de serviços reclamam que não são pagos a tempo

Pagar um provedor de serviço é o último passo no processo de aquisições. Um gerenciamento rigoroso requer pagamento no momento certo para otimizar o capital de giro e evitar consequências jurídicas e financeiras de pagamentos atrasados.

O monitoramento automatizado do processo pode monitorar o avanço das faturas e criar alertas quando houver pagamentos atrasados em potencial.


4. É difícil prever se você está operando dentro do orçamento ou não

O processo de aquisições deve oferecer informações com relação ao fluxo de caixa, tanto histórico e previstos. Por exemplo, “Análises de Gastos” podem revelar áreas “acima do orçamento” e “abaixo do orçamento”.


5. Você tem uma briga constante com a discrepância entre as ordens de compra e as faturas

As faturas vêm em formatos diferentes – papel, PDF, XML, EDI, etc. – de modo que fazer a correspondência manual entre a ordem de compras correta poderá ser um desafio.

Uma aplicação do gerenciamento do processo automatizado poderá gerar números de ordens de compra para facilitar a associação entre a ordem de compra e a fatura.


6. Poderá ser possível negociar melhores termos com fornecedores

Para obter os melhores custos possíveis de aquisições, você precisa de informações de inteligência de negócios sobre o preço, qualidade e quantidade dos produtos de aquisições.

Estes dados poderão ajudar a negociação de melhores condições com fornecedores. Por exemplo:

  • Um relatório dos produtos mais consumidos pode ajudar a negociar um desconto por volume.
  • Um relatório dos itens comprados a preços especiais, poderá ajudar a negociar melhores “condições líquidas” com os fornecedores (isto é, 90 dias líquidos, em vez de 30 dias líquidos).

7. A compliance é governada por informações que são difíceis de encontrar

Quando a empresa depende de muitas pessoas para aprovar uma compra, há muito espaço para erros e contabilidade ineficiente. Incorporar as regras de compliance no processo de aquisição em BPM tira a incerteza e a confusão geradas – e se torna possível realizar auditorias.


BÔNUS! Os funcionários reclamam que resolver assuntos no sistema de aquisições leva muito tempo.

Os funcionários são clientes reais para serviços de aquisições. Usar processos feitos com uma suíte BPMS embutida permite criar facilmente interfaces web baseadas no input dos funcionários, sendo possível definir – e facilmente modificar – suas próprias validações e regras de negócios.

Por exemplo, é simples modificar o tempo de espera necessário para compras de viagens, mudar o período de escalonamento para as ordens de compra, ativar/desativar fornecedores aprovados e assim por diante – sem a intervenção de TI.

Melhore os processos do departamento de finanças ao incluir outros sistemas externos ou ampliar as capacidades do seu ERP. Sua equipe é mais eficiente no trabalho com painéis de monitoramento e aplicativos baseados em processos de rápida implementação adaptados para finanças corporativas.

Fonte: BonitaSoft BR


Conheça a Bonitasoft

bonitasoft.comA empresa francesa BonitaSoft é a principal fornecedora de software de gerenciamento de processos empresariais em código aberto (BPM). Criada em 2009, pelos fundadores do projeto Bonita original, a empresa está democratizando o uso de BPMs em empresas de todos os tamanhos com uma solução intuitiva e poderosa, a ótimo preço. O programa Bonita Open Solution já foi acessado mais de 1.5 milhão de vezes por empresas no mundo inteiro.

Sempre alinhada as necessidades dos clientes, a MXM Sistemas, em parceria com a BonitaSoft,  oferece uma poderosa solução para gerenciamento empresarial que garante eficiência na execução de processos: o MXM-BPMS. Com o MXM-BPMS você determina o desenho de fluxos e formulários eletrônicos, define workflow, regras de negócio, integradores, monitoração em tempo real das atividades e alertas.

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