4 dicas para diminuir a burocracia

4 dicas para diminuir de vez a burocracia no escritório

Manter uma rotina de trabalho ágil e eficiente é fundamental para o bom desempenho de uma empresa, especialmente em seus processos de back office. Mesmo assim, ainda há uma quantidade considerável de gestores que sofrem para reduzir a burocracia no escritório. E cada hora de trabalho perdida aqui também é uma hora a menos para atender seu cliente e aprimorar o serviço.

A lição é clara: quanto antes for possível reduzir a burocracia, mais rápido você poderá entregar o melhor serviço aos seus clientes. E existem algumas atitudes que podem ser adotadas para acelerar essa mudança.

Quer conhecer algumas delas? Então, continue a leitura e veja 4 dicas para diminuir a burocracia no escritório e melhorar o desempenho do seu negócio.

1. Adote a digitalização de documentos

Um dos processos que mais consome tempo dentro de um escritório é a autenticação e entrega de documentos. Muitos precisam ser assinados e reconhecidos em cartório, o que pode levar desde algumas horas até dias de espera. Dependendo da urgência da situação, essa não será uma opção viável.

Documentos e assinaturas digitais, por outro lado, são muito mais econômicos e rápidos. É possível enviar uma cópia por e-mail, autenticar imediatamente a assinatura online e ter sua validade confirmada em poucos minutos.

2. Invista em ferramentas de automação de processos

Boa parte do trabalho burocrático de um escritório envolve, basicamente, a repetição constante de uma mesma tarefa. Isso significa que o potencial da sua equipe é desperdiçado em repetições, em vez de ser usado em trabalhos mais rentáveis.

Transferir esse trabalho para um software de automação de processos é um excelente investimento. Além de evitar que essas tarefas atrapalhem sua equipe, a máquina também poderá concluí-las de forma rápida e com maior precisão. Uma excelente forma de reduzir a burocracia no escritório, concorda?

3. Dê mais autonomia à sua equipe

Outro componente fundamental da burocracia é uma hierarquia rígida e, em alguns casos, sem propósito. Para realizar qualquer tarefa ou obter um material, um sistema burocrático exige que o colaborador tenha a permissão de um ou mais superiores responsáveis. No fim das contas, isso apenas atrasa seu trabalho.

Permitir que sua equipe tome as próprias decisões ajuda a agilizar consideravelmente o processo de produção e entrega de tarefas. Afinal, se você contratou um grupo de profissionais, é de se esperar que possa confiar neles para fazerem um bom trabalho por conta própria.

4. Revise e enxugue seus processos

Em muitos casos, a burocracia de processos é apenas um resquício de uma época em que esse engessamento era necessário ou esperado. Porém, para que ele não atrapalhe seu negócio, você deve encontrar e remover seus defeitos ativamente.

De tempos em tempos, lembre-se de revisar os processos da sua empresa e buscar pontos que podem ser melhorados. Ferramentas antigas, cadeias de comando desnecessárias, entre outras coisas, devem ser reformuladas e, se necessário, descartadas.


Com essas dicas, você já pode começar a cortar a burocracia no escritório e melhorar o desempenho da sua equipe. Que tal aprender ainda mais? Assine nossa newsletter e continue recebendo informações sobre esse tema.

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